Использование ABC-XYZ анализа для управления закупками

Важным этапом на пути совершенствования планирования материальных ресурсов является проведение экономического анализа — ABC-XYZ анализа.

АВС-анализ — один из универсальных и распространенных методов анализа ассортимента. АВС-анализ основывается на так называемом принципе Парето, говорящем о том, что за 20% последствий отвечает 80% причин. Правило 20/80 означает, что в любом процессе малое число причин (20%) жизненно важны, а 80% не оказывают существенного влияния на результат.

Чем хорош данный анализ — тем, что его можно применить практически к любой сфере бизнеса.

С помощью АВС-анализа можно определить наиболее приоритетные ресурсы, закупаемые рестораном, этакие «звезды» во всем ассортименте.

За этим последует анализ поставщиков, работающих по продаже исследуемых видов ресурсов и изыскания путей оптимизации и совершенствование данного направления.

По сути, АВС-анализ — это ранжирование ассортимента по разным параметрам.

В рамках общего рейтингового списка выделяют три группы ресурсов — А, В и С, которые отличаются по своей значимости и вкладу в изготовления блюд и, при реализации которых ресторан получает прибыль.

Ресурсы, А — самые важные, приносящие первые 50% результата.

Ресурсы В — «средние» по важности, приносящие еще 30% результата.

Ресурсы С — «проблемные», приносящие остальные 20% результата.

Итак, объектом анализа является ассортимент закупаемых продуктов для приготовления блюд согласно плана-меню. Так как основные блюда присутствуют в меню постоянно, то и ассортимент исследуемых продуктов относительно постоянен. Параметр исследования — оборот. Составим рейтинговый список по убыванию значения параметра. Сверху расположатся продукты, объединенные в гуппы с наибольшей долей в обороте, внизу списка — с наименьшей. Далее рассчитается доля параметра с накопительным итогом от общей суммы параметров. Выделяются группы А, В и С и присваиваются значения групп выбранным объектам.

Группа, А — ресурсы, сумма долей с накопительным итогом которых составляет первые 50% от общей суммы параметров. Эти объекты требуют тщательного планирования, постоянного (возможно, даже ежедневного) и скрупулезного учета и контроля. Блюда, состоящие из продуктов, входящих в данную группу наиболее востребованы посетителями и, соответственно приносят значительную часть прибыли. Поэтому, прежде чем планировать закупки данных продуктов, необходимо провести глубокий анализ поставщиков, просчитав наиболее выгодный вариант сделки.

Группа В — следующие за группой, А ресурсы, сумма долей с накопительным итогом которых составляет от 50% до 80% от общей суммы параметров. Эти объекты требуют обычного планирования, контроля, налаженного учета. Для них применяются те же меры, что и для категории A, но они осуществляются реже и с большими приемлемыми допусками.

Группа С — остальные ресурсы, сумма долей с накопительным итогом которых составляет от 80% до 100% от общей суммы параметров. Эти продукты характеризуются упрощенными методами планирования, учета и контроля. Однако, несмотря на их кажущуюся малоценность, они составляют 20% оборота (или прибыли) и требуют периодического контроля Для принятия решения об оптимизации ассортимента компании используется сочетание АВС-анализа и XYZ — анализа.

XYZ-анализ — математически-статистический метод, позволяющий анализировать и прогнозировать стабильность и колебания уровня потребления тех или иных ресурсов.

Метод XYZ-анализа сходен с АВС-анализом и основывается на том же принципе — товары подразделяются на три группы X, Y, Z, исходя из значения коэффициента вариации за определенный период времени. Этот анализ делит объекты по степени отклонения от среднего показателя, высчитываемого за несколько периодов.

АВС-анализ показывает нам вклад ресурсов в результат ресторана, а XYZ анализ показывает стабильность или нестабильность спроса блюд, изготовленных из рассматриваемых продуктов. Чем стабильнее спрос на товар, тем легче мы им управляем, тем ниже потребность в товарных запасах, тем легче планировать движение продукта.

Категория X — ресурсы, характеризуются стабильностью использования и, как следствие, высокими возможностями прогноза закупки. Коэффициент вариации не превышает 10%. По результатам анализа в данную группу попали лишь молочные продукты, используемые в качестве продукта для изготовления блюд из дополнительного ассортимента.

Категория Y — ресурсы, имеющие колебания в спросе и как следствие, средний прогноз закупки. Коэффициент вариации составляет от 10% до 25%. Отклонение от средней величины закупки существует, но оно колеблется в разумных пределах — в пределах 25%.

Категория Z — материальные ресурсы с нерегулярным потреблением, какие-либо тенденции отсутствуют, точность прогноза закупки невысокая. Коэффициент вариации превышает 25% и может быть более 100%.

Так же, как и в случае в АВС-анализом, это рекомендованные сочетания, и иногда можно делать допуск коэффициента вариации по группе Х — 0−15%, группе Y — 15−40%, группе Z — от 40%.

Итак, классификация XYZ позволяет определиться с выбором подходов к управлению закупками.

Объединение результатов АВС и XYZклассификации — популярный и очень информативный инструмент управления закупками.

Ресурсы группы AY и BY при высоком обороте имеют недостаточную стабильность расхода и, как следствие, для того чтобы обеспечить постоянное наличие при возможности необходимо иметь страховой запас.

Ресурсы группы AZ и BZ при достаточно высоком обороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Как вариант, необходимо обеспечить более частые поставки, выбирать надежных поставщиков, желательно расположенных неподалеку, повысить периодичность контроля.

По ресурсам группы CX можно использовать систему заказа с постоянной периодичностью.

По ресурсам группы CY можно перейти на систему с постоянным объемом заказа, но при этом если позволяют условия хранения формировать страховой запас, исходя из имеющихся финансовых возможностей.

В группу CZ попали ресурсы с нерегулярным потреблением, требующие наличия постоянного страхового запаса.

На мой взгляд, именно совмещенный АВС-XYZ анализ позволяет в полной мере рассмотреть ассортимент и понять, как мы можем управлять теми или иными группами и категориями материальных ресурсов.

Преимущества совмещенного метода:

• * позволяет повысить эффективность системы управления материальными ресурсами;
• * выявить ключевые ресурсы и перераспределить усилия персонала по закупкам на первостепенные основные направления деятельности.