Организация архивного делопроизводства

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами.

ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела вправе делегировать полномочия по определению в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов экспертно-методической (методической) комиссии государственного архива субъекта Российской Федерации.

Юридические лица — собственники уникальных документов могут представлять свои предложения непосредственно в Федеральную архивную службу России (Росархив) в форме заявления. В этом случае Федеральная архивная служба России (Росархив) поручает подготовку предложений соответствующему федеральному архиву или рекомендует провести эту работу органу управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Кроме того, выявление уникальных документов осуществляется при проведении экспертизы документов, заявленных к вывозу с территории Российской Федерации в порядке, определенном Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.

04.2001 N 322 «Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей» и изданным во исполнение его Приказом Росархива от 09.

07.2001 N 50.

Если в результате экспертизы заявленных к вывозу с территории Российской Федерации документов появляются основания для их отнесения к уникальным, то документы включаются в Государственный реестр независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.

Для выявления уникальных документов применяются следующие критерии:

древность документа.

По этому критерию включению в ГР подлежат все документы, созданные до XVI века, и значительная часть документов, созданных до 1626 года, — как подлинники, так и изготовленные тогда же копии и фрагменты сохранившихся и несохранившихся подлинников. В качестве древних могут рассматриваться, с привлечением дополнительных аргументов, более поздние документы XVII века, в особенности списки несохранившихся более древних летописей, грамот, договоров, а также картографических документов. Может учитываться частота (редкость) их наличия в том или ином регионе, но в целом документы XVII века для отнесения их к категории древних нуждаются в дополнительных обоснованиях и заключениях специалистов. ] При этом необходимо учитывать, что вышеизложенное относится к документам отечественного происхождения. Древность документов иностранного (западноевропейского, восточного и др.) происхождения следует определять с учетом заключений специалистов в соответствующих областях древней истории, медиевистики, востоковедения;

подлинность документа. Данный критерий является обязательным для всех документов при отнесении их к подлежащим включению в ГР, исключая древние;

бесспорность культурно-исторической значимости документа. Этот критерий обусловлен требованием выделения из многомиллионного богатства Архивного фонда Российской Федерации лишь тех уникальных документов, общенациональная, а следовательно, и мировая культурная ценность которых бесспорна. К таким документам, например, относятся подлинные Жалованная грамота дворянству Екатерины II, Манифест от 17 октября 1905 года, Жизнеописание Серафима Саровского;

публичность документа. Для включения уникального документа в ГР ему недостаточно быть подлинным и иметь бесспорное культурно-историческое значение. Он должен для этого стать публичным, открытым. В соответствии с этим критерием в ГР не могут быть включены документы, содержащие государственную тайну, или те, которые по каким-либо другим существенным обстоятельствам не могут быть опубликованы или выданы для исследования (например, документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывшего владельца). ]

Но из этого не следует, что среди секретных документов не может быть таких, которые представляют собой национальное культурно-историческое достояние. Поэтому государственные архивы, документальные центры, библиотеки и другие государственные хранилища, имеющие значительное количество секретных фондов, должны в работе по выявлению уникальных документов для ГР иметь в виду и секретные документы, проводя их соответствующее изучение. Но перед включением их в ГР они должны быть рассекречены, то есть их содержание должно стать доступным для использования;

высокая материальная ценность документа. Этот критерий обусловлен тремя предыдущими и также является общеобязательным для всех документов, включаемых в ГР. Он выражается в страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены. По этому критерию к уникальным документам могут быть отнесены лишь те, которые будут оценены не ниже чем в 50 тысяч долларов США или 30 тысяч английских фунтов стерлингов, — такова нижняя граница цены очень ценных документов — по терминологии и шкале западноевропейских аукционов.

