Организация закупочной деятельности на ОАО «ВИЛС»

Важнейшим условием выполнения плана производства товаров и формирования необходимого размера товарных запасов является обеспечение поступления сырья на металлургическое предприятие. Закупочное подразделение является организационной единицей, которая закупает материалы или заказывает услуги для одного или для нескольких производственных подразделений.

С 1995 года в правовом отношении закупочное подразделение является ответственным за все операции закупки. Внутри закупочное подразделение делиться на группы (бюро) закупок, отвечающие за оперативную деятельность по отношению к соответствующему классу закупаемых материалов.

К каждому закупочному подразделению приписываются цехи, заказывающие и использующие материалы и услуги, а также склады, по которым учитываются запасы материалов.

Содержание деятельности по закупкам включает в себя: разработку принципов выбора материалов; предоставление заявок; определение общей потребности в закупках; работу с поставщиками; входной контроль, приемку, хранение и обеспечение подразделений завода материалами.

Общее руководство и координацию работ по материально-техническому обеспечению осуществляет коммерческий директор.

Управление материально-техническим снабжением осуществляют отделы: снабжения, главного энергетика, оборудования, ЖДЦ и информационных технологий.

Отдел снабжения (ОС) обеспечивает всеми видами сырья, различного рода металла, топлива, вспомогательных, малоценных и быстроизнашивающихся материалов для производства.

Отдел оборудования обеспечивает действующие цехи запчастями к электрическому оборудованию и контрольно-измерительными приборами, узлами для механического оборудования, сменным оборудованием и запчастями для ремонта, нестандартным оборудованием по заявкам подразделений предприятия. Отдел информационных технологий (ОИТ) обеспечивает средствами связи, оргтехникой и программным обеспечением.

Отдел главного энергетика (ОГЭ) обеспечивает электроэнергией, природным газом, водой и тепловой энергией.

Железнодорожный цех осуществляет закупку ж/д тарифа, оплату за поставку и уборку вагонов МПС.

Специализация закупочных подразделений представлена в табл.2.

Таблица 2 Специализация закупочных подразделений.

Порядок действий с поступающими на завод материалами должен обеспечивать своевременное снабжение подразделений материальными ресурсами установленного качества, в необходимом количестве и ассортименте с целью ритмичного выпуска готовой продукции, отвечающей требованиям стандартов и потребителей.

Каждое закупочное подразделение использует АРМ работника (исполнителя), где производится ввод и корректировка исходных данных. Также исполнителю доступна информация с АСУ ППП. Ответственными за внесение информации являются все подразделения предприятия, имеющие разрешение вводить и корректировать данные в АСУ ППП. Просмотр информации возможен лицам, имеющим разрешение (пароль). Пароль присваивается и выдается работником ОИТ и меняется ежемесячно.

Автоматизированное Рабочее Место работника закупочного подразделения:

• 1. «АСУ-поступление» — работа с накладными
• — ввод поставщиков, плательщиков тарифа, цен по группам
• — ввод поставщиков, плательщиков тарифа, цен
• — корректировка поставщиков, плательщиков тарифа, цен
• — ввод номера счета в накладные
• — корректировка номера счета в накладные
• — просмотр накладных на поступившие грузы
• — формирование рапортов поступивших грузов за период
• 2. Справки по контрагенту
• — справка взаимной задолженности
• — справка о ходе оплаты
• — реестр счетов кредитора
• — предоплата поставщикам
• — ведомость поступления документов
• — реквизиты контрагента
• 3. Просмотр договоров
• 4. Просмотр заказов
• 5. Просмотр счетов кредиторов
• 6. Наличие металлопродукции на складах

Подразделения завода подают заявки на закупку необходимой продукции в соответствующие отделы. Годовые заявки на закупку ТМЦ на плановый год подаются в ноябре текущего года. Заявки на закупку ТМЦ на плановый месяц подаются до 10 числа текущего месяца на материалы перевозимые по линии МПС, на остальные материалы заявки подаются к 20 числу. Заявки представляются по утвержденной форме, увязанными с производственной программой и с учетом норм расхода. При необходимости к заявке прилагают пояснительную записку, расчеты, проектную документацию на оборудование с подробным указанием технических характеристик.

Заявки на сырье, материалы, оборудование необходимые для проведения научно-исследовательских работ и внедрения новой техники, согласовываются с техническим отделом.

Заявки на приобретение контрольного, измерительного и испытательного оборудования согласовываются с центральной лабораторией метрологии (ЦЛМ).

ОС, ОГЭ, отдел оборудования, ОИТ проверяют состав заявок, правильность расчетов и соответствие нормативной документации, определяют общую потребность в закупках для обеспечения выполнения производственной программы с учетом норм расхода.

Расчеты годовой потребности закупок с распределением объемов по месяцам, кварталам, поставщикам утверждает коммерческий директор.

Месячные заявки подразделений проверяются на соответствие нормам ПЭО.

При формировании плана закупок, производится расчет складских остатков на начало планового периода на основании:

• — фактических запасов на число.
• — планируемых поступлений до начала планового периода.
• — планируемого расхода сырья и материалов до начала планового периода.

Анализ поступления сырья на металлургический завод приведен в табл.3.

Таблица 3 Анализ поступления сырья на металлургический завод (млн.).

Исходя из анализа, устанавливают в каком объеме закупалось сырье в отчетном и прошлых годах и какие имеются возможности расширения их закупки в будущем. После данного анализа проводится анализ равномерности поступления сырья по отдельным периодам (месяцам, неделям). Такой анализ проводится в целом по предприятию и в разрезе отдельных групп.

Результаты проведенного анализа используются в процессе всех последующих этапов планирования поступления и закупки сырья.

Поступление материалов на завод в ж.д.транспорте Приемку материалов, поступивших на завод, по количеству осуществляют мастера, бригадиры по перемещению грузов и другие работники ЦПП и других цехов, отвечающие за складирование и хранение материалов.

Диспетчерская служба ЖДЦ, получив уведомление о прибытии груза со станции, своевременно ставит об этом в известность диспетчера ЦПП, диспетчер ЦПП ставит в свою очередь в известность Дежурного отдела безопасности, а ДОБ сообщает сотруднику охраны о прибытии груза. Диспетчер ЦПП, по прибытию груза, производит опись всех вагонов МПС на подъездных путях к станции, смотрит состояние груза в открытых вагонах, состояние пломб закрытых вагонов и дает назначение о передаче груза для разгрузки диспетчеру ЖДЦ. В необходимых случаях диспетчер ЦПП согласовывает назначение груза для разгрузки с начальником цеха-получателя (начальником смены) или вызывает представителя цеха-получателя (службы, отдела) на станцию «Металлургическая» для решения вопроса о назначении разгрузки поступившего материала (груза). Диспетчерская служба ЦПП ведет учет всех поступающих материалов в «Журнале прибытия и оформления грузов» и «Книге учета материалов ЦПП» .

Поступившие вагоны и цистерны с грузом взвешивают на вагонных железнодорожных весах. Вагоны с ферросплавами, металлоломом, углем и огнеупорами подвергаются 100% перевеске.

В случае весовой недостачи груза, диспетчерская служба ЦПП, в соответствии с инструкцией по приемке грузов № П-6 составляет «Акт о недостаче продукции» в 3-х экземплярах, который не позднее суток передается в юридический отдел для предъявления претензии поставщику на взыскание денежных сумм за недостачу груза.

После перевески поступивших грузов выписывается приходный ордер на ТМЦ, акт о приемке оборудования по весу и количеству с заведением его в АСУ завода в течение суток.

Диспетчер ЦПП после окончания выгрузки материалов (слив цистерн) немедленно дает заявку ЖДЦ на вывод порожних вагонов (цистерн). Диспетчер ЦПП регистрирует в книге учета поступивших грузов следующие данные:

• — время поставки вагонов (цистерн) под разгрузку;
• — время окончания разгрузки;
• — фамилию лица, ответственного за разгрузку;
• — время выдачи заявки ЖДЦ на вывод порожних вагонов, цистерн

Приемка и выгрузка непосредственно вагонов с ферросплавами осуществляется по следующей инструкции:

По прибытии вагона на завод диспетчер ЦПП сообщает службе безопасности о прибытии вагона, которая берет его под охрану. Выгрузка осуществляется грузчиками ЖДЦ в присутствии материально-ответственного лица, который контролирует полноту, качество выгрузки и очистку вагона. После выгрузки вагона с ферросплавами в контейнера отбирается проба на химический анализ. Проба отбирается работниками технического контроля. Контейнера перевешиваются в присутствии лиц служебного наряда ОВО и перемещаются в огороженный периметр открытой площадки склада сплавов. Бригадир по перемещению сырья склада делает запись в журнале кладовщика с указанием номера контейнера, марки, вес, анализ по сертификату, анализ заводской лаборатории, дата поступления.

Выгрузка на цеховые и предцеховые склады производится только в присутствии ответственных работников цеха-получателя.

Начальник цеха-получателя или начальник смены немедленно организовывают выгрузку материалов, а после окончания выгрузки сообщают об этом диспетчеру ЦПП. Выгрузка осуществляется согласно утвержденной схеме складирования в определенное для каждого вида продукции место строго по партиям, маркам, в условиях исключающих смешивание. К каждой партии продукции обеспечивается свободный доступ для осмотра и отбора проб на контроль.

Начальник ЦПП осуществляет ежесуточный контроль за приемкой, складированием и хранением материалов, выполнением работ по погрузке материалов на внутризаводской транспорт и доставкой в цехи в соответствии с графиком.

Порядок приемки материалов, поступающих автотранспортом Весь автотранспорт с товароматериальными ценностями допускается на завод через товарно-материальную проходную с отметкой в материальном бюро пропусков. Результаты взвешивания на авто весах автомашины с грузом, весовщик записывает в журнал, отмечает на путевом листе, и направляет машину на участок внешней приемке для отбора проб и приемки материала по качеству.

Мастер ЦПП осматривает и регистрирует груз в журнале, определяет и сообщает место выгрузки водителю, определяет ответственного работника, которому нужно принять груз.

После выгрузки при отсутствии замечаний по количеству и качеству, лицо, ответственное за приемку материалов, делает отметку о приемке в накладной.

После выгрузке водитель сдает накладные в цеховую бухгалтерию для приходования и оплаты счетов.

Хранение и складирование материалов Поступившие материалы в зависимости от их свойств и назначений хранятся на специально оборудованных площадках, в закрытых складских помещениях и в специально оборудованных емкостях, раздельно по наименованиям, партиям, маркам и размерам. В местах хранения вывешены схемы выгрузки и/или планы расположения материалов и указатели вида (марка, сорт) В настоящее время на заводе имеются 19 крупных и более 50 мелких складов, Каждый склад, в зависимости от того, для выгрузки какой продукции он предназначен, имеет ту или иную характеристику.

При длительном хранении и частичном расходовании материала идентификационные признаки сохраняются и восстанавливаются. Хранение обезличенной продукции не допускается.

При складировании и хранении материалов на складах приняты меры, исключающие порчу, утерю и смешивание материалов (тары, упаковки), обеспечено соблюдение мер противопожарной безопасности и правил техники безопасности. Условия хранения соответствуют требованиям нормативной документации на конкретный вид продукции.

На каждую поступившую партию материалов кладовщик (бригадир склада) выписывается приходный ордер и делается запись в журнале приходования материалов, в котором указывается: дата поступления, наименование и марка материала, поставщик, номер вагона (машины, контейнера), количество материала, номенклатурный номер. Все данные заносятся в течение суток в АСУ ППП. (с подъездными путями АСУ ППП — Автоматизированная система управления производства и поставки продукции).

Обеспечение подразделений завода материалами осуществляется в соответствии с их заявками, обоснованными технологией производства, в которых указывается нормативная документация (ГОСТ, ТУ) на заявленный материал, марка, класс, сорт и др. В производство допускаются материалы, заявленного качества, разрешённые к использованию по результатам входного контроля участком внешней приемки ОТК. В случае вынужденной замены и предложения материала, не предусмотренного технологическими инструкциями (марка, класс, сорт материала отличается от указанного цехом в заявке), отдел снабжения информирует об этом цех-потребитель, ЦЗЛ и ОТК. Если материалы имеют отклонения по перечисленным выше нормам, но могут использоваться в производстве, ЦЗЛ оформляют временное разрешение на допуск данных материалов в производство.

Доставка материалов с заводских складов в подразделения осуществляется в соответствии с графиками по заявкам подразделений и на основании оформленной и подписанной накладной межскладского перемещения, которая предъявляется кладовщику. Материально ответственные лица цехов-потребителей ежедневно до 9−00 утра сдают бригадирам по перемещению продукции заявки на материалы, требуемые к доставке в цех на следующий день.

Доставку материалов цехам осуществляют централизованным методом под контролем мастеров (диспетчеров) ЦПП и бригадиров по перемещению сырья.

Снабжение цехов смазочными материалами осуществляют централизованно автотранспортом по ежедневной заявке цехов. Масло для калибровочного и крупносортного цехов подают цистерной.

Заправка автотранспорта производится круглосуточно через автоматические раздаточные колонки ЦПП в соответствии с установленным порядком.

Снабжение цехов вспомогательными материалами осуществляют две внутризаводские экспедиции с выполнением погрузочно-разгрузочных работ.

Контроль уровня запасов на складах — работники ЦПП осуществляют круглосуточный контроль за поступлением на завод материалов, движением их внутри завода и наличием материалов на заводских складах. Ежедневно диспетчерской службой формируется справка о поступлении и остатках основного сырья на 8 часов утра. Регистрация данных о их движении и выдаче в производство осуществляются в рабочих журналах. Отдел снабжения для обеспечения ритмичной работы цехов должен поддерживать на заводских складах установленный неснижаемый запас материалов в соответствии с нормами утвержденных приказом о неснижаемых запасах. Начальник ЦПП обязан своевременно информировать отдел снабжения о необходимости накопления на складах нужного количества соответствующих материалов. Поставка материалов должна осуществляться по согласованному графику во избежание отсутствия фронтов выгрузки и мест для складирования.

Анализ остатков — Ежегодно проводить анализ по немобильным остаткам и определять нормы неснижаемых запасов на складах для обеспечения бесперебойного производства. На основании проведенного анализа утверждаются нормы неснижаемых запасов в форме приказа по заводу.

Приказом по заводу проводится инвентаризация складских остатков, не менее двух раз в год. Возможно, проведение инвентаризации на отдельно взятом складе, по отдельно выбранному материалу. На основании результатов инвентаризации и выявленных расхождениях принимается решение и выпускается протокол результатов инвентаризации.