Организация работы с документами. 
Основные стадии работы с документами

документооборот служба делопроизводство.

Задача службы ДОУ — организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

Обработка входящих документов включает в себя несколько этапов:

1. Прием и первичная обработка документов.

Осуществляется службой ДОУ централизованно, в небольших организациях — секретарем. В крупных организациях создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов — экспедиция. [15, с. 43].

Этот этап состоит из следующих операций:

• 1) Первоначальная обработка поступающей корреспонденции — проверка правильности доставки и целостности вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почту. Проверяется целостность конвертов и наличие в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним необходимо сообщить об этом отправителю.
• 2) Вскрытие документов, в т. ч. заказных. Не вскрываются те документы, на которых имеется надпись ‹‹лично›› и ‹‹в адрес общественных организаций››.
• 3) Конверты от поступающих документов (в т.ч. писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа.
• 4) На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию. В штампе указывается наименование организации, дата поступления, при необходимости — часы и минуты. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.
• 5) Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнями нерегистрируемых документов. Сразу по назначению передаются документы, которые не вскрываются, — в адрес общественных организаций и с пометкой ‹‹лично››. Затем откладываются нерегистрируемые. И, наконец, документы, подлежащие регистрации.
• 6) Обработка машиночитаемых документов. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительное письмо к ним, а машинные носители передаются в управление информационных технологий (вычислительный центр) без вскрытия упаковки.
• 7) Телеграммы, поступившие в организацию, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируется по тем же правилам, что и письма.
• 8) Телефонограммы. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
• 2. Предварительное рассмотрение и распределение документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится квалифицированным работником службы ДОУ или секретарем-референтом руководителя, имеющий достаточный стаж работы и знающий состояние дел организации. [13, с. 146].

Процедура предварительного рассмотрения освобождает руководителя от просмотра всего объема документов (среди которых имеется типовая документация, запросы и т. д., не требующая его компетенции и не имеющая принципиального характера); ликвидирует ‹‹узкие›› места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Предварительное рассмотрение, поступившей корреспонденции, осуществляется работником службы ДОУ, исходя из оценки их содержания, на основе установленного в организации распределения обязанностей.

Документы, не подлежащие предварительному рассмотрению, передаются по назначению: в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в специальное подразделение — Бюро писем. Бюро производит регистрацию и предварительное рассмотрение заявлений и писем, направляя наиболее существенные из них, а также коллективные письма, на рассмотрение руководству, а остальные — на исполнение в структурные подразделения.

Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

Руководству, как правило, направляются следующие документы, полученные:

• ? из администрации Президента (указы);
• ? из правительственных органов (постановления);
• ? от органов представительной и исполнительной власти;
• ? документы вышестоящих организаций;
• ? жалобы на действия подчиненных должностных лиц;
• ? другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности организации.

Передача документов руководству или непосредственным исполнителям должна быть осуществлена в день их поступления.

Документы, поступившие по каналам электронной почты, должны подлежать следующей обработке:

• ? отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки;
• ? адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе;
• ? каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики;
• ? при наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку ‹‹соответствует оригиналу››.

Документы, поступившие по каналам факсимильной связи, должны быть обработаны следующим образом:

• ? объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;
• ? документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. (Заявки хранятся в течение 1 года);
• ? ответственность за содержание информации, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего подразделения;
• ? запрещается передавать текст документов с пометкой ‹‹Для служебного пользования››;
• ? подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
• ? факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
• 3. Регистрация документов.

Документы, подлежащие регистрации, после предварительного рассмотрения регистрируются в канцелярии или административном отделе. Документы регистрируются в следующем порядке:

На входящих документах проставляется отметка о поступлении. Она проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Отметка о поступлении заключается в присвоении порядкового номера документу и записи его в регистрационный штамп, в котором уже в экспедиции была отмечена дата поступления, при необходимости — часы и минуты. [26, с. 69].

Факсимильное изображение имеет уже дату получения, поэтому в нем проставляется лишь порядковый номер. Документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

• 4. Рассмотрение документов руководством.
• 1) Руководство, познакомившись с документом, должно составить резолюцию, т. е. принятое им решение по информации, содержащееся в документе. Резолюция должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.
• 2) На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.
• 3) Рассмотрение документов должно производиться в день поступления документа.
• 4) После рассмотрения документа руководителем его необходимо возвратить в канцелярию для перенесения текста резолюции на регистрационную карточку, а затем доставлять по назначению. Документ отдается исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении в нерабочее время.
• 5) В экстренных случаях, если руководитель отсутствует, документ может быть передан из службы ДОУ непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю. [23, с. 73]
• 5. Передача документов на исполнение.
• 1) После регистрации документов они передаются исполнителю.
• 2) При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового — первому из состава исполнителей.
• 3) Документы передаются поочередно всем исполнителям или размножаются и передаются им одновременно в копиях, количество которых определяется ответственным исполнителем.
• 4) Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
• 5) Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. [24, с. 381]

Порядок прохождения отправляемых (исходящих) документов состоит в следующем:

• 1. Составление проекта документа.
• 1) Составление чернового варианта документа — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора.
• 2) Составление исполнителем проекта документа после необходимых рекомендаций, оформленного на бланке письма.
• 2. Согласование, визирование (в необходимых случаях).
• 1) при необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования.
• 2) Внутреннее согласование — это неизбежный этап подготовки исходящего документа. Если оформляется лист согласования, он обязательно прилагается к проекту документа.
• 3. Подписание, утверждение (при необходимости).
• 1) Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость. В этом случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повториться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта от начала до конца. Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителями структурных подразделений. [19, с. 148]
• 2) Документы, не требующие подписи руководителя организации, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией (письма родителям неуспевающим студентам, письма-вызовы студентам-заочникам и т. д.).
• 4. Регистрация исходящих документов.

Подписанные документы регистрируются и передаются в экспедицию для отправки. [10].

• 5. Отправка документов включает:
• 1) Проверку правильности оформления документов (наличие даты, номера, подписи, отметку о категории отправления).
• 2) Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
• 3) Проверка правильности адресования. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
• 4) Составление описи рассылки на заказную корреспонденцию, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.
• 5) Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.
• 6) Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.
• 7) Сроки отправки — все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. [8]
• 8) Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
• 9) Передача информации с помощью телефонограммы осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
• 10) Возможна передача информации с помощью средств электронной связи в виде телетайпограмм, факсограмм, электронных сообщений. [22, с. 159]

Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самого учреждения. Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта, его согласование, визирование, удостоверение, регистрация), а на этапе исполнения — путь входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение).