Задачи, принципы, функции и основные методы управления персоналом

Управление — это информационный обмен между объектом управления, находящемся в некой среде, и управляющим субъектом; либо при отсутствии локализованного управляющего субъекта — циркуляция информации по замкнутым контурам в самоуправляющейся системе в процессе её обмена со средой. Управление и отображение — взаимно вложенные понятия, поскольку управление — кольцевая замкнутость прямого и обратного отображения.

В любом управлении (в том числе управлении персоналом) возможна постановка всего двух задач.

• — Первая задача: мы хотим управлять объектом в процессе его функционирования сами непосредственно. Это задача управления.
• — Вторая задача: мы не хотим управлять объектом в процессе его функционирования, но хотим, чтобы объект — без нашего непосредственного вмешательства в процесс — самоуправлялся в приемлемом для нас режиме. Это задача самоуправления.

Полная функция управления в отношении какого-либо объекта (как и концепция управления) — иерархически упорядоченная последовательность разнокачественных действий, включающая в себя:

• — Опознавание факторов среды (объективных явлений), с которыми сталкивается интеллект, во всём многообразии процессов Мироздания.
• — Формирование стереотипа (навыка) распознавания фактора на будущее.
• — Формирование вектора целей управления в отношении данного фактора и внесение этого вектора целей в общий вектор целей своего поведения (самоуправления).
• — Формирование концепции управления и частных целевых функций управления, составляющих в совокупности концепцию, на основе решения задачи об устойчивости в смысле предсказуемости поведения.
• — Организация и реорганизация целесообразных управляющих структур, несущих целевые функции управления.
• — Контроль (наблюдение) за деятельностью структур в процессе управления, осуществляемого ими и координация взаимодействия разных структур.
• — Ликвидация существующих структур в случае ненадобности или поддержание их в работоспособном состоянии до следующего использования.

Субъект управления при принятии управленческих решений должен руководствоваться следующими правилами:

— Оценить состояние объекта управления.

Проанализировать:

• — Своё собственное состояние.
• — Состояние соседних взаимодействующих объектов.
• — Состояние окружающей среды.
• — Состояние управляющей структуры.
• — Указания или ограничения иерархически высших структур управления.
• — Использовать методологию на основе различения.

Управление персоналом заключается в формировании системы управления персоналом. Управление персоналом охватывает широкий спектр функций. Руководители и работники подразделений системы управления персоналом оценивают результативность труда персонала, деятельность подразделений системы управления, экономическую и социальную эффективность управления персоналом. А так же они обязаны соблюдать принципы управления персоналом. Принципы управления персоналом — это правила, основные положения и нормы, которым должны следовать руководители и специалисты в процессе управления персоналом. Принципы управления персоналом отражают требования объективно действующих экономических законов и закономерностей, поэтому и сами являются объективными. Принципов управления персоналом множество, но при всех условиях управление персоналом осуществляется на основе следующих традиционно утвердившихся в отечественных организациях принципах: научности, демократического централизма, плановости, первого лица, единства распорядительства, отбора, подбора и расстановки кадров, сочетание единоначалия и коллегиальности, централизации и децентрализации; линейного, функционального и целевого управления, контроля и исполнения решений и др. В процессе перехода к рыночной экономике руководители должны не только распознавать возможные выгоды и риск, не только развивать на базе имеющихся ресурсов соответствующие стратегии, но и управлять организационным процессом. А значит, использовать все доступные и приемлемые принципы управления персоналом:

— принцип системности и комплексности:

