Выбор поставщика. 
Исследование проблемы повышения эффективности закупки путем проведения тендеров

Итак, тендер объявлен, от потенциальных исполнителей приходят заявки на участие. Часто бывает так, что в тендере пытается принять участие потенциальный поставщик, который заведомо не сможет удовлетворить требования заказчика. Например, заказчик объявляет, что планирует приобрести (условно) 100 единиц металлических втулок, не дороже 100 рублей, и поставка должна состояться не позже, чем через 30 дней. При этом от поставщика приходит предложение о продаже 90 единиц продукции и/или пластиковых и/или по цене 110 рублей и/или поставка состоится через 40 дней. Очевидно, что поставщик не до конца понял требования заказчика, и контракт не должен получить.

Помимо технических ошибок, встречаются также заявки от потенциальных поставщиков, за которыми тянется «шлейф» негативных отзывов, сорванных поставок, попросту обманутых заказчиков. Как заказчику обезопасить себя от подобных рискованных контрактов? Для таких целей существуют методы предварительных квалификационных отборов (предквалификации). Это определенные проверочные процедуры, после которых заказчик или специализированная организация принимает решение о принципиальном согласии рассматривать предложение от данного поставщика.

Если тендер объявлен в виде запроса котировок, то предквалификацию обычно не назначают, рассматривать необходимо заявки всех участников полностью. Связано это, в первую очередь, с малыми сроками проведения подобных процедур и, жестким и четким техническим заданием (в котором сложно ошибиться).

В среднем, на оценку предложений, указанных в котировочной заявке у заказчика или спецорганизации уходит 5−10 минут, в то время, как на оценку параметров конкурсных заявок зачастую может уходить по несколько часов и дней (например, рассмотрение проектных решений, предложений по исследовательским работам и т. п.). Проверка же формального соответствия заявки поставщика на участие в тендере, а также очевидной благонадежности поставщика может уходить от 10 минут до нескольких часов. При запросе котировок участников бывает на порядок больше, чем при конкурсах (20−30 против 2−3), Это означает, что в котировках проще сначала найти наиболее выгодное предложение, а затем проверить поставщика на пригодность, в случае больших рисков, выбрать следующее предложение — наиболее выгодное из оставшихся, и так далее. Как показывает практика, менее чем в 5% случаев, требуется тщательная проверка более 30% заявок участников, подающих котировочные заявки, таким образом можно сэкономить существенное время на лишние действия, в то же время.

Но если тендер проходит в 2 этапа, т. е. конкурс или аукцион, эффективнее сначала рассмотреть заявки на участи в тендере с точки зрения формального соответствия условиям закупок, а уже затем проводить процедуру оценки фактических предложений.

Рассмотрим инструменты и методы, которые можно использовать для формальной оценки заявок.

Проще всего (и поэтому следует с этого начинать) оценить соответствие предлагаемых поставщиком условий поставки, требованиям заказчика. В государственных котировочных заявках (по ФЗ-94) поставщик просто указывает в котировочной заявке, либо заявке на участие в аукционе согласие с условиями заказчика. С одной стороны это сильно упрощает жизнь, как заказчику, так и поставщику, с другой стороны, поставщик часто формально указывает свое «согласие» на условия заказчика, это может привести к срыву исполнения контракта, т.к. поставщик не до конца разобрался в ситуации и фактически не может исполнить контракт. Конечно, это проблемы поставщика, но срыв исполнения контракта негативно сказывается и на заказчике, поэтому, следует требовать оформлять котировочную и аукционную заявку не в виде формального «согласия», а с четким указанием характеристик поставляемой продукции, условий и сроков поставки, оплаты, и расходов включенных в стоимость. Такой подход заставляет поставщиков внимательнее относиться ко всем требованиям заказчика, и соответственно, уменьшает вероятность возникновения «случайных» ошибок (см. Приложение № 2).

Если в заявке потенциального поставщика не было обнаружено «случайных» ошибок, то следует перейти ко второму, более сложному этапу — проверке благонадежности поставщика. В случае, если у заказчика есть собственная служба экономической безопасности, или соответствующие услуги может оказать специализированная организация, через которую осуществляется закупка, то заказчик получит уведомление от этих служб по благонадежности потенциального поставщика. Если же таких служб нет, то можно либо нанять стороннюю компанию для проверки, либо осуществлять проверку силами сотрудников службы отдела закупок. В подавляющем большинстве случаев, требуемая информация собирается легче, чем кажется на первый взгляд. Кроме озвученных Минфином рекомендаций (письмо от 10.04.09 № 03−02−07/1−177 Такая проверка должна включать получение данных о постановке контрагента на учет в налоговой, сведений о нем из ЕГРЮЛ, использование информации о деятельности контрагента из официальных источников, а также подтверждение полномочий его представителя, т. е. копии учредительных и регистрационных документов + доверенности). Рассмотрим наиболее простые и распространенные инструменты:

