Значение системного подхода в управлении

системный подход управление среда Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Особенность системного подхода состоит в том, что система управления рассматривается как средство решения проблем организации. В этом подходе используется, как правило, методология системного анализа. Локтионов М. В. Системный подход в менеджменте. — М. ЮНИТИ, 2001.

Системный подход пытается рассмотреть организацию и внешнюю среду, в которой она функционирует, как целое. (Рис. 2.1).

Рис. 2.1 Организация — внешняя и внутренняя среда

Фирма рассматривается как сеть решающих центров, связанных между собой и с внешним миром коммуникационными каналами. Организация при таком подходе ориентирована на процесс принятия решений, мотивацию и контроль.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация. Материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся; она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Простая система ориентирована на достижение одной цели. Сложная система стремится к достижению нескольких взаимосвязанных целей. Управление системой будет эффективным, если в процессе преобразований внутри организации соотношение количества и качества потребляемых ресурсов на выходе-входе будет увеличиваться. В противном случае управление организацией не является, эффективным.

В настоящее время системный подход можно считать универсальной методологией менеджмента, суть которой — формирование образа мышления, рассматривающего в единстве все явления внешней и внутренней среды. Этот метод получил широкое распространение в современной теории и практике менеджмента. Например, за рубежом для оценки качеств менеджера его без предупреждения отправляют в длительную командировку. Если во время его отсутствия фирма работает успешно, то это является позитивной оценкой деятельности менеджера. Однако часто во время отсутствия руководителя деятельность становится менее эффективной — это свидетельствует о том, что менеджер оказывал влияние не на всю систему в целом (т.е. не обеспечивал стратегическое развитие фирмы), а ежедневно сам занимался текущими вопросами, не доверяя их руководителям среднего звена. Сущность системного, подхода к управлению — мысленный охват всех явлений как единое целое, их объективная оценка, обеспечение развития всей системы с учетом внутренних переменных (цель, структура организации, персонал, техника, технология), предвидение положительных и отрицательных последствий, принимаемых управленческих решений.

Важнейшие принципы системного подхода:

ь процесс принятия решений должен начинаться с выявления и четкого формулирования конкретных целей;

ь необходимо рассматривать всю проблему как целое, как единую систему и выявлять все последствия и взаимосвязи каждого частного решения;

ь необходимы выявление и анализ возможных альтернативных путей достижения целей;

ь цели отдельных подсистем не должны вступать в конфликт с целями всей системы;

ь восхождение от абстрактного к конкретному;

ь единство анализа и синтеза, логического и исторического;

ь выявление в объекте разнокачественных связей и их взаимодействие и др.

Решение — это выбранная альтернатива, выбранный способ действия. К тому же решение предполагает воздействие на поведение персонала. Принятие решения — выбор этой альтернативы, выбор способа действия. Альтернатива — возможность действия, исключающая другие варианты действий.

Управленческое решение рассматривается в тесной взаимосвязи со всеми этапами общего процесса управления и соответственно все требования к качеству, эффективности и методологии подобных принимаемых решений формируются на основе общих требований, предъявляемых к функционированию системы управления.

Организационные решения — это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью, и способствующий решению задач, поставленных перед организацией или подразделением. Среди организационных решений различают:

• o запрограммированные решения — ситуации с ограниченным числом альтернатив и заданной последовательностью действий;
• o незапрограммированные решения — неструктурированные или сопряженные с неопределенностью, риском ситуации.

Вторая группа решений — это критичные решения.

Третья группа — это решения, различаемые по способу их формирования. Здесь обычно выделяют три вида решений:

• o произвольные решения — это решения, подкрепленные красноречием, хитростью начальника или прямой экономической или физической силой;
• o решения, основанные на суждениях, т. е. выбор, обусловленный знаниями или личным накопленным опытом, здравым смыслом;
• o рациональные решения — это выбор, обоснованный последовательным выполнением процесса анализа ситуации, например диагностика, формулировка ограничений и критериев, выявление и оценка альтернатив, выбор альтернативы по критериям, реализация решения и анализ результатов.

В последнем случае способ решения и объект, относительно которого принимается решение, выделяются и моделируются отдельно от субъекта действия. Рассмотрим этапы процесса принятия решений и методы, наиболее часто применяемые на каждом этапе Коротков Э. М. Исследование систем управления. Москва Издательско-консалтинговая компания «ДеКА» 2000 г.

• 1. Определение целей организации: методы выявления потребностей, в основном из области маркетинга, социологические методы, методы теории ценностей (аксиология).
• 2. Выявление проблем по поту достижения целей: клинический метод, методы имитационного моделирования, в том числе деловые игры, методы экспертного опроса.
• 3. Выявление источников проблем: анализ истории фирмы с использованием, например, клинического метода; регрессивный и корреляционный анализ; факторный анализ.
• 4. Разработка вариантов решений, поиск решений: эвристические методы, например метод «мозговой атаки», морфологический анализ, линейное или динамическое программирование, моделирование деятельности организации и эволюции ее окружения.
• 5. Отбор наилучших решений: расчеты затрат, методы оптимизации, линейное и динамическое программирование, методы оценки эффективности вариантов решений, например «затраты-выгоды», функционально-стоимостной анализ; методы статистики и методы сравнения.
• 6. Согласование решений с персоналом: деловые игры, методы «внутреннего маркетинга», психологические методы взаимодействия в малых группах.
• 7. Утверждение решения: методы оценки риска и методы управления риском.
• 8. Подготовка решения к вводу в действие: сетевое планирование и управление, методы программирования деятельности подразделений Федорова Н. Н. Организационная структура управления предприятием: Учеб. пособие. — М.: ТК Велби, 2003. — 256 с.

Изложенные выше методы просты в применении, и дают положительный результат в большинстве случаев в совокупности друг с другом.