Прогнозирование и планирования как основная функция менеджмента

Любая фирма в процессе своей деятельности сталкивается с неопределенностью при принятии решений, что обусловлено невозможностью предугадать какие-либо изменения внешней среды, окружающей фирму. В связи с этим возникает необходимость планирования как текущей, так и будущей деятельности фирмы. Это позволяет в некоторой степени уменьшить неопределенность и повысить целенаправленность бизнеса.

Планирование — это один из этапов процесса управления, на котором определяются цели любой организации, а также методы их достижения. В одних случаях фирма прекращает свое существование после достижения поставленных целей, в других ставятся новые, более значимые цели. Это указывает на то, что планирование не представляет собой какого-то одноразового действия. Это непрерывный процесс (одна из стадий процесса управления) изучения новых путей и методов совершенствования деятельности фирмы за счет выявленных возможностей, условий и факторов.

Возможности планирования в фирме, особенно в небольшой, ограничены действием субъективных и объективных факторов. Преимущества в организации планирования в малой фирме обусловлены более простой внутренней средой, меньшими масштабами основной деятельности и небольшим коллективом работников. Планирование, являясь основной функцией управления, непосредственно влияет на текущее состояние и будущее развитие фирмы.

Формирование политики предприятия осуществляется чаще всего на высшем уровне управления. Все положения политики фирмы представляются, как правило, в виде ведущего образа. Ведущий образ содержит в себе долгосрочные цели, философию, политику (принципы взаимоотношений с различными заинтересованными группами), культуру предприятия и его законодательные права.

Таким образом, под планированием деятельности предприятия следует понимать систематический, информационно обрабатываемый процесс качественного, количественного и временного определения будущих целей, средств и методов формирования, управления и развития предприятия. По существу, в процессе планирования принимается решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей. Это подготовка к завтрашнему дню, определение того, что требуется и как этого добиться, т. е. в процессе планирования предполагается получить ответ на три следующих вопроса:

• · Где мы находимся в настоящее время? Менеджеры должны оценить сильные и слабые стороны организации в основных ее областях (финансы, маркетинг, персонал, НИОКР), чтобы определить, чего может реально добиться организация
• · Куда мы хотим двигаться? Менеджеры должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать достижению этих целей.
• · Как мы собираемся сделать это? Менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения поставленных целей.

Французский экономист А. Файоль определил четыре принципа планирования: единство (взаимосвязь планов), непрерывность, гибкость, точность, а Р. Акофф обосновал еще один ключевой принцип — принцип участия (участие каждого работника в процессе планирования, особенно в малой фирме).

Классификация решений, вырабатываемых при планировании.

По длительности действия:

• Ш Долгосрочные
• Ш Краткосрочные
• Ш Разовые

По степени обязательности:

• Ш Носящие категорический характер
• Ш Носящие характер рекомендаций

По содержанию:

• Ш Экономические
• Ш Социальные
• Ш Организационные
• Ш Научные

По степени структурированности:

• Ш Запрограммированные
• Ш Незапрограммированные

По лицу, принимающему решение:

• Ш Индивидуальные
• Ш Групповые

По направлению решения:

• Ш Внутри организации
• Ш За ее пределы

По уровню принятия решений:

• Ш Организация в целом
• Ш Структурные подразделения
• Ш Функциональные службы
• Ш Отдельные работники

По глубине воздействия:

• Ш Одноуровневые
• Ш Многоуровневые

По количеству целей:

• Ш Одноцелевые
• Ш Многоцелевые.

План представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния организации. Стадии процесса планирования в основном универсальны. Что же касается конкретных методов и стратегии, то они существенно различаются. Обычно организация формирует единый план для управления своей общей деятельностью, но в ее рамках отдельные менеджеры для достижения конкретных целей и задач организации применяют различные методы. Таким образом, составляется карта пути, по которому должна пройти организация за конкретный период времени.

Разработка плана.

Первым этапом производится разработка концепций проектирования работ. На этом этапе используется:

• · Программно-целевой подход. Любой план должен определяться той целью, ради которой он составляется. Цель должна быть четко отражена в названии плана.
• · Принцип систематичности
• · Принцип многофакторности. Необходимо включить все виды действий, которые подразумевают выполнение цели. Важно отметить, что чем план подробнее, тем он реальнее.
• · Подходы, связанные с иерархичностью. Определятся последовательность выполняемых действий, логика мероприятий. Указываются разделы, которые включают в себя:

ь Предварительный этап (подготовительные работы) ь Этап реализации основных мероприятий ь Заключительный (завершающий) этап. Учет и контроль. Корректировка того, что достигнуто.

• · Принцип определения параметров работы. К ним относятся характеристика в разделах направления деятельности; действия (мероприятия), которые должны быть функциональны, то есть отражать технологию создания продукта.
• · Периодичность.

Оформление плана по целям

Описание мероприятий должно быть четким, недвусмысленным, понятным.

Сроки должны отображать логическую последовательность выполнения мероприятия (график выполнения работ).

В столбце «закрепление ресурсов» указывается, что необходимо для выполнения данного действия (деньги, количество людей).

Необходимо закрепление ответственного лица за исполнение мероприятия (персонификация). Определяются руководители и подчиненные. В данном случае осуществляется функция руководства и координации.

Нельзя забывать о таком параметре, как критерий оценки. Результат должен быть оценен по каждому мероприятию. Для оценки необходимо отметить, какой эффект должен быть достигнут.