Описание подразделения предметной области, в которой предполагается наличие проблемы

Кандидат — лицо, которое обращается за регистрацией в качестве соискателя в фирму.

Консультант — сотрудник, оказывающий услуги по подбору постоянного персонала.

Клиент — потенциальный или активный клиент.

Третья сторона — внешний ресурс.

CV-резюме — документ с указанием карьерных целей, навыков и опыта работы кандидата.

Замена — замена происходит в случае, когда кандидат по своей инициативе или по инициативе клиента расторгает отношения с ним до окончания испытательного срока.

Дата начала — дата заключения трудового договора между клиентом и кандидатом.

Запрос — информация, запрашиваемая клиентом или потенциальным клиентом, такая как: сумма выставляемого счета или наличие того или иного навыка.

Работа над заказом включает получение и развитие заказа, утверждение ставок и гарантированного срока по подбору постоянного персонала.

Клиент связывается с филиалом с целью размещения заказа.

Консультант собирает у клиента всю необходимую информацию по заказу, включая обязательные и желательные требования, и заполняет соответствующую форму.

Если клиент ранее никогда не обращался в фирму, то Консультант согласовывает и назначает дату встречи с контактным лицом Клиента. Запись о встрече заносится в базу данных.

Консультант должен принимать заказы от клиентов только на позиции, соответствующие стратегии подразделения.

Поле проведения процесса квалификации заказа Консультант подтверждает Клиенту условия работы над заказом, после чего новому Клиенту высылается Контракт (договор об оказании услуг).

Контракт должен быть подписан Клиентом и возвращен в фирму до начала предоставления кандидатов (в соответствии с юридическими требованиями). В случае подписания контракта с новым клиентом, соответствующая информация о нем заносится в базу данных.

Гарантия фирмы на услуги по подбору постоянного персонала, как правило, действует 3 месяца, если со стороны согласуют другие сроки, эти сроки должны быть отражены в Приложении к договору.

В случае если Клиент неоднократно пользовался услугами данной фирмы, то в базу данных лишь добавляется информация о новом заказе.

В случае, когда клиент отменяет заказ, Консультант должен закрыть заявку в базе данных.

Вся необходимая информация по принятому заказу должна быть документировано зафиксирована в заявке и введена консультантом в базу данных в течении 24 часов с момента принятия заказа:

Должность;

Сумма оплаты услуг фирмы;

Зарплата и компенсационный пакет;

Консультант;

Дата начала работы;

Кем закрыта (в случае закрытия);

Эксклюзивность (да/нет);

Работа над заказом начинается только после ввода заказа в базу данных.

Процесс рекрутинга по заказу должен быть документально зафиксирован Консультантом. Отправка резюме клиенту, интервью кандидатов — все стадии должны отражаться в форме статуса кандидата.

Встречи с Клиентом, дополнительные соглашения и пожелания во время подбора так же фиксируются в базе данных.

Для того чтобы найти соответствующие требованиям Клиента кандидатов, Консультант проводит поиск состоящей в базе кандидатов.

Если в базе есть соответствующий кандидат (ы), консультант связывается с соискателем и информирует их о позиции. Если Кандидат заинтересован позиции, то Клиенту предоставляется описание Кандидата.

Если в базе нет подходящего Кандидата, Консультант проводит поиск с использованием:

размещения вакансий в интернете, а так же поиск по соответствующим сайтам;

публикация рекламы в местных газетах, журналах и т. д.;

прямой поиск по рекомендациям.

Консультант обязан в оговоренные сроки сообщать Клиенту о ходе его работы.

Когда были определены потенциальные Кандидаты, Консультант должен проинтервьюировать их по телефону, или при необходимости, при личной встрече.

Кандидаты, которые в наибольшей степени соответствуют критериям Клиента, должны быть назначены на собеседование с Клиентом.

Консультант интервьюирует Кандидатов для того чтобы собрать, уточнить информацию в объеме, достаточном для определения того, подходит ли кандидат на текущие открытые позиции.

Консультант проверяет информацию из резюме, выявляет наличие недостатков квалификации, выявляет знания и компетенции и определяет, соответствует ли кандидат обязательным и желательным требованиям.

Заметки о проеденном интервью должны быть включены в запись о кандидате в базе данных.

Кандидат должен заполнить и подписать специализированную анкету для предоставления Клиенту необходимой информации о себе. Если Консультант сочтен Кандидата непригодным для регистрации в фирме, то об этом сообщается Кандидату и вся информация, касающаяся данного кандидата должна быть уничтожена.

Если кандидат расценивается как пригодный для предоставления на открытую вакансию, по согласию кандидата консультант направляет его на собеседование с Клиентом.

Если кандидат подходит для регистрации, но не соответствует требованиям данной вакансии, то данные о нем заносятся в базу данных для дальнейшего использования и предоставления на другие вакансии.

Консультант обязан занести Кандидата в базу данных в течение 48 часов с момента проведения собеседования. Зарегистрированные (активные) Кандидаты — это те кандидаты, которые были оценены положительно Консультантом и находятся в активном поиске работы.

Неактивные Кандидаты — которые были зарегистрированы и оценены, и нашли работу и более не находятся в активном поиске работы.

Консультант предоставляет список подобранных кандидатов и согласовывает время проведения собеседования у Клиента. Информация об интервью заносится в базу данных.

После клиент сообщает о своем решении, — какие кандидаты, из предоставленных Консультантом, принимаются на работу. Результаты немедленно отражаются в база данных в форме статус Кандидата.

Если кандидат принимает предложение о работе Консультант заполняет заказ и закрывает его в базе данных в первый день выхода кандидата на работу.

На протяжении гарантированного периода Консультант отслеживает работу Кандидата. Производит серии телефонных звонков и встреч как с Кандидатом, так и с Клиентом. Результаты всех звонков и встреч заносятся в базу данных.

Для проведения замены Кандидата открывается дополнительная заявка на замену. Общение с Клиентом и Кандидатом и все процедуры ведутся в том же порядке, что и в обычном случае. Замена производится безвозмездно, но гарантии на нее не распространяются.

Если заявка была потеряна, то Консультант должен закрыть ее в базе данных с соответствующей пометкой причины закрытия.