Секреты тайм-менеджмента или практика управления временем

Признайтесь, что нередко употребляете фразу «Жаль, что в сутках только двадцать четыре часа». Действительно, многочисленные профессиональные стрессы очень часто связаны с неумением планировать свой рабочий день, грамотно и рационально подходить к распределению временных затрат. Поэтому за последние десятилетия интерес к техникам управления временем неуклонно растет.

Управление временем (Time Manage­ment) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности. Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат — повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени. Древние мореплаватели говорили: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Можно вспомнить и еще одну не менее древнюю и очень известную пословицу: «Время — деньги!» Время — это действительно стратегический ресурс человека. Удобной иллюстрацией времени как стратегического ресурса может служить следующая формула:

ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ х (СПОСОБЫ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) — ПОМЕХИ где ВРЕМЯ РАБОТЫ зависит от ее цели, которая должна быть «осознанной и понятной исполнителю; способа работы (структура и состав конкретной деятельности, включая ее внутренние и внешние компоненты); энергии, затраченной на деятельность (здесь под «энергией» понимаются любые затраты усилий и средств, позволяющие эффективно реализовать используемые способы работы), при отсутствии помех (любых внутренних или внешних препятствий, которые затрудняют или делают невозможными выполнение работы и достижение цели).

Помехи времени.

Прежде всего необходимо выявить причины потери вашего времени. Просмотрите список самых существенных «поглотителей» времени, проанализируйте собственную работу и попытайтесь выбрать из них пять «своих» важнейших помех.

• 1. Нечеткая постановка цели.
• 2. Отсутствие приоритета в делах.
• 3. Попытка слишком много сделать за один раз.
• 4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
• 5. Нечеткое планирование трудово­го дня.
• 6. Личная неорганизованность, «бумажные завалы».
• 7. Чрезмерное чтение.
• 8. Скверная система документообо­рота.
• 9. Недостаток мотивации, нежелание активно работать.
• 10. Поиск несистематизированной нужной информации (адресов, телефонов, записей).
• 11. Недостатки кооперации или разделения труда.
• 12. Отрывающие от дела телефонные звонки.
• 13. Незапланированные посетители.
• 14. Неспособность сказать «нет».
• 15. Неполная, запоздалая инфор­мация.
• 16. Отсутствие самодисциплины.
• 17. Неумение довести дело до конца.
• 18. Отвлечение (шум).
• 19. Затяжные совещания.
• 20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
• 21. Отсутствие коммуникации или неточная обратная связь.
• 22. Разговоры на частные темы.
• 23. Излишняя коммуникабельность.
• 24. Чрезмерность деловых записей.
• 25. Синдром «откладывания».
• 26. Желание знать все факты.
• 27. Длительность ожидания (например, запланированной встречи).
• 28. Спешка, чрезмерная суетливость.
• 29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
• 30. Недостаточный контроль за порученными делами, их часто приходится переделывать.

Выделив свои пять «поглотителей времени» и ответив на следующие вопросы: «Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют вашу деятельность? Пытались ли вы бороться с ними? Каким образом, с каким результатом?», — вы уже сможете добиться значительного повышения продуктивности своей работы.

Рассмотрим несколько технологий тайм-менеджмента, которые помогут вам справиться с выявленными фактами потери времени.

" Золотые" пропорции планирования времени.

Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени». Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.