• А) Были ли ранее заключены и ИСПОЛНЕНЫ контракты между заказчиком и поставщиком. История собственного опыта всегда показывает отличные результаты.
• Б) В случае, если опыта работы с данным поставщиком нет, то помогут официальные отзывы контрагентов потенциального поставщика. Можно потребовать от потенциальных участников указания аналогичных выполненных контрактов, положительных отзывов и т. п. Проверить предоставленные данные путем звонков контрагенту.
• В) Наличие и постоянное обновление информации на официальном сайте.
• Г) Отсутствие информации о поставщике в Государственном реестре недобросовестных поставщиков. http://rnp.fas.gov.ru/
• Д) Наличие информации о ранее заключенных государственных и муниципальных контрактах и/или попытках участия в госзакупках http://zakupki.gov.ru/pgz/public/action/search/extended/init
• З) Наличие и содержание документов в реестрах поставщиков для государственных и муниципальных нужд:
  • · http://etp.roseltorg.ru/trade/suppliers-registry/
  • · http://zakazrf.ru/participant/ParticipantsList.aspx
  • · http://sberbank-ast.ru/SupplierList.aspx
  • · http://www.etp-micex.ru/organisation/catalog/supplier/
  • · http://rts-tender.ru/ForParticipants/ParticipantsRegistry.aspx?k=i
• Ж) Наличие и содержание в поисковых системах информации по запросам:
  • · «новости»
  • · «новости»
  • · «отзывы»
  • · «отзывы»
  • · «суд»
  • · «суд»
• З) Российская бизнес-действительность диктует свои требования к организации управления предприятиями. Следует учитывать тот факт, что практически не осталось бизнесов, в составе которых только одно юрлицо или ИП. По данным таких информационных систем, как «spark-interfax.ru» или «http://vzyskanie-dolgov.ru/proverit-kompaniyu-po-inn-ili-ogrn» можно найти аффинированные юрлица всех форм собственности. По найденным новым юридическим и физическим лицам можно проверить все заново, по всем пунктам.

Большую часть информации можно получить бесплатно, главное — сопоставить все данные и понять, что поставщик не является «фирмой однодневкой», заинтересованной в краже аванса, либо вымогании денег с других участников тендера.

Если были найдены серьезные компрометирующие сведения, то заявку этого поставщика желательно отклонить. Впрочем, ряд заказчиков предпочитают заключать договоры независимо от потенциальных рисков, ориентируясь только на лучшее ценовое предложение (к примеру, сеть магазинов «Центр-Обувь»). Но при этом никогда и никому не платят аванс, автоматически отпугивая, как большинство «поставщиков» с плохой репутацией, так и многих поставщиков заботящихся о своей чистой репутации, но работающих только с предоплатой. Такая позиция оправдана, поскольку и риски минимизированы, и поставщики предлагающие премиальное качество (всегда требуют аванс), а значит — высокие цены, не приходят. Такой подход справедлив в тех случаях, когда, риски слабо влияют на деятельность компании. С другой стороны, если последствия рисковых ситуаций слишком опасны, то тактика должна быть на обеспечение максимальной безопасности. К примеру, доверять экспертизу промышленной безопасности, либо организацию системы пожаротушения следует только компаниям только с большим опытом и хорошей репутацией.

В любом случае, в тендерной документации должны быть предусмотрены права, как заказчика на отклонение поставщика, так и права поставщика на обжалование действий заказчика. Последнее следует организовать не столько в интересах поставщика, сколько для избегания возможных ошибок при отклонениях. Нечистый на руку поставщик никогда не будет жаловаться на «отклонение», поскольку в отличие от ФЗ-94, коммерческого заказчика нельзя принудить к заключению контракта с поставщиком отклоненным по «субъективным причинам». А ответственный поставщик, обжалуя отклонение, может сделать более выгодное ценовое предложение и убрать возможные коррупционные схемы в отделе закупок или в спецорганизации. Для этого следует предусмотреть возможность информирования руководства заказчика отклоненным поставщиком о жалобе. Обычно это делается, путем указания специального адреса электронной почты, доступ к которому имеет только руководство компании. Таким образом, руководство будет вникать в суть проблемы только при реальном ее существовании.

· Количественные и качественные факторы оценки предложений поставщиков К участию в тендере допущены только достойные кандидаты. Теперь требуется определить «лучшего».

В котировочных заявках и аукционах есть единственный критерий, по которому можно оценить предложение поставщика — цена. Что же касается запроса предложений и конкурсов, то оценка заявок осуществляется не только с точки зрения лучшей цены, но и с учетом сопоставления качественных, функциональных критериев, квалификации поставщиков, сроков исполнения и гарантийных обязательств. К примеру, если проводить конкурс на закупку ремонт металлообрабатывающего станка, то можно установить следующие критерии оценки:

• · Стоимость ремонта
• · Срок ремонта
• · Гарантийный срок
• · Квалификация исполнителя и т. п.

Для каждого количественного критерия следует установить минимальные и максимальные допустимые значения, например:

При сопоставлении заявок, в показателях стоимости ремонта и срока ремонта (желательные к уменьшению), максимальный коэффициент принимают равными за 1 в заявках с минимальными значениями. А Гарантийный срок (и другие желательные к увеличению) принимают равными единице в заявках с максимальными значениями. Заявки конкурентов оценивают отношением к заявке лучших предложений Качественные критерии определяется либо субъективным мнением конкурсной (экспертной) комиссии, либо должны быть указаны критерии оценки. Например, квалификация исполнителя может определяться так:

Далее для каждого критерия определятся важность в процентном отношении, например

Победитель выявляется сопоставлением всех критериев перемноженными на их важность.

Таким образом, достигается определение лучшего предложения.