Организация подбора, подготовки и переподготовки кадров организации обособленное структурное подразделение — филиал ООО «Аккумуляторный дом» г. Челябинск

Подбор персонала для предприятия — один из важнейших моментов его деятельности — осуществляется на основе определенных принципов и методов. Для каждой должности решающим фактором является квалификация.

Соотношение перечисленных категорий работников в общей их численности, выраженное в процентах, называется структурой кадров.

Структура кадров любого предприятия с течением времени меняется, и эти изменения обусловлены действием ряда факторов:

• -внедрением достижений научно-технического прогресса;
• -изменением размеров предприятия;
• -изменением в структуре выпускаемой продукции и др.

Потребность в кадрах планируется раздельно по группам и категориям работающих. При планировании численности персонала на предприятии различают явочный и списочный состав.

Политика подбора персонала. Основные принципы, которых придерживается компания при подборе персонала на вакантные должности:

• 1)"Компетентность" - основное требование, которое предъявляется к кандидатам. Мы изучаем биографические данные, профессиональную карьеру и рекомендации, определяем уровень профессиональных знаний и умений, деловых и личностных качеств, состояния здоровья, прогнозируем успешность адаптации в коллективе. Мы ориентируемся на то, чтобы вырастить специалистов и руководителей структурных подразделений внутри предприятия;
• 2)Объективность — мы стремимся свести к минимуму влияние субъективного мнения лиц, принимающих решение о приеме кандидата;
• 3)Непрерывность — мы проводим постоянную работу по отбору лучших специалистов, формированию кадрового резерва из внешних кандидатов и сотрудников предприятия;
• 4)Научность — мы используем в процессе подбора персонала самые современные методики".

Процедура отбора и подбора персонала:

• а)Определение потребности в персонале:
  • 1 этап — Заявка на открытие вакансии. Ответственный на 1 этапе — линейный менеджер. В заявке обосновывается необходимость открытия вакансии, потребность оборудования рабочего места, должностные обязанности нового сотрудника. Заявка на открытие вакансии заполняется на специальном бланке линейным менеджером, в отделе которого планируется открытие вакансии, и передается в Отдел кадров.
  • 2 этап — Экспертиза вакансии. Ответственный на 2 этапе — директор по персоналу. На основе заявки на открытие вакансии проводится экспертиза вакансии (выявление объективной потребности отдела в новом сотруднике). При положительном результате экспертизы вакансии заявка на открытие вакансии направляется на утверждение директору.
  • 3 этап — Описание требований к кандидату в виде спецификации как дополнение к заявке на открытие вакансии. Ответственный на 3 этапе — директор по персоналу. Спецификация составляется специалистом Отдела кадров совместно с линейным менеджером на основании подписанной директором заявки на открытие вакансии.
• б)Технология поиска персонала:

Директором по персоналу определяется перечень вакансий на основании заявок руководителей, разрабатывается стратегия и тактика поиска кандидатов (в зависимости от вакансии, времени, необходимого для закрытия вакансии, требований к кандидатам и финансовых ресурсов), а также выбор методов отбора кандидатов.

Поиск кандидатов осуществляется посредством размещения объявлений о вакансии в следующих ресурсах: СМИ (газеты), кадровые агентства, рекрутинговые агентства, специализированные и высшие учебные заведения, центры занятости населения, Интернет, специализированные стенды в магазинах. Ответственный за размещение информации о вакансиях — специалист по подбору персонала.

Требования предприятия к кандидатам и форма подачи объявления и конкретные СМИ определяются директором по персоналу.

Специалист подбору персонала контролирует выход объявлений и подшивает его в архив, а также запрашивает и предоставляет в бухгалтерию все необходимые отчетные бухгалтерские документы (счет-фактура, акт выполненных работ и т. д.).

