Сущность и назначение анализа в менеджменте

Аналитико-синтетическая деятельность человека является необходимым условием его жизни. Однако анализ работы предприятия возник и стал возможным лишь со становлением функции учета, и особенно ее составной части — бухгалтерского учета. Учет фиксирует факт достижения результата, состояния процесса, появления какой-либо ситуации. Анализ должен оценить полученный результат, установить закономерности развития процессов и явлений, их зависимость от различных влияющих факторов.

Анализ является неотъемлемой работой менеджеров в процессе принятия управленческих решений, планирования, организации, контроля и стимулирования. Анализ призван повысить достоверность учетной информации, объективно, рационально и реально представить протекание процессов и полученных результатов.

Поскольку предприятие работает в изменчивой внешней среде, то политический и коммерческий риск для него — категория объективная и доставляющая массу хлопот. Предусмотреть возникновение угроз со стороны внешней среды и преодолеть возникшие трудности с наименьшим риском можно лишь на основе объективного анализа.

Виды деятельности, включаемые по функциональному признаку в анализ, так широки, что для того, чтобы увидеть их в соответствующей перспективе, мы должны их рассмотреть на основе существующих понятий и определений.

Основные понятия.

В историческом плане функция анализа сформировалась на основе политической экономии как экономический анализ. Экономический анализ направлен на хозяйственные процессы предприятия (различных видов и собственности), их конечные результаты, которые сложились под воздействием объективных и субъективных факторов, получающие отражение через систему экономической информации.

Отсюда следует, что предметом деятельности экономического анализа являются:

• а) хозяйственные процессы и их конечные результаты, сложившиеся в результате влияния объективных внешних факторов;
• б) хозяйственные процессы и конечные результаты, складывающиеся в результате воздействия субъективных (внутренних) факторов;
• в) хозяйственные процессы и их результаты, складывающиеся под воздействием объективных и субъективных факторов, получившие соответствующее отражение в системе экономической информации.

Вышеназванные объекты (предметы) экономического анализа определяют широкую сферу назначения аналитической работы в процессе управления. К числу важнейших назначений анализа можно отнести:

• · отражение потребностей предприятия и условий (ограничений и возможностей), создаваемых внешней средой;
• · формирование исходных данных о состоянии внешних факторов и внутреннем потенциале;
• · оценку реального выполнения плановых заданий и соблюдения стандартов (нормативов);
• · оценку эффективности использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов (отдельно и в совокупности);
• · выявление и оценку использования внутренних резервов (на всех стадиях производственного процесса);
• · установление величины отклонений контролируемых параметров в производственно-хозяйственных процессах предприятия;
• · осознание и установление симптомов затруднений или имеющихся возможностей, сопоставление альтернативных вариантов и их оценка в процессе принятия решений.

Эти направления анализа взаимозависимы и взаимосвязаны. Например, разработка плана (стратегического, тактического или оперативного) представляет собой процесс подготовки и принятия решения относительно соответствующего плана.

В связи с разделением бухгалтерского учета на две составляющие — управленческий учет и финансовый учет — выделилась сфера функции анализа с соответствующим названием — управленческий анализ и финансовый анализ.

Управленческий анализ базируется на данных управленческого учета. Предметом его деятельности являются производственные затраты, связанные с процессами приобретения ресурсов, производства и реализации в необходимых для предприятия параметрах. Результаты анализа используются в оперативном, тактическом и стратегическом планировании.

Управленческий анализ охватывает различные аспекты внутрихозяйственной деятельности предприятия и имеет различное назначение (рис. 1).

Финансовый анализ обеспечивает аналитической информацией как руководство предприятия (внутрихозяйственный финансовый анализ), так и внешних субъектов, заинтересованных в деятельности предприятия (кредиторы, поставщики, покупатели, налоговые органы, акционеры) и имеющих какие-либо отношения к предприятию (аудиторы, консультанты, профсоюзы и т. д.).

Рис. 1. Назначение управленческого и финансового анализа.

Предметом финансового анализа являются процессы и результаты финансовой деятельности предприятия. Назначение финансового анализа многогранно (см. рис. 1.). Оно зависит от внутренних и внешних потребностей различных субъектов хозяйствования.

Специфическим видом экономического анализа является функционально-стоимостной анализ (ФСА). ФСА представляет собой особый метод системного анализа функций изделия, производственного процесса, управленческого процесса, оргструктуры управления, направленный на минимизацию затрат в различных сферах и повышение эффективности использования ресурсов. ФСА основан на системном исследовании потребительских свойств предмета (объекта) анализа и связанных с ним фактических затрат.

Исходной информацией для анализа являются расходы на выполнение полезных функций предметом и набор характеристик (технических, экономических, организационных, социальных), определяющих его назначение и полезность.

Предметом (объектом) ФСА является система, имеющая определенную конкретную функциональную структуру. К таким объектам можно отнести:

• · изделие;
• · конструкторскую и технологическую подготовку производства;
• · внедрение механизации и автоматизации;
• · управление качеством;
• · использование основных фондов, материальных и трудовых ресурсов;
• · организацию труда и производства;
• · снабжение и сбыт;
• · организацию управления;
• · финансово-хозяйственную деятельность и др.

ФСА базируется на присущей только ему основе и собственных, свойственных ему принципах, что дает право рассматривать его как отдельный вид анализа.

Из рассмотренного выше материала можно сделать вывод: экономический анализ, финансовый анализ и управленческий анализ представляют собой разновидности аналитической деятельности менеджеров, между которыми трудно провести четкое разграничение. Взаимопроникновение этих разновидностей анализа происходит н основе использования общих показателей, формируемых бухгалтерским (финансовым и управленческим), статистическим и оперативным учетом, а также информацией, которая не подлежит специальному учету, но используется в процессе управления.

Для раскрытия функции анализа как вида управленческой деятельности необходимо рассмотреть ее на основе других классификационных признаков.

Классификация видов анализа.

Нас будет интересовать содержание процесса анализа, направленность процесса анализа на конкретные объекты, время проведения анализа, назначение анализа.

В теории и практике менеджмента принято выделять по указанным признакам следующие виды анализа. По содержанию стадий (периодов) процесса анализа выделяют: оперативный анализ; текущий (ретроспективный) анализ; перспективный (прогнозный, предварительный) анализ.

Оперативный анализ используется для организации решения комплексных задач управления (организации работы группы), а также процесса принятия и реализации управленческих решений. Значительная часть оперативной аналитической информации используется в функции организации.

Текущий (ретроспективный) анализ охватывает информацию, отражающую итоги деятельности анализируемых объектов за тот или иной период. Основное его назначение — анализ состояния или результата контролируемых объектов или параметров. Аналитическая информация служит для осуществления эффективного контроля.

Перспективный анализ направлен на оценку будущего поведения факторов внешней среды и оценку соответствия внутреннего потенциала требованиям внешней среды. Он является источником информации для планирования. Эффективным подходом анализа внешней среды, который широко используется в практике, выступает SWOT-анализ. Этот метод нацелен на анализ внешней и внутренней среды предприятия и предназначен для выявления связей между сильными и слабыми сторонами, свойственными организации, а также между угрозами и возможностями, которые предоставляет внешняя среда организации.

Для определения своих стратегических позиций предприятию важно знать поведение внешней среды и уровень ее нестабильности. Такой анализ проводится с помощью метода, получившего название «шкала И. Ансоффа» .

По времени проведения можно выделить следующие виды анализа:

• 1. периодический годовой;
• 2. квартальный;
• 3. месячный;
• 4. декадный;
• 5. ежедневный;
• 6. сменный;
• 7. разовый;
• 8. непериодический.

Функции анализа присущи все планово-учетные периоды, характерные для процессов управления.

По назначению и полноте анализируемых объектов или параметров могут быть:

• · полный анализ всей хозяйственной деятельности, т. е. экономический, управленческий и финансовый;
• · локальный анализ деятельности отдельных объектов. Он проводится в рамках экономического анализа для обеспечения информацией функций организации и контроля;
• · тематический анализ отдельных параметров контролируемых объектов. Разумеется, мы рассмотрели возможный срез аналитической деятельности, а не отдельные виды анализа. Срез показывает лишь отдельную сторону сложной деятельности менеджеров по анализу ситуаций, возникающих на предприятии. На практике отдельные виды анализа (кроме ФСА) в чистом виде встречаются редко. Однако знание признаков, характеризующих многогранность функции анализа, необходимо для его организации и использования соответствующих методов.

Для дальнейшего рассмотрения (определения цели и принципов) функции анализа мы будем придерживаться классификации по содержанию стадий процесса управления, т. е. деления анализа на перспективный, оперативный и текущий. Именно такое деление позволяет нам рассмотреть анализ в отношении уровней управления, процесса принятия решений и взаимосвязи с другими функциями управления.