Внутренняя среда организации

Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

В качестве внутренней среды предприятия принято рассматривать все внутрифирменные составляющие, формирующие ее в единую систему и поддающиеся некоторому определенному управляющему воздействию со стороны сотрудников фирмы (руководителей и исполнителей).

Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.

Основные переменные в организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели обладают свойством быть долговременно постоянным и определенным уровнем объективности. К эффективным результатам ведут только ясные, четко сформулированные цели, совокупность которых имеет системный характер. Организация имеет всегда хотя бы одну общую цель, достичь которую стремятся все члены трудового коллектива. На практике весьма редко встречаются организации, имеющие только одну цель. Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. Важно, чтобы намеченные трудовым коллективом цели были реальными и выполнимыми.

Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

В процессе анализа внутренней среды выявлено соответствия между структурой организации и анализируемой ею стратегией, между которыми существует определенная связь. Изменение в стратегии позднее может привести к определенному изменению структуры. Средствами решения таких задач является создание матричных и сетевых структур.

Процесс внутреннего анализа сосредоточен на вопросе, подходит ли структура организации следованию и реализации стратегии. Анализ организационной структуры — это, прежде всего, анализ результатов работы, которые тесно связаны со структурными проблемами.

С технической точки зрения задачи предписываются не личности, а должности, в которой данное лицо состоит. Руководство организации, создавая структуру (организационно-функциональную) для каждой должности определяет сотруднику ряд задач (задания, операции, действия), которые рассматриваются как необходимая деятельность для достижения целей организации. Таким образом задача, выполненная предписанным способом и в заданные сроки, обеспечивает успешность деятельности организации и подразделений.

Важнейшая задача деятельности в области трудовых ресурсов состоит в обеспечении того, чтобы организация располагала требуемым количеством персонала необходимого уровня и чтобы персонал соответствовал потребностям стратегии.

Разделение труда на типографии имеет следующую структуру:

Генеральный директор Осуществляет руководство, в соответствии с целями организации, несет всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества и ресурсов типографии, а также, за финансово-хозяйственные результаты бизнес-деятельности.

Организует работу, эффективное и результативное взаимодействие и координацию производственных и бизнес-единиц, структурных подразделений.

Обеспечивает выполнение задач и целей деятельности типографии, всех ее обязательств перед поставщиками, заказчиками и банками, включая обязательства перед бюджетами разных уровней и внебюджетными фондами, а также по договорам.

Организует производственно-хозяйственную деятельность типографии на основе обоснованного планирования ее материальных, финансовых и трудовых ресурсов с учетом складывающейся конъюнктуры на рынке товаров и услуг.

Направляет имеющиеся ресурсы на развитие и совершенствование бизнеса и производства с учетом социальных и рыночных целей типографии, роста объемов сбыта продукции и увеличения прибыли.

Организует соблюдение качества и конкурентоспособности производимой продукции и услуг, их соответствие лучшим стандартам в целях завоевания рынка и удовлетворения потребностей потребителей.

Определяет финансовую политику компании, разрабатывает и осуществляет меры по обеспечению ее финансовой устойчивости.

Финансовый директор Руководит работой по управлению финансами исходя из стратегических целей и перспектив развития компании, по определению источников финансирования с учетом рыночной конъюнктуры.

Осуществляет анализ и оценку финансовых рисков, разрабатывает меры по сведению их к минимуму, обеспечивает контроль за соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств и поступлением доходов, порядком оформления финансово-хозяйственных операций с поставщиками, заказчиками, кредитными организациями, а также операций внешнеэкономической деятельности.

Возглавляет работу по формированию налоговой политики компании, налоговому планированию и оптимизации налогообложения, совершенствованию учетной политики, по подготовке и проведению эмиссии ценных бумаг, анализу и оценке инвестиционной привлекательности проектов и целесообразности вложения средств, регулированию соотношения собственного и заемного капитала.

Осуществляет взаимодействие с кредитными организациями по вопросам размещения временно свободных денежных средств, проведения операций с ценными бумагами, получения кредитов.

Руководит составлением перспективных и текущих финансовых планов и бюджетов денежных средств, доводит показатели утвержденной системы бюджетов и вытекающих из нее заданий, лимитов и нормативов до подразделений организации, обеспечивает контроль за их выполнением.

Участвует в разработке проектов планов продаж продукции (работ, услуг), затрат на производство и продажу продукции (работ, услуг), подготавливает предложения по повышению рентабельности производства, снижению издержек производства и обращения.

Осуществляет контроль за состоянием, движением и целевым использованием финансовых средств, результатами финансово-хозяйственной деятельности, выполнением налоговых обязательств.