Система, подразумевающая объединение частей в целое, свойства которого могут отличаться от свойств, входящих в нее частей. Любая организация есть система. Рассмотрим, какие основные свойства включает в себя принцип системности. Неаддитивность — эффективность деятельности системы варьируется во времени и далеко не всегда равна алгебраической сумме эффектов частей в нее входящих. Например, прибыль промышленной фирмы при прочих равных внешних условиях изменяется в зависимости от эффективности работы входящих в нее подразделений, которая (при одной и той же формальной структуре организации и принципах стимулирования труда) определяется качеством персонала, стилями руководства, личными взаимоотношениями и т. д. Мультипликативность — это управляющие действия или стихийные процессы, направленные на умножение эффективности системы. Мультипликативность может быть как положительной, так и отрицательной. Отрицательная мультипликативность означает быстрое развитие деструктивных организационных процессов, система стремится к состоянию хаоса и постепенно саморазрушается. Положительной мультипликативности системы способствуют следующие факторы: относительная простота организации (и ее систем управления), соответствие коммуникативной структуры организации целям и задачам, качество персонала. Устойчивость — устойчивость системы может быть нарушена при обоснованном усложнении или упрощении организационной структуры. Адаптивность — способность организации приспосабливаться к новым внешним условиям, возможности саморегулирования и восстановления устойчивой деятельности. Адаптивные организации часто имеют органическую структуру, когда каждый субъект управления (подразделение, рабочая группа, работник) имеет возможность взаимодействовать с каждым.

Централизованность — речь идет о свойстве системы быть руководимой из какого-то единого центра, когда все части организации руководствуются командами из центра и пользуются заранее определенными правами. Цель централизации — увеличение синергии, улучшение координации, предотвращение ошибок на уровне работников. Негативные стороны централизации заключаются в снижении оперативности управления, уменьшения возможностей адаптации к новым условиям работы. Имеет несомненные преимущества при решении глобальных, стратегических задач, позволяет широко, масштабно распределять все виды резервов и ресурсов, но при этом неизбежно подавляется творческая инициатива исполнителей, не всегда оптимально решаются тактические задачи. Но в некоторых, чаще всего экстремальных, ситуациях принцип единоначалия совершенно незаменим. Децентрализация управления — это передача или делегирование прав и ответственности за ряд ключевых решений на нижние уровни управления организацией. Цель децентрализации — облегчение процессов принятия решений и инициатив на нижних уровнях управления. Оперативность руководства, высокая адаптивность организации к новым условиям. Негативные стороны децентрализации — обособленность частей, что часто ведет к конфликтам, ослаблению контроля и единства в действиях. Освобождает членов коллектива от постоянной опеки, эффективно стимулирует инициативу, полнее раскрывает потенциальные возможности личностей. Рядовой работник выполняет задание с удвоенной энергией, если ему предоставляется хотя бы минимальная степень действительного контроля ситуации. Совместимость — взаимоприспособляемость и взаимоадаптивность персонала в системе. На уровне предприятий нередко возникают противоречия интересов организации и потребностей ее персонала. Проблемам психологической совместимости членов коллектива групп также посвящено большое число научных работ.

• — принцип правовой защищенности — требует от руководителей предприятий знания действующего законодательства и принятия управленческих решений только с учетом соответствия этих решений, действующим правовым актом. Взаимодействие между предприятием, в лице руководителя предприятия, и работника зависит от многих правовых ограничений. Постоянно рождаются все новые и новые законы, меняются кодексы.
• — принцип делегирования полномочий — передача руководителем части своих служебных функций подчиненным без активного вмешательства в их действия. Принцип делегирования полномочий состоит в передаче руководителем части возложенных на него полномочий, прав и ответственности своим компетентным сотрудникам.

Преимущества делегирования полномочий:

• — возможность заниматься задачами, требующими личного участия руководителя;
• — сосредоточение на стратегических задачах и перспективных планах развития предприятия;
• — делегирование — лучший способ мотивации творческих и активных работников;
• — делегирование — лучший способ обучения;
• — делегирование — как способ профессиональной карьеры.

