Концепция системы управления проектами

Управление проектами реализуется разными категориями людей в организации, не малую роль в их осуществлении играют и функциональные менеджеры. Они несут ответственность за людей, которые находятся в их подчинении.

Реализация проекта понимается как достижение поставленных целей путем изменения исходного состояния любой системы с затратой соответствующих ресурсов.

Увеличение доли нестандартной деятельности функциональных менеджеров «превращает» их в проект-менеджеров. В результате этой динамики функции проект-менеджмента стали включать такие элементы общего менеджмента:

• — финансовый менеджмент — обеспечение бюджетных ограничений; управление персоналом — определение профессионально-квалификационного состава, определение аппарата управления, мотивация и системы оплаты;
• — операционный менеджмент;
• — закупки и поставки — определение потребностей, выбор поставщиков в системе логистики;
• — технико-технологические аспекты управления — создание нового продукта, инжиниринг, управление качеством;
• — маркетинг — от предынвестиционной фазы до завершения проекта.

В современных условиях совокупность методов и средств управления проектами представляет собой высокоэффективную методологию управления инвестициями, позволяющую:

• — осуществить анализ инвестиционного рынка и сформировать инвестиционный портфель компании с его оценкой по критериям доходности, риска и ликвидности;
• — оценить эффективность инвестиций с учетом факторов риска и неопределенности в рамках обоснования инвестиций и бизнес-плана;
• — разработать стратегию формирования инвестиционных ресурсов компании с оценкой общей потребности в инвестиционных ресурсах, целесообразности использования привлеченных и заемных средств;
• — произвести отбор и оценку инвестиционной привлекательности конкретных проектов; оценить инвестиционные качества отдельных финансовых инструментов и отобрать наиболее эффективные из них;
• — осуществить планирование и оперативное управление реализацией конкретных инвестиционных проектов и программ;
• — организовать процедуру закупок и поставок, а также управление качеством проекта;
• — обеспечить эффективное осуществление инвестиционного процесса, включая управление изменениями и подготовку решений о своевременном закрытии неэффективных проектов и реинвестировании капитала;
• — организовать завершение проекта;
• — учесть психологические аспекты управления инвестициями.

Реализация вышеназванных действий позволяет сделать вывод о необходимости инвестиций для реализации проекта. Для инженерного проекта инвестиции, как правило, идут со стороны государства. Но бывают и частные компании, которые вынуждены брать средства у финансовых организаций.

Управляемыми параметрами проекта являются:

• — объемы и виды работ по проекту;
• — стоимость, издержки, расходы по проекту;
• — временные параметры, включающие сроки, продолжительности и резервы выполнения работ, этапов, фаз проекта; а также взаимосвязи работ;
• — ресурсы, требуемые для осуществления проекта, в том числе: человеческие или трудовые, финансовые ресурсы, материально-технические, разделяемые на строительные материалы, машины, оборудование, комплектующие изделия и детали, а также ограничения по ресурсам;
• — качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов проекта и прочее.

Основными участниками инновационного проекта являются:

Заказчик — будущий владелец и пользователь результатов проекта (юридические, физические лица);

Инвестор — юридические, физические лица, которые вкладывают деньги (заказчик и инвестор могут совпадать);

Проектировщик — разработчик проекта;

Поставщик — организация, которая обеспечивает материально-техническое обеспечение;

Руководитель проекта — юридическое лицо, которому заказчик делегирует полномочия по руководству работ по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта;

Команда проекта — специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью своевременного достижения плановых показателей.

К функциям инновационного инженерного проекта относятся следующие:

• — управление качеством проекта;
• — управление временем реализации (осуществляется посредством контроля за временем каждой фазы, контроль за графиком выполнения всех работ в целом);
• — управление стоимостью (осуществление постоянного наблюдения за рамками финансирования проекта и за тем, чтобы в будущем от его реализации была получена прибыль);
• — управление контрактами и поставками (включает информационно — рекламную работу, определение работы привлекаемых к контракту субъектов, подготовка контрактных предложений, подготовка документации и т. д.).

Методы управления выбираются той или иной компанией в зависимости от тех результатов, которые она хочет получить при задействовании определенных ресурсов. Классификация методов представлена в таблице 1:

Таблица 1 — Классификация некоторых методов, используемых при управлении инновационными проектами по применимости.

К основным критериям оценки инновационных инженерных проектов можно отнести следующие:

• — совместимость проекта с текущей стратегией;
• — соответствие проекта отношению предприятия к риску;
• — временный аспект риска;
• — соответствие проекта определенным потребностям рынка;
• — оценка доли ранка, общей емкости рынка, конкурентов;
• — возможный объем продаж;
• — соответствие проекта инновационной стратегии предприятия;
• — вероятность технического успеха;
• — стоимость и время разработки проекта;
• — отсутствие патентных нарушений;
• — наличие вредных воздействий продукта и процесса его производства на окружающую среду;
• — издержки производства и т. д.

Управлять сложными проектами без использования инструментальных средств перестали пару десятков лет назад: это нерентабельно и практически нереально. В настоящее время широко известны продукты Primavera, Artemis, Open Plan — прежде всего для управления проектами в строительстве и крупном сборочном производстве. Известен и положительный опыт их использования в России для проектов этого типа.

В программистских организациях широко известен MS Project, который стал стандартом де-факто в ИТ-индустрии: большинство инструментов планирования и даже проектирования имеют интерфейс к нему. Многие используют MS Project для отметки о выполнении работ в ходе проекта, для учета хода проекта и визуализации планов-графиков работ. Особенно перспективным стало такое направление его использования после выхода версии с репозиторием Central, в котором могут накапливаться данные по средним и большим проектам (тысячи и десятки тысяч работ). Некоторые компании — разработчики ПО для управления средними по размеру проектами используют пакеты Sure Track, Time Line и ABT Workbench.

Серия программных продуктов Primavera Enterprise, позволяет создать корпоративную систему управления проектами и включает ряд систем, работающих с единой базой данных, но предоставляющих различную функциональность. Ядром является программный продукт Primavera Project Planner for the Enterprise (P3e), предоставляющий обширный набор функций и предназначенный для групп планирования и служб мониторинга проектов, которые должны иметь возможность в любой момент вносить необходимые изменения по проектам — от переопределения технологии выполнения работ (последовательности и логики их выполнения) и сдвигов сроков, до перераспределения ответственных, а также решения ресурсных конфликтов.

Однако задачи удаленной работы с проектом не ограничиваются сбором информации от исполнителей. Когда ключевые участники проекта физически размещаемые в разных точках, должны слаженно работать и получать точные оперативные данные о прогрессе проекта, им на помощь приходит продукт Primavision, обеспечивающий on-line доступ к детальной информации по проекту. А, формируемый в полуавтоматическом режиме сайт проекта (Project Website), предоставит отчетную информацию по проекту для заказчиков и инвесторов.

Таким образом управление проектами в настоящее время возможно на коллективном уровне при помощи средств компьютерной техники. Это значительно упрощает работу и дает возможность экономить ресурсы и уменьшить срок исполнения проекта.