Управление документами. Общие требования". Он включает общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Инструкция по делопроизводству в ООО «Альфа» определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике деятельности организации. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.
Инструкция состоит из нескольких основных разделов и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Инструкция должна содержать приложения, состоящие из как можно большего числа справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки.
При разработке инструкции по делопроизводству ООО «Альфа» руководствовалось Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России 08.
11.2005 № 536), в той части, в которой она не противоречит особенностям работы с документами в ООО «Альфа».
Вместе с тем в условиях электронного документооборота в ООО «Альфа», содержание и характер работы с документами выходит за рамки традиционного делопроизводства. И если, например, требуется описание порядка подключения пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т. п., то включить эти вопросы в инструкцию по делопроизводству — значит перегрузить данный документ разнородной информацией. Поэтому возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами в ООО «Альфа» являются:
регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);
инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;
инструкция пользователя АСДЭД.
Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т. д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями.
На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.
08.1998 № 37, в ред. от 17.
09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники. Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
Список литературы
Белкин В., Белкина Н. Система, в которой присутствуют «кнут» и «пряник». // Человек и труд — 2005; № 1.
Болотников В. Н. Стратегия развития компании «Сибирский берег». Перспективы и трудности. // Эксперт — Сибирь — 2005 — № 9
Лебедев В., «Локальные нормативные акты, регулирующие наемный труд» // Российская юстиция, — 2008 — № 8 — С. 25.
Лыгин Р.Н., «Трудовой кодекс: как отразить потребности времени?» // «Журнал российского права», — 2007 — № 12, — С. 33.
Луганцев В. М. Проблемные вопросы сферы действия современного трудового права//Государство и право. — 2007. — № 5. — С. 29.
Матузов Н.И., Малько А. В. Трудовое право РФ. — М.: Юристъ, 2007. — 423 с.
Музыченко В.В. Мастер-класс по управлению персоналом — М.; Гросс
Медиа: РОСБУХ, 2009 — 648 с.
Старобинский Э. Е. Как управлять персоналом. — М.: Бизнес-школа «Интел-синтез», 2008. — 368 с.
Темницкий А. Л. Социокультурные факторы трудового поведения промышленных рабочих, 1990;е годы // Социологический журнал 2008. № 2. С. 81.
Темницкий А. Л. Ориентации рабочих на патерналистские и партнерские отношения с руководством // Социол. исслед. 2008. № 6. С. 30—31.
Управление человеческими ресурсами / Под ред. М. Пула, М.Уорнера. — СПб.: Питер, 2009. — 1200 с. (Серия «Бизнес-класс»)
Музыченко В.В. Мастер-класс по управлению персоналом — М.; Гросс
Медиа: РОСБУХ, 2009 — 308 с.
Лыгин Р.Н., «Трудовой кодекс: как отразить потребности времени?» // «Журнал российского права», — 2007 — № 12, — С. 33.
Лебедев В., «Локальные нормативные акты, регулирующие наемный труд» // Российская юстиция, — 2008 — № 8 — С. 25.
Лебедев В., «Локальные нормативные акты, регулирующие наемный труд» // Российская юстиция, — 2008 — № 8 — С. 25.
Матузов Н.И., Малько А. В. Трудовое право РФ. — М.: Юристъ, 2007. — 143 с.
Луганцев В. М. Проблемные вопросы сферы действия современного трудового права//Государство и право. — 2007. — № 5. — С. 29.
Нуртдинова А. Ф. Проблемы совершенствования Трудового кодекса Российской Федерации // Трудовое право. — 2007. — № 4−5. — С. 55.
