Функциональная диагностика одного из отделов предприятия на основании описания функций, выполняемых отделом

Функция управления — это часть процесса управления, полученная в результате разделения всего процесса управления по характеру и содержанию связанного с ним труда. Иными словами, функция представляет собой совокупность управленческих работ, объединенных по признаку однородности. Выделение функции управления зависит от целевого назначения системы (фирмы). Эффективное выполнение функций управления предполагает распределение прав и обязанностей между подразделениями и персоналом.

Обоснованное разделение функций между подразделениями и службами аппарата управления обеспечивается посредством разработки и реализации матрицы распределения административных функций управления (РАФУ).

Эта матрица представляет собой таблицу, по столбцам которой располагаются наименования подразделений и служб (либо конкретные работники аппарата управления), а по строкам перечисляются задачи, выполняемые этими исполнителями. Условным знаком обозначается отношение каждого подразделения, службы или конкретного работника к решению определенной задачи.

С позиции системного подхода матрицу РАФУ можно рассматривать как средство согласования входов и выходов системы. В наименованиях столбцов располагаются входы — функциональные подразделения, службы, должности участников процесса управления. В наименованиях строк перечисляются функции (виды управленческих работ, составляющие процесс управления). В поле матрицы условными знаками показаны функции преобразования, связывающие совокупности входов и выходов.

При проектировании матрицы РАФУ деятельность по реализации функций управления характеризуется следующими аспектами:

• 1 — ответственность за решение конкретной задачи управления;
• 2 — функции исполнителя по реализации задачи;
• 3 — функции исполнителя по подготовке к реализации задачи.

В соответствии с приведенной классификацией предлагается список условных обозначений, которые символизируют определенные аспекты деятельности по выполнению функций управления.

Условные обозначения для первого аспекта:

Е — единоличное решение и персональная ответственность за решение задачи (с подписью);

Д — персональная ответственность за решение определенной задачи (с подписью) при коллегиальной форме принятия решения;

Ф — участие в коллегиальном решении данной задачи (формирование мнения) без права подписи.

Условные обозначения для второго аспекта:

Ц — целеполагание;

П — планирование;

О — организация;

К — контроль;

Г — координация совместных усилий участников процесса (горизонтальное управление);

М — мотивация (активизация);

У — учет (хранение);

Р — регулирование;

А — анализ.

Условные обозначения для третьего аспекта:

С — согласование;

И — исполнение;

В — подготовка (выработка) предложений;

— — в работе не участвует.

Количество символов, обозначающих отношение структурных подразделений и служб к решению конкретных задач управления, а также их содержание, могут быть изменены, так как определяются подходом к управленческой деятельности и условиями функционирования системы управления. В табл.1 приводится фрагмент матрицы РАФУ.

Для того чтобы определить значимость символов, используют один из наиболее широко распространенных и доступных методов экспертного опроса и обработки экспертных оценок — оперирование матрицей предпочтений (парных сравнений). Диагностика проводилась в соответствии со следующим алгоритмом.

• 1. Определяется цель и задачи диагностики и формируется команда для ее проведения.
• 2. Специалистами диагностической команды определяется состав экспертной группы (количественный и качественный) и разрабатываются экспертные таблицы. При этом выделяются задачи управления и функции управления.

3. Эксперты проводят попарное сравнение административных функции (отдельно ответственность и реализацию задач) и заполняют таблицы (смотри табл.3). После этого эту же операцию повторяют для управленческих задач (таб.2), решаемых сотрудниками организации. Перечень задач заранее готовится специалистами диагностической команды.

Функциональная матрица организации.

№ п/п.	Должностные лица и задачи, решаемые в структурных подразделениях.	Кti.	Зам. Директора.	Начальник отдела по снабжению.	Старший специалист.	специалист.	экспедитор
	Обеспечение всеми необходимыми материальными ресурсами.	ОК.	ПР.	-;	-;	-;
	Разработка планов материально-технического обеспечения производства.	ОКР.	ПОК.	-;	-;	-;
	Согласование условий и заключение договоров поставок по материально-техническому обеспечению предприятия.	ОР.	ПО.	.. .	Г.	.. .
	Обеспечение своевременной и полной реализации выделенных фондов.	КР.	-;	Р.	Р.	-;
	Обеспечение своевременной разгрузки грузов, прибывающих в адрес хлебокомбината.	-;	-;	ОК.	Р.	КУ.
	Выполнение работы, связанной с подготовкой претензий к поставщикам при нарушении обязательств.	—;	Р.	А.	-;	-;
	Ресурсосбережение и проведение технико-экономического анализа в области материально-технического снабжения.	КА.	КО.	-;	У.	-;
	контроль за состоянием запасов материалов, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии.	А.	КО.	Р.	-;	-;
	разработка и внедрение мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов.	—;	К.	—;	-;	-;
	организации правильной работы складского хозяйства.	—;	К.	ОКР.	Г.	-;
Кti — коэффициент трудоемкости решаемых задач СЗ — загруженность должностных лиц и структурных подразделений.

Таблица 2 Задачи (эксперт 1).

Символы.	К1.	K2.	КЗ.	К4.	К5.	К6.	К7.	К8.	К9.	К10.	K.	Vj.	Vjср
К1.												0,17.	0,16.
К2.												0,12.	0,09.
КЗ.												0,12.	0,13.
К4.												0,14.	0,08.
К5.												0,07.	0,09.
Кб.												0,04.	0,02.
К7.												0,11.	0,04.
K8.												0,11.	0,12.
К9.												0,09.	0,09.
К10.												0,03.	0,08.

i > Задачи (2 эксперт)

К1.	К2.	К3.	К4.	К5.	К6.	К7.	К8.	К9.	К10.		Vj.	Vjср
К1.												0,14.	0,16.
К2.												0,06.	0,09.
К3.												0,13.	0,13.
К4.												0,05.	0,08.
К5.												0,12.	0,09.
К6.												0,03.	0,02.
К7.												0,12.	0,04.
К8.												0,12.	0,12.
К9.												0,10.	0,09.
К10.												0,13.	0,…