Система документационного обеспечения управления проектами

На этапе создания и становления компании чрезвычайно важна роль системы документационного обеспечения управления проектами. Система документационного обеспечения управления проектами — комплекс нормативных, организационно-распорядительных и учебно-методических документов, обеспечивающих эффективное функционирование организационной системы управления проектами и взаимодействие ее компонентов с информационной системой управления проектами (ИСУП) компании. Задачами этой системы являются:

• — формирование идеологии и методологии управления проектами в компании;
• — регламентация бизнес процессов, обеспечивающих внедрение проектного управления;
• — обеспечение практической реализации матричной схемы управления при планировании и исполнении проектов компании;
• — разграничение прав, обязанностей и ответственности исполнителей проекта;
• — обеспечение обучения управляющих проектами планированию и ведению проектов в информационной системе управления проектами компании.

Структура системы документационного обеспечения управления проектами приведена на рисунке 13.

Основным документом системы является «Регламент управления проектами», должен быть разработан с учетом рекомендаций стандарта управления проектами ANSI PMI PMBOK GUIDE 2000 и требований стандарта ISO 10 006 Quality management systems — Guidelines for quality management in projects.

Структура регламента:

• — Основные понятия и термины.
• — Система управления проектами:
  • § Организационная система управления проектами.
  • § Информационная система управления проектами.
  • § Система документационного обеспечения управления проектами.
• — Статус, права и ответственность управляющего проектом.
• — Статус и функции Центра управления проектами.
• — Процессы управления проектами компании:
  • § Управление интеграцией проекта.
  • § Управление содержанием проекта.
  • § Управление сроками проекта.
  • § Управление стоимостью проекта.
  • § Управление качеством проекта.
  • § Управление человеческими ресурсами проекта.
  • § Управление информационным взаимодействием в проекте.
  • § Управление рисками проекта.
• — Управление контрактами проекта.
• — Содержание фаз проекта:
  • § Фаза 1. Инициация.
  • § Фаза 2. Планирование.
  • § Фаза 3. Исполнение.
  • § Фаза 4. Завершение.
• — Особенности выполнения внутренних проектов.
• — Приложения:
• § № 1 — Схема организационной системы управления проектами.
• § № 2 — Матрица ответственности организационной системы управления проектами.
• § № 3 — Требования к составу, содержанию и правилам изложения раздела «Проектное управление» положений о подразделениях и должностных инструкций.
• § № 4 — Укрупненная схема бизнес-процесса управления проектами.
• § № 5 — Схема бизнес-процесса управления интеграцией проекта.
• § № 6 — Схема бизнес-процесса управления содержанием проекта.
• § № 7 — Схема бизнес-процесса управления сроками проекта.
• § № 8 — Схема бизнес-процесса управления стоимостью проекта.
• § № 9 — Схема бизнес-процесса разработки схемы информационного взаимодействия в проекте.
• § № 10 — Схема бизнес-процесса управления человеческими ресурсами проекта.
• § № 11 — Схема бизнес-процесса управления контрактами проекта.
• § № 12 — Перечень обязательных документов дела проекта.
• § № 13 — Форма описания проекта.
• § № 14 — Методика анализа проекта по методу освоенного объема.
• § № 15 — План задействования участников проекта.
• § № 16 — Форма матрицы ответственности.
• § № 17 — Форма плана управления информационным взаимодействием в проекте.
• § № 18 — Перечень нормативных и справочных документов управляющего проектом.

Важнейшими дополнениями к указанному регламенту являются «Регламент управления рисками проектов» и «Регламент обеспечения качества проектов», детально описывающие соответствующие бизнес-процессы и содержащие комплекс методик, обеспечивающих реализацию этих бизнес-процессов.

В основе информационной системы управления проектами должны лежать программные продукты фирмы Primavera. Ответственность за эффективность применения ИСУП возложена на центр управления проектами (ЦУП).

Функции ЦУП:

• — методологическая — разработка и совершенствование корпоративных стандартов в области управления проектами, создание типовых моделей проектов и выдача их в рабочие группы проектов, ведение базы данных типовых операций, выявление типовых фрагментов проектов для последующего использования, разработка рабочей документации ИСУП, обучение сотрудников, ведение электронной библиотеки учебных, нормативных, информационных и научно-технических материалов по управлению проектами, проведение консультаций участников проекта на всех фазах жизненного цикла.
• — аналитическая — анализ эффективности планирования и исполнения проектов, участие, при необходимости, в подготовке решений управляющего проектом или руководства компании по корректировке плана проекта и управлению ресурсами.
• — архивная — хранение информации, формализация накопленных дел проектов.
• — инфраструктурная — руководство внутренними проектами создания и модернизации ИСУП, менеджмент лицензий и прав на доступ к ИСУП, контроль за технологическим состоянием ИСУП.
• — контрольная — мониторинг графиков исполнения проектов и состояния пула ресурсов компании, обработка и доведение до заинтересованных лиц информации об отклонениях от плана проекта вместе с рекомендациями по возможному маневру ресурсами, контроль полноты и объективности документации дела проекта.
• — коммуникативная — предоставление информации о портфеле проектов компании и отдельных проектах представителям заинтересованных в проекте и деятельности компании сторон на основании решения Генерального директора компании.
• — задачи ЦУП:
• — разработка методических и руководящих документов по вопросам управления проектами работе в ИСУП.
• — организация обучения и консультирования специалистов проектных групп.
• — ведение депозитария и архива проектов в ИСУП.
• — формирование типовых моделей проектов для использования при запуске очередного проекта Компании.
• — участие в оптимизации планов проектов.
• — разработка предложений и участие в подготовке решений руководства Компании и/или управляющих проектами по маневру ресурсами с целью недопущения срыва плановых сроков проекта.
• — сопровождение внедрения и руководство эксплуатацией ИСУП.
• — обеспечение работы диспетчерских групп филиалов.

Для обеспечения эффективного взаимодействия управляющих проектами с ЦУП и рационального использования ИСУП в компании разработан «Регламент планирования и ведения проектов в ИСУП». Регламент определяет:

• — порядок подготовки приказов о начале фазы инициации проекта и об инициации проекта в случае положительного итога фазы инициации;
• — последовательность и содержание деятельности управляющего проектом по обеспечению разработки календарного плана;
• — обязанности управляющего проектом по своевременной актуализации и обеспечению объективности информации по зарегистрированному в ИСУП проекту;
• — правила ведения управляющим проектом электронной версии дела проекта;
• — порядок взаимодействия управляющих проектами с сотрудниками центра управления проектами по вопросам календарного планирования и отслеживания хода работ по проекту;
• — обязанности сотрудников ЦУП по контролю календарного планирования и ведения проектов;
• — периодичность и состав сведений, представляемых управляющим проектом в ЦУП в процессе исполнения проекта.

Одной из основных задач, возложенных на центр управления проектами, является обучение управляющих проектами планированию и ведению проектов в Primavera. С этой целью центром подготовлен комплекс методических и справочных материалов, включающий:

«Справочник по планированию и ведению проектов в Primavera», представляющий собой практикум, проводящий управляющего проектом по всем шагам планирования и отслеживания хода исполнения проекта.

«Руководство для управляющих проектами по Primavera».

«Установление мобильного терминального доступа к Primavera. Руководство для управляющих проектами».

Практическая апробация указанных материалов при обучении нескольких групп управляющих проектами показала их высокую эффективность.

Центром управления проектами разработана и утверждена «Программа обучения управляющих проектами планированию и ведению проектов в ИСУП».

Кроме собственных разработок центра управления проектами в состав системы документационного обеспечения управления проектами должен быть включен комплекс инструкций по работе с Primavera, а также ряд стандартов компании, регламентирующих маркетинговую и контрактную деятельность управляющих проектами.

Для технически и экологически сложных объектов по решению одновременно с разработкой рабочей документации и осуществлением строительства могут выполняться дополнительные детальные проработки проектных решений по отдельным объектам, разделам, вопросам.

Основным документом, регулирующим правовые и финансовые отношения, взаимные обязательства и ответственность сторон, является договор (контракт), заключаемый заказчиком с привлекаемыми им для разработки проектной документации организациями, другими юридическими и физическими лицами. Неотъемлемой частью договора (контракта) должно быть задание на проектирование.

Этапы разработки проектной документации Разработка проектной документации осуществляется при наличии решения о предварительном согласовании места размещения объекта, на основе утвержденных обоснований инвестиций в строительство или иных предпроектных материалов, договора и задания на проектирование.

Проектная документация, разработанная в соответствии с исходными данными, техническими условиями и требованиями, выданными органами государственного надзора (контроля) и заинтересованными организациями при согласовании места размещения объекта, дополнительному согласованию не подлежит за исключением случаев, особо оговоренных законодательством Российской Федерации.

Проектирование объектов строительства должно осуществляться юридическими и физическими лицами, получившими в установленном порядке право на соответствующий вид деятельности.

Использование изобретений при проектировании объектов строительства и правовая защита изобретений, созданных в процессе разработки проектной документации, осуществляются в соответствии с действующим законодательством.

Разработанная документация является планом действия и направлена на достижение следующих основных целей:

• 1 Обеспечить понимание и одобрение целей проекта и средств их достижения.
• 2 Без плана члены проектной команды говорят на «разных языках» и могут работать по многим различным направлениям несогласованно. Одобрение командой краткого, но глубоко проработанного плана проекта является фундаментальным средством контроля за проектом. Одобрение плана всеми участниками проекта означает понимание и согласие с целями проекта и путями их достижения.
• 3 Обеспечить наличие формального описания требуемых ресурсов (времени, денег, штата) и вех, которые должны быть достигнуты.