• 3)Технология отбора кандидатов. При отборе кандидатов используются следующие методы:
  • а)Анкетирование. Все входящие звонки по вакансиям принимает специалист по подбору персонала. Ответственный за позиционирование компании, корректность предоставляемой информации — специалист по подбору персонала (ПРИЛОЖЕНИЕ А). Кандидатам от уровня специалистов и выше предлагается прислать резюме или анкету на электронную почту специалиста по подбору персонала. Специалист по подбору персонала один раз в 2−3 дня передает резюме претендентов на актуальные вакансии в печатном виде директору по персоналу. Кандидаты ниже уровня специалиста приглашаются для заполнения анкет установленного образца. Заполненные анкеты кандидаты оставляют в почтовых ящиках. Ежедневно в 9−00 специалист по подбору персонала осуществляет выемку анкет из почтового ящика магазина и регистрирует их с указанием искомой должности, источника получения информации о вакансии и требуемого уровня з/п, т. е. осуществляет сбор статистических данных. Специалист по подбору персонала обеспечивает формирование кадрового резерва кандидатов, путем регистрации и хранения анкет/резюме потенциально интересных компании кандидатов.
  • б)Первичное собеседование. Специалист по подбору персонала информирует о количестве претендентов менеджера по персоналу. Менеджер по персоналу согласовывает дату и место проведения собеседований с руководителем подразделения и информирует специалиста по подбору персонала о необходимости назначения интервью. Первичное собеседование с кандидатами от уровня специалиста и выше проводится с обязательным участием директора по персоналу. Первичные собеседования с кандидатами, ниже уровня специалиста проводятся менеджером по персоналу и руководителем подразделения. Первичное собеседование с «низовым» персоналом (электрики, водители, уборщицы, дворники) проводится специалистом по подбору персонала и руководителем подразделения. Ответственный за организацию первичных собеседований — специалист по подбору персонала. Специалист по подбору персонала регистрирует назначенные собеседования и их результат в журнале собеседований.
  • в)Стажировка на рабочем месте. Длительность 2−5 дней. По итогам собеседования и тестирования линейный руководитель совместно с менеджером по персоналу принимают решение о выходе кандидата на стажировку и определяют наставника. Приглашает на стажировку кандидата — специалист по подбору персонала (после собеседования) или менеджер по персоналу (во время собеседования). Информирует наставника о дате выхода стажера — руководитель подразделения (в обязательном порядке). Документы, сопровождающие стажировку: памятка стажера (выдается стажеру), программа стажировки и оценочный лист (выдается и заполняется наставником). Ответственный за ведение указанной документации и представление её на итоговом собеседовании — руководитель подразделения.

По окончании стажировки, комиссия в составе: руководитель подразделения, линейный руководитель, менеджер по персоналу, директор по персоналу (по необходимости) проводят итоговое собеседование и принимают решение о приглашении кандидата на работу. Ответственный за оценку личных качеств, мотивации и прогноз профессиональной успешности кандидатов — директор по персоналу / менеджер по персоналу. Ответственный за оценку профессиональных качеств, знаний и навыков, а также за решение о приеме кандидата на работу — руководитель подразделения.

Официальное приглашение на работу делает директор по персоналу или менеджер по персоналу. Документы, наличие которых на итоговом собеседовании является обязательным: анкета кандидата, результаты психологического тестирования, программа пятидневной стажировки. Ответственный за организацию и контроль процедуры стажировки и проведения итогового собеседования — менеджер по персоналу.

д)Проверка рекомендаций с прежних мест работы. (Обязательная процедура). На этапе стажировки кандидата, специалистом по подбору персонала проводится проверка рекомендаций кандидата. Бланк рекомендаций крепится к анкете. Ответственный за проверку рекомендаций — специалист по подбору персонала.

Процедура оформления трудовых отношений с кандидатом:

1)Подготовка к оформлению на работу. По факту приглашения кандидата на работу, кандидат пишет заявление о приеме на работу. Заявление визируется руководителем подразделения (карандашом). Ответственный за правильность заполнения заявления, даты приема и наименования должности — руководитель подразделения. Заявление кандидат забирает с собой и предоставляет его вместе с другими документами инспектору отдела кадров в день оформления трудовых отношений.

Кандидату выдается перечень документов, которые необходимо иметь с собой при оформлений на работу. Бланки заявлений о приеме на работу и перечень документов хранятся у офис-менеджеров. Ответственный за выдачу бланков — офис-менеджер.

2)Оформление на работу и первичная адаптация. Ответственный за осуществление и правильность оформления на работу в соответствии с ТК РФ — инспектор по кадрам. Оформление трудовых отношений с работником производится каждый день в 9−00 в центральном офисе. Инспектор отдела кадров знакомит работника с организационной структурой компании, основными регламентирующими положениями, правилами, социальным пакетом, должностными обязанностями и т. д. Ответственный за разработку ознакомительного пакета (адаптационного) — менеджер по персоналу. Ответственный за ознакомление — инспектор отдела кадров. Подготовка новых рабочих — это профессиональное первоначальное обучение лиц, ранее не имевших рабочей специальности.

Оценка персонала производится в виде ежемесячной оценки (оценка результатов работы сотрудника и их соответствия стандарту работы на данном рабочем месте) и в виде периодических аттестаций (оценка соответствия квалификации сотрудника требованиям данной должности) Цели оценки:

• -Оценка результатов деятельности и уровня квалификации специалиста.
• -Принятие решений, непосредственно связанных с изменением компенсационного пакета (подтверждение своего разряда, изменение разряда в большую или меньшую сторону)
• -Выявление потенциала, планирование деловой карьеры
• -Предоставление обратной связи от руководства, повышение трудовой мотивации
• -Планирование обучения персонала.
• -Принятие решений, связанных с развитием предприятия (изменение организационной структуры, обучение, расширение штата и пр.), с оценкой деятельности всего отдела или подразделения (выявление рабочих проблем)

Ежемесячная оценка сотрудников производится руководителем как подведение итогов месяца. До 3-го числа руководитель оценивает каждого своего сотрудника по трем блокам критериев (руководителей участков и отделов по четырем блокам критериев):

Блок А: Стандарты работы дисциплинарные Блок Б: Стандарты работы технологические Соблюдение установленной технологии (отсутствие ошибок).

Блок В: Стандарты работы поведенческие.

Блок Г: Стандарты организация работы отдела (для руководителей участков и отделов) Ежемесячно руководитель вносит предложение на рассмотрение комиссии об изменении квалификации, планирование обучения.

Предложение руководителя в период до 7-го числа текущего месяца обсуждается комиссией в составе: руководитель + зам. директора + директор по персоналу. Итоговое решение по предложенным изменениям принимается на основании его сравнения с результатами работы всего подразделения или отдела. персонал управление подразделение До выдачи заработной платы за прошедший месяц руководитель в обязательном порядке проводит собеседование с каждым своим сотрудником и озвучивает решение по изменению или не изменению квалификации или обучению. Аттестации подлежат все сотрудники предприятия со стажем работы на предприятии от 1 месяца (включая всех руководителей всех отделов и подразделений).

Аттестация может быть следующих видов:

• -по окончании испытательного срока
• -очередная
• -внеочередная

При приеме на работу или переводе на другую должность назначается срок проведения первой аттестации (не ранее одного месяца после фактического допущения к работе и не позднее 2-х недель после окончания испытательного срока).

Очередная аттестация проводится каждые 6 месяцев для следующих должностей: продавец-консультант, кассир, кладовщик, офис-менеджер, экспедитор. Для остальных должностей очередная аттестация проводится ежегодно. Внеочередная аттестация проводится по представлению непосредственного руководителя аттестуемого. Сам сотрудник также может заявить о своем желании пройти внеочередную аттестацию. В случае отказа непосредственного руководителя рекомендовать его к досрочно переаттестации, сотрудник с данным вопросом может обратиться к вышестоящему руководителю (через уровень), решение которого о допуске к аттестации является окончательным.

Результаты аттестации являются основанием для установления квалификационного разряда размера базовой части заработной платы (стоимости часа при почасовой оплате).

Порядок аттестации:

• 1 этап — заполнение аттестационного листа аттестуемым сотрудником. Ответственный — сотрудник отдела кадров.
• 2 этап — профессиональное тестирование. Для оценки сотрудников на таких должностях, как продавец, кассир, кладовщик, бухгалтер, инспектор по кадрам и др., используются профессиональные тесты (вопросники, состоящие из 10−50 вопросов, связанных в предметной деятельностью сотрудника). Ответственный за обновление вопросников, проведение тестирования и проверку тестов — директор по персоналу.
• 3 этап — анализ результатов работы за аттестуемый период. Ответственный — непосредственный руководитель (готовит характеристику на аттестуемого сотрудника).
• 4 этап — аттестационное собеседование. Для проведения аттестационного собеседования создается аттестационная комиссия (3−7 человек), в которую входят непосредственный руководитель аттестуемого сотрудника, руководитель подразделения, представитель Отдела кадров (постоянный состав), руководители смежных отделов, зам. генерального директора (переменный состав). Председатель аттестационной комиссии — представитель Отдела кадров.

Результаты аттестации доводятся под роспись до аттестуемого сотрудника не позже 1 недели после проведения аттестационного собеседования. Ответственный — непосредственный руководитель (при личной встрече непосредственный руководитель поясняет результаты аттестации, присвоенный разряд и соответствующую ему заработную плату, а также замечания и рекомендации аттестационной комиссии, персональные задачи на установленный период). Результатом аттестации может быть как повышение квалификационного разряда, так и его понижение, кроме того разряд может остаться неизменным.

По итогам аттестации формируется кадровый резерв предприятия (первые кандидаты на выдвижение и на вакантные должности в других подразделениях предприятия). Вся информация, полученная в результате аттестации сотрудника (в том числе результаты аттестации), является конфиденциальной и хранится в отделе кадров.

Квалификация — это совокупность знаний и практических навыков, позволяющих выполнять работы определенной сложности. По уровню квалификации рабочих можно разделить: на неквалифицированных, малоквалифицированных, квалифицированных и высококвалифицированных.

Обучение, процесс передачи и усвоения знаний, умений, навыков деятельности, основное средство подготовки человека к жизни и труду.

В организации ООО «Аккумуляторный Дом» происходит обучение персонала на рабочем месте и вне его. Обучение без отрыва от производства осуществляется в обычной рабочей обстановке: обучаемый использует настоящие рабочие инструменты, оборудование, документацию или материалы, которые он будет использовать и после завершения курса обучения. При этом обучаемый работник рассматривается как частично производительный работник (ПРИЛОЖЕНИЕ В).

Кроме обучения на рабочем месте, возможно сочетание обучения на рабочем месте и вне его.

• -опытное или эмпирическое обучение — обучение путем самостоятельной работы, но в некотором логическом порядке;
• -демонстрация и практика под руководством — обучающий показывает стажеру, как делать, затем обучающий дает возможность сделать это самому работнику, но под его руководством;
• -программируемое обучение — книга или машина, которая «ведет» читателя и периодически проверяет его знания постановкой вопросов;
• -обучение с помощью компьютера — собственно программируемое обучение путем взаимодействия с компьютером, использование сети Интернет;
• -обучение действием — обучение в ходе выполнения действий, например, участие вместе с другими в разработке проекта или группового задания, или работа «во втором составе» другого подразделения.

Согласно ст. 187 Трудового кодекса при направлении работника для повышения квалификации с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы.

Если же сотрудник направлен на учебу в другую местность, ему оплачиваются командировочные расходы в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки. Кроме того, за все время нахождения сотрудника в командировке ему следует выплачивать средний заработок (ст. 187 ТК РФ).

Если работник повышает квалификацию без отрыва (или с частичным отрывом) от производства, он получает заработную плату за фактически отработанное время (произведенную продукцию). В случае если работник совмещает обучение и труд, их совокупная продолжительность не должна превышать ежедневную норму рабочего времени, предусмотренную трудовым законодательством (ст. 91 ТК РФ), правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора.

Повышение квалификации может проходить либо в самой организации, либо в образовательных учреждениях повышения квалификации (ч. 2 ст. 196 ТК РФ). Согласно п. 8 Типового положения к ним относятся:

• -академии (за исключением академий, являющихся образовательными учреждениями высшего профессионального образования);
• -институты повышения квалификации (усовершенствования отраслевые, межотраслевые, региональные);
• -курсы (школы, центры) повышения квалификации, учебные центры службы занятости

Внутренние документы о направлении на повышение квалификации:

Согласно Письму Минфина России от 16.05.2002 N 04−04−06/88 основанием для направления работников на курсы повышения квалификации могут быть:

• -план обучения, в котором указываются причины и цели обучения сотрудников, а также их фамилии и должности (образец на с. 50);
• -приказ руководителя о направлении на повышение квалификации, в котором нужно обосновать производственную необходимость дополнительного образования сотрудника (внедрение нового оборудования, расширение производства и т. п.), а также указать, что он направлен на обучение по инициативе работодателя.

Приказ будет являться основанием для посещения работником учебных занятий.

Договор на оказание образовательных услуг. При направлении работников на повышение квалификации работодатель должен заключить договор с образовательным учреждением. Приложение к договору. К договору прилагаются:

• -учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещения;
• -ксерокопия лицензии на ведение образовательной деятельности образовательным учреждением.

По окончании обучения отработать на предприятии не менее одного Года. В случае увольнения по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТКРФ) до истечения одного года вернуть Работодателю израсходованные на обучение средства (стоимость оплаты по договору об оказании образовательных услуг от 25.10.2010 N 273) в сумме, пропорциональной неотработанному времени.