Принцип соответствия — определить соответствие работника занимаемой должности — задача не из легких. Обычно человек весьма высокого мнения о своих способностях и интеллекте. Значительно реже встречаются случаи недооценки своих возможностей, робости, застенчивости. Если человеку с хорошим образованием поручить выполнять рутинную канцелярскую работу, то значительная часть его знаний пропадет без пользы, а сам сотрудник будет стараться сменить место работы ради более интересной должности. Есть много методов помочь человеку в поисках его истинного места в коллективе, найти свое призвание. Японские менеджеры достигают этой цели путем ротации, т. е. перемещением сотрудника с одного места работы в другие структурные подразделения. Чаще всего эти перемещения производятся «по горизонтали», но иногда и с повышением в должности — «по вертикали». Многое дают система наставничества, когда к новичку прикрепляют опытного специалиста, и частые контакты руководителя со своими сотрудниками, иногда и в неофициальной обстановке. Выполняемая работа должна соответствовать интеллектуальным и физическим возможностям исполнителя — вот основа принципа соответствия.

• — принцип автоматического замещения отсутствующего — (болезнь, отпуск, командировка) — должен решаться автоматически на основе действующих служебных должностных инструкций и регулироваться формально.
• — принцип повышения квалификации — характерной чертой любого общества, стремящегося к процветанию, является повышенное внимание к системе образования. Реализация принципа обязательного повышения квалификации традиционно встречала сопротивление на всех уровнях управления — работники низших иерархических уровней отказываются от любых форм учебы и повышения квалификации. Принцип управления настоятельно требует обязательного повышения квалификации всех сотрудников, занятых в производственном процессе, независимо от занимаемой должности.

Методом обучения является ротация по службе, когда специалистов различного профиля перемещают на срок от трех месяцев до года из отдела в отдел. Ротация позволяет ознакомить сотрудников фирмы со многими сторонами деятельности предприятия, уяснить необходимость координации и взаимосвязи отделов. Необходимость ротации и постоянного повышения своего профессионального мастерства объясняется особенностями человеческой психики. Последние достижения в информационной технологии открывают новые возможности и при решении проблем повышения квалификации.

Принцип цели — проблема цели является центральной, она определяет и регулирует действия и является основным законом, подчиняющим себе все стороны управляющего воздействия.

Итак, один из важнейших принципов управления можно сформулировать так — каждое действие должно иметь ясную и определенную цель. Этот принцип распространяется на все виды управления и до тактики поведения личности на бытовом и межличностном уровнях.

Целями управления персоналом предприятия (организации) являются:

• — повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях;
• — повышение эффективности производства и труда, в частности достижение максимальной прибыли;
• — обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.

Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких задач, как:

• — обеспечение потребности предприятия в рабочей силе в необходимых объемах и требуемой квалификации;
• — достижение обоснованного соотношения между организационно-технической структурой производственного потенциала и структурой трудового потенциала;
• — полное и эффективное использование потенциала работника и производственного коллектива в целом;
• — обеспечение условий для высокопроизводительного труда, высокого уровня его организованности, мотивированности, самодисциплины, выработка у работника привычки к взаимодействию и сотрудничеству;
• — закрепление работника на предприятии, формирование стабильного коллектива как условие окупаемости средств, затрачиваемых на рабочую силу (привлечение, развитие персонала);
• — обеспечение реализации желаний, потребностей и интересов работников в отношении содержания труда, условий труда, вида занятости, возможности профессионально-квалификационного и должностного продвижения и т. п.;
• — согласование производственной и социальных задач (балансирование интересов предприятия и интересов работников, экономической и социальной эффективности);
• — повышение эффективности управления персоналом, достижение целей управления при сокращении издержек на рабочую силу.

Эффективность управления персоналом и наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом предприятия, познания механизма его функционирования, выбора наиболее оптимальных методов работы с людьми. Методы управления персоналом — способы воздействия на коллективы и отдельных работников в целях осуществления координации их деятельности в процессе функционирования организации. Наука и практика выработали три группы методов управления персоналом: административные, экономические и социально-психологические.

Административные методы базируются на власти, дисциплине, взысканиях и известны в истории, как методы кнута. Экономические методы основываются на правильном использовании экономических законов и по способам воздействия известны, как методы пряника. Социально-психологические методы основаны на способах мотивации и морального воздействия на людей и известны, как методы убеждения.

Административные методы ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувства долга, стремление человека трудится в определенной организации, культура трудовой деятельности. Эти методы отличает прямой характер воздействия: любой регламентирующий и административный акт подлежит обязательному исполнению. Для административных методов характерно их соответствие правовым нормам, а также актам и распоряжениям вышестоящих органов управления.

Управленческое воздействие экономических и социально-психологических методов носит косвенный характер. Нельзя рассчитывать на автоматическое действие этих методов и трудно определить силу их воздействия на конечный эффект.

Административные методы управления основываются на отношениях единоначалия, дисциплины и ответственности, осуществляются в форме организационного и распорядительного воздействия. Организационное воздействие направлено на организацию процесса производства и управления и включает организационное регламентирование, организационное нормирование и организационно-методическое инструктирование. Организационное регламентирование определяет то, чем должен заниматься работник управления, и предоставлено положениями о структурных подразделениях, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделений и служб организации и их руководителей. На основе положений составляется штатное расписание данного подразделения, организуется его повседневная деятельность. Применение положений позволяет оценивать результаты деятельности структурного подразделения, принимать решения о моральном и материальном стимулировании его работников. Организационно-методическое инструктирование осуществляется в форме различных инструкций и указаний, действующих в организации. В актах организационно-методического инструктирования даются рекомендации для применения тех или иных современных средств управления, учитывается ценный опыт, которым обладают работники аппарата управления.

К актам организационно-методического инструктирования относят:

• — должностные инструкции, устанавливающие права и функциональные обязанности управленческого персонала;
• — методические указания, описывающие выполнение комплекса работ;
• — методические инструкции, которые определяют порядок методы и формы работы для решения отдельных задач;
• — рабочие инструкции, определяющие последовательность действий, из которых состоит управленческий процесс. В них указывается порядок действий для выполнения процессов оперативного управления.

Акты организационного регламентирования, нормирования и организационно-методического инструктирования являются нормативным. Они издаются руководителем организации, а в случаях предусмотренных действующим законодательством, — совместно или по согласованию с соответствующими общественными организациями и обязательны для подразделений, служб, должностных лиц, и работников, которым они адресованы.

Распорядительное воздействие выражается в форме приказа, распоряжения или указания, которые являются правовыми актами ненормативного характера. Они издаются, чтобы обеспечить соблюдение, исполнение и применение действующего законодательства и других нормативных актов, а также для придания юридической силы управленческим решениям. Приказы издаются линейным руководителем предприятия. Распоряжения и указания издаются руководителем производственной единицы, подразделения, службы организации, начальником функционального подразделения. Приказ — это письменное или устное требование руководителя решить определенную задачу или выполнить определенное задание. Распоряжениеэто устное или письменное требование к подчиненным решить отдельные вопросы, связанные с решением задачи или задания. Распорядительное воздействие чаще, чем организационное, требует контроля и проверки исполнения, которые должны быть четко организованны. С этой целью оно устанавливает единый порядок учета, регистрации и контроля за выполнение приказов, распоряжений и указаний.

Экономические методы управления — это элементы экономического механизма, с помощью которого обеспечивается прогрессивное развитие организации. Важнейшим экономическим методом управления персоналом является технико-экономическое планирование, которое объединяет и синтезирует в себе все экономические методы управления. С помощью планирования определяется программа деятельности организации. После утверждения планы поступают линейным руководителям для руководства работой по их выполнению. Каждое подразделение получает перспективные и текущие планы по определенному ряду показателей. Плановое ведение хозяйства является главным законом функционирования любой организации, которая имеет четко разработанные цели и стратегию их достижения. В рыночной экономике проявление экономических методов имеет иной характер, чем в административной экономике. Для достижения поставленных целей необходимо четко определить критерий эффективности и конечные результаты производства и виде совокупности показателей, установленных в плане экономического развития. Таким образом, роль экономических методов заключается в мобилизации трудового коллектива на достижение конечных результатов.

Социально-психологические методы основаны на использовании социального механизма управления (система взаимоотношений в коллективе, социальные потребности и т. д.). Специфика этих методов заключается в значительной доле использования неформальных факторов, интересов личности, группы, коллектива в процессе управления персоналом. Социально-психологические методы — это способы осуществления управленческих воздействий на персонал, базирующийся на использовании закономерностей социологии и психологии. Объектом воздействия этих методов являются группы людей и отдельные личности. По масштабу и способам воздействия этот метод можно разделить на две основные группы: социологические методы, которые направлены на группы людей и их взаимодействие в процессе трудовой деятельности; психологические методы, которые направлены наличность конкретного человека. Такое разделение достаточно условно. Так как в современном общественном производстве человек всегда действует не изолированно, а в группе разных по психологии людей. Однако эффективное управление человеческими ресурсами, состоящими из совокупности высокоразвитых личностей, предполагает знание как социологических, так и психологических методов управления персоналом. Социологические методы играют важную роль в управлении персоналом, они позволяют установить назначение и место сотрудников в коллективе, выявить лидеров и обеспечить их поддержку, связать мотивацию людей с конечными результатами производства, обеспечить эффективные коммуникации и разрешение конфликтов в коллективе. Социальное планирование обеспечивает постановку социальных целей и критериев, разработку социальных нормативов и плановых показателей, достижение конечных социальных результатов. Социологические методы управления персоналом составляют научный инструментарий в работе с персоналом. Они представляют необходимые данные для подбора оценки, расстановки и обучения персонала. И позволяют обоснованно принимать кадровые решения.

• — анкетирование позволяет собирать необходимую информацию, путем массового опроса людей с помощью анкет;
• — интервьюирование предполагает подготовку до беседы сценария, затем, в ходе диалога с собеседником, — получение необходимой информации;
• — социометрический метод незаменим при анализе деловых и дружеских связей в коллективе;
• — метод наблюдения позволяет выявить качества сотрудников, которые подчас обнаруживаются лишь в неформальной обстановке;
• — собеседование является распространенным методом при деловых переговорах, приеме на работу, воспитательных мероприятиях, когда в неформальной беседе решаются небольшие кадровые задачи.

Психологические методы играют важную роль в работе с персоналом, так как направлены на конкретную личность рабочего или служащего и, как правило, строго персонифицированы и индивидуальны. Главной их особенностью является обращение к внутреннему миру человека, его личности, интеллекту, образам и поведению, чтобы направить внутренний потенциал человека на решение конкретных задач организации. Психологическое планирование составляет новое направление в работе с персоналом по формированию эффективного психологического состояния коллектива организации. Оно исходит из необходимости концепции всестороннего развития личности человека, устранения негативных тенденций деградации отсталой части трудового коллектива. Психологическое планирование предполагает постановку целей развития и критериев эффективности, разработку психологических нормативов, методов планирования психологического климата и достижения конечных результатов. К наиболее важным результатам психологического планирования следует отнести:

• — формирование подразделений (команд) на основе психологического соответствия сотрудников;
• — комфортный психологический климат в коллективе;
• — формирование личной мотивации людей исходя из философии организации;
• — минимизацию психологических конфликтов (скандалов, обид, стрессов, раздражений);
• — разработку служебной карьеры на основе психологической ориентации работников;
• — рост интеллектуальных способностей членов коллектива и уровня их образованности;
• — формирование корпоративной культуры на основе норм поведения и образов идеальных сотрудников.

Целесообразно, чтобы психологическое планирование выполняла профессиональная психологическая служба организации, состоящая из социальных психологов.