Определенная на основе формализованной шкалы страховая оценка уникального документа не является неизменной и может быть впоследствии уточнена при решении какого-либо другого конкретного вопроса, например при его непосредственном страховании для экспонирования на выставке;

отношение документа к историческому событию. В этом критерии, который вместе с четырьмя предыдущими применяется при определении уникальных документов, подлежащих включению в ГР, в отличие от сходного общего критерия экспертизы ценности документов, где в расчет принимается, прежде всего, важность отраженного в документе события, явления, процесса, на первое место ставится именно само отношение, сама принадлежность документа к важному историческому событию, явлению, процессу.

В соответствии с данным критерием подлежат включению в ГР подлинные акты конституционного характера — приговоры земских соборов, манифесты, кодексы, конституции и другие документы, в которых фиксировались социально-исторические решения, определяющие судьбы народов и государств, кардинальные государственные преобразования и реформы, революции, объявления войн, международные соглашения, касающиеся судеб народов и государств. ]

В эту же группу могут войти документы, непосредственно относящиеся к событиям или объектам мирового значения в области науки и техники, в которых зафиксированы крупные открытия и изобретения, кардинально повлиявшие на уровень культуры, развития цивилизации, в том числе и кинофотофонодокументы, которые иногда могут явиться единственными адекватными доказательствами явлений и процессов, включая и редкие природные явления таких, например, как падение Тунгусского метеорита, а также представляющие собой большую художественно-эстетическую ценность, например уникальная запись исполнения художественного произведения великим артистом и т. д.;

отношение документа к исторической личности. По этому критерию выявляются для включения в ГР документы, относящиеся к личностям, по отношению к которым общеупотребителен эпитет «великий» , — общепризнанных классиков отечественной и мировой литературы, искусства, науки, а также документы глав государств, вождей правящих партий, крупнейших военачальников, национальных и народных героев, таких, например, как Козьмы Минина, Ивана Сусанина, Салавата Юлаева, Муссы Джалиля. При этом следует также учитывать имена, возможно, не имеющие великого значения для России, но имеющие такое значение для других народов, документы которых могут быть в российских архивах, например Георгия Димитрова или Франсиско Миранды — национального героя Венесуэлы, служившего в русской армии при Екатерине II. ]

По своему характеру это, прежде всего, должны быть автографы и другие подлинные документы, личные документы. В некоторых случаях это могут быть документы, имеющие к данному лицу не прямое, а косвенное отношение, например адресованные ему письма, упоминания о нем в других документах.

Не следует применять при использовании настоящего критерия этическую оценку исторических личностей, как и при общей экспертизе ценности документов, этического подхода следует избегать, акцентируя внимание на месте и роли человека в истории, а не этической оценки его личности. С другой стороны, оценка личности как исторической должна быть достаточно устоявшейся, общепризнанной и не зависеть от неоднократно менявшихся конъюнктурных оценок, как это было, например, в отношении Шамиля;

юридическое значение документа. Юридическое значение документа, совпадающее с его юридической силой, может в некоторых случаях рассматриваться в качестве отдельного критерия при выявлении документов для ГР. Этот критерий не всегда совпадает с критерием подлинности. Не всякий подлинник имеет юридическую силу, и не всякий документ, имеющий юридическую силу, обязательно подлинник — это может быть дубликат, соответствующим образом заверенная копия. Примером может служить секретный Дополнительный протокол к Договору о ненападении между Германией и Советским Союзом от 23 августа 1939 года, фиксирующий факт секретного соглашения между СССР и фашистской Германией относительно судеб соседних стран. Известно, что пока не был обнаружен его подлинник, его существование, следовательно, юридический факт самого события, то есть секретного соглашения между двумя государствами, несмотря на наличие немецкой микрофотокопии и машинописной служебной копии в МИД СССР, многими отвергался. Наличие же этого подлинного документа юридически подтверждает факт этого соглашения. Названный документ соответствует также и четырем вышеназванным общеобязательным критериям;

художественные и оформительские особенности документа. Художественные, оформительские и другие внешние особенности могут, правда, в достаточно редких случаях, существенно влиять на ценность документа, превращая его в уникальное культурное явление, в том числе и художественно-эстетического характера.