Принимает меры по обеспечению платежеспособности и увеличению прибыли компании, эффективности финансовых и инвестиционных проектов, рациональной структуры активов.

Организует разработку информационной системы по управлению финансами в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, контроль за достоверностью и сохранением конфиденциальности информации.

Обеспечивает предоставление необходимой финансовой информации внутренним и внешним пользователям.

Организует работу по проведению анализа и оценки финансовых результатов деятельности компании и разработке мероприятий по повышению эффективности управления финансами, а также проведению внутреннего аудита, по рассмотрению взаимных претензий, возникающих в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности, принимает меры по их разрешению в соответствии с действующим законодательством.

Руководит деятельностью финансовых подразделений компании, организует работу по повышению квалификации работников, оказывает методическую помощь работникам компании по финансовым вопросам.

Коммерческий директор Осуществляет управление коммерческой службой.

Составляет обоснованный бюджет по продаже рекламных площадей ИД.

Обеспечивает и контролирует исполнение бюджета. Анализирует текущую ситуацию.

Разрабатывает ценовую политику и прайс-листы на продажу рекламы и утверждает их у издательских директоров.

Занимается стратегическим планированием развития коммерческой службы: развивает новые направления получения дохода от рекламы (РА, электронные СМИ, корпоративные издания), разрабатывает дополнительные возможности журналов и т. п.

Вместе с отделом персонала подбирает и утверждает персонал для работы в коммерческой рекламной службе.

Обучает персонал и повышает его профессиональный уровень.

Ведет финансовую и статистическую отчетность по работе службы.

Анализирует финансовую отчетность. Отвечает за исполнение контрактов (дебиторская задолженность).

Директор по рекламе.

Разработка и контроль реализации рекламной стратегии компании, налаживание и поддержание связей с деловыми партнерами (СМИ, типографиями, организаторами выставок и проч.), ответственны за мониторинг и анализ рекламной деятельности конкурентов, организацию, бюджетирование и оценку эффективности рекламных мероприятий.

Директор по производству отвечает за поддержание производственных процессов и качество выпускаемой продукции. выполняет важные стратегические функции: формирование планов по материалам и производству, оперативное управление производством, обеспечение производства материалами, управление конструкторско-технологическими разработками, управление техническим обслуживанием и ремонтом оборудования и обеспечение требований техники безопасности.

Руководитель административно — хозяйственной частью.

Обеспечивает хозяйственное обслуживание предприятия в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены структурные подразделения предприятия, а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.). Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль качества выполнения ремонтных работ. Обеспечивает структурные подразделения предприятия мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта. Организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей. Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий. Организует хозяйственное обслуживание проводимых презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря. Принимает меры по внедрению современных средств связи, вычислительной и организационной техники. Контролирует выполнение требований правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности, охраны труда работников АХЧ.

1. Главный потенциал предприятия заключен в кадрах. Какие бы прекрасные идеи, новейшие технологии, самые благоприятные внешние условия не существовали, без хорошо подготовленного персонала высокой активности добиться невозможно. Именно люди делают работу, подают идеи и позволяют предприятию существовать.

Без людей не может быть организации, без квалифицированных кадров ни одна организация не сможет достигнуть своих целей.

Высококвалифицированные работники и служащие, проработавшие на предприятии не один год и выполняющие в совершенстве свои обязанности, умеющие правильно оценить ситуацию и найти решение любой проблемы являются главной ценностью руководства.

• 2. Оборудование, новая техника и технологии, постоянное введение обновления уже имеющегося т.к. от состояния этих единиц зависит качество выполняемых услуг;
• 3. Качество выполняемых услуг, т.к. от этого прямо зависит прибыль организации, чем выше качество услуг, тем больше клиентов.
• 4. Хорошие отношения с местными органами самоуправления. Ни в коем случае нельзя сбрасывать со счетов «административный ресурс» — «сработавшись» с чиновниками в местной администрации, можно рассчитывать на всяческое содействие. И наоборот: не угодив властям, можно смело забыть о мечте спокойно вести свой бизнес.
• 5. Благоприятная атмосфера внутри коллектива. Отношения товарищества и взаимопомощи, сложившиеся внутри коллектива, создают условия для плодотворной деятельности, устраняют неприязнь, подозрительность, зависть, недоверие.

Наиболее применимую организационно — производственную структуру управления при данных ценностях руководства можно создать исходя из таблицы 1.

Таблица 1 — граф «характеризования влияния ценностей руководства организации на структуру управления»

Из выше произведенного анализа следует, что при данных ценностях руководства наиболее применимой организационной структурой управления будет являться — линейно — функциональная, т.к. при этой структуре обеспечивается высокая компетентность специалистов, структура оптимальна для внедрения инноваций.