Элементы системы ТМ и управление ими в эффективной деятельности руководителя

Элемент системы.

Направления и методы управления.

Постановка целей.

Создание у сотрудников высокого уровня ТМ-мотивации, чувства сопричастности «борьбе за время».

Пересечение личных и деловых целей (система вовлечения).

Декларативное включение тайм-менеджмента в личную организационную систему ценностей и целей.

Полный анализ сильных и слабых сторон сложившейся практики управления временем (SWOT-анализ).

Выделение приоритетов.

Выделение уровней целей (ценности — цели — задачи).

Экспертиза связанности и реалистичности целей.

Письменная фиксация сроков и первых шагов (внедрение особой ТМ-документации).

Планирование.

Анализ существенных временных трат и на основе полученных результатов нормирование трудовых операций.

При планировании учет всех уровней.

Внимание к целому, системный подход, согласование планов отдельных подразделений.

Оптимальное распределение времени по этапам будущей работы.

Вредный выбор ресурсной стратегии («ускорить», «накопить», «замедлить», «упорядочить») и создание резервов.

Реальное сокращение плановых сроков, увязанное с системой мотивации (планировать поощрения за быструю работу и наказания за отставание от плана).

Принятие решения.

Использование стратегий выделения приоритетов при принятии решений, например, упорядочивание дел по степени важности и по срокам.

Построение системы делегирования, освоение навыков делегирования.

Оптимизация процедур принятия решений, например, эффективное проведение совещаний.

Внедрение мер по информационно-технической поддержке решений (создание экспертным систем, оптимизация документооборота и др.).

Выполнение решения.

Модернизация распорядка (режима работы) дня, в том числе использование гибких графиков.

Деление дел на «гибкие» и «жесткие».

Обеспечение ритмичности работы, учет личных биоритмов, чередование труда и отдыха.

Обучение навыкам индивидуальности планирования времени (блоки, перекрытия, зазоры и т. п.), использование контекстов.

Внедрение мер по совершенствование способов и навыков работы.

Контроль над выполнением.

Разработка и письменная фиксация схем контроля (субъекты, объекты, способы, режим).

Разработка каналов и способов быстрого оперативного контроля.

Разносