Комплексная автоматизированная обработка информации

Для проведения комплексной автоматизированной обработки информации требуется объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

автоматизации процессов сбора, хранения и выдачи данных;

использования устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

интеграции обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

объединения технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

использования всего комплекса технических средств обработки информации;

перехода к единой системе обработки всех видов информации.

Комплексная система обработки информации Она включает:

терминальные устройства;

устройство оптического распознавания обозначений;

устройство автоматизированной обработки текстовой информации;

ЭВМ;

Фотокамеру для быстрого обновления информации на микрофишах;

Фотокамеру для микрофильмирования больших объемов информации;

Фотокамеру для микрофильмирования информации, поступающей из ЭВМ;

Устройство автоматизированного хранения и выдачи информации;

Дубликатор для получения копий микрофильмов и микрофишей;

Печатающее устройство с микрофильмов и микрофишей с увеличением изображения;

Печатающее устройство ЭВМ;

Устройство для чтения микрофильмов и микрофишей;

Автоматизированную систему хранения и выдачи информации;

Средства доведения информации до пользователя.

Комплексная система может включать также графические цветные дисплеи для обработки графической информации, а также фотонаборный автомат, позволяющий преобразовывать отредактированную и хранящуюся в памяти ЭВМ информацию в фотоформы, с которых затем получают твердые формы для печати.

Устройство автоматизированной обработки текстовой информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных.

Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ.

Составлять и редактировать текст может только человек, взаимодействующий с устройством обработки текстовой информации. ЭВМ используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Обычно секретарь-машинистка пользуется электронной пишущей машинкой со встроенным каналом связи и композером с экраном, которые подключаются к ЭВМ с дисковой памятью, где формируется база данных коллективного пользования.

В результате появляется возможность посредством внутренней связи объединить всех секретарей-машинисток в центры операторов-машинисток, которые, оставаясь на своих рабочих местах, получают возможность быстро обмениваться информацией со всеми взаимосвязанными управленческими звеньями, обеспечивать переработку текстовой информации для всех центральных служб, включая службы планирования и маркетинга.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации стали широко использоваться не только операторами-машинистками, но и руководителями всех уровней, которые на выведенном на экран документе делают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их действий, ускоряет процесс подготовки управленческих решений.

Использование диктофонной техники, установленной в центре автоматизированной обработки текстовой информации, облегчает администратору подготовку любых документов, поскольку, подключившись к центру по телефонной или селекторной связи и продиктовав материал, он в кратчайшие сроки может получить его распечатку или перевод на иностранный язык и использовать по назначению.