Так, по этому критерию могут быть предложены для включения в ГР «Тетрадь с акварельными рисунками-узорами для ситца А. И. Серебренникова, 1780 года» или «Альбом образцов (натуральных и фотографий) вологодских кружев» в Вологодском областном государственном архиве, а на уровне реестра регионального уровня также будет заслуживать включения альбом «Силуэты мужских и женских голов семьи помещиков Межаковых, их родственников и гостей, 1818 — 1851 гг.». По этому критерию следует учитывать также наличие уникальных печатей, художественных украшений различных грамот, договоров, дипломов, национальные и фольклорные особенности в их оформлении.

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, который ведется по:

списку фондов, содержащих особо ценные документы;

описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам).

На каждый уникальный документ составляются листы учета и описания данного документа. Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо ценных дел и документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения/единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения/единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения/единицы учета скопированы, дата, должность, подпись». Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

Заключение

Подводя итог курсовой работе, можно сделать вывод о том, что, в настоящее время, характерной особенностью организации архивного дела в России является системное взаимодействие трех уровней: федерального, субъектов Федерации и местного самоуправления.

В законодательных актах Российской Федерации закреплено, что на территории России действуют единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ. Причем эта норма распространяется не только для государственных, но и муниципальных архивов. Иначе и не может быть, так как граждане России, в каком бы публичном архиве страны не находились, вправе получить одинаковые условия доступа к содержащейся в них открытой информации. Данное требование вытекает из положений Конституции РФ, определяющей права и свободы человека и гражданина, в частности, право «свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом» .

На мой взгляд, архивное законодательство России должно зеркально отражать не только конституционное право государства хранить свое культурное наследие, не только право субъектов РФ иметь собственное законодательство в сфере архивного дела, но и самое главное, обеспечить каждому человеку и гражданину свободный доступ к архивам и архивным документам, потому что в политической системе, которая уважает демократические ценности, это право должно применяться ко всем пользователям независимо от их национальности, статуса или рода занятий.

Cсылки:

Игнашенко Н. Ю. История становления архивного дела в Росиии. М. 2005. С.

12.

Самошенко В. Н. История архивного дела в дореволюционной России.М.: Высшая школа. 2005. С.56

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ст.1

Федеральный закон от 3 июня 2005 г. N 57-ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» ст.

1.

Федеральный закон от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» ст.

1.

Федеральный закон от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» ст.

1.

Федеральный закон от 25 июня 2002 г. N 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации» ст.1

Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» ст.

1.

Федеральный закон от 21 июля 1993 г. N 5485−1 «О государственной тайне» ст.

1.

Федеральный закон от 15 апреля 1993 г. N 4804−1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей» ст.

1.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ ст. 13.20, ч. 1 ст. 19.4, ч. 1 ст.

19.5, ст. 19.6, ст. 19.7

Альбрехт А. Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив // Кадровое дело. 2007. N 4. С. 48.

Пономарева Л. Ю. Постатейный комментарий к Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». М. Статут. 2008. С.

68.

Пономарева Л. Ю. Постатейный комментарий к Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». М. Статут. 2008. С.

71.

Ларин М. В. Государственное регулирование делопроизводства в ¦ России: история и современность//Вестник архивиста. 2006. № 3 С. 48/

Беликова СВ. Административно-правовое регулирование архивного дела в Российской Федерации: Диссертация на соискание ученой степени кандидата юридических наук/Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации. М., 2005. С. 12

Беликова СВ. Административно-правовое регулирование архивного дела в Российской Федерации: Диссертация на соискание ученой степени кандидата юридических наук/Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации. М., 2005. С. 14

Ларин М. В. Государственное регулирование делопроизводства в ¦ России: история и современность//Вестник архивиста. 2006. № 3 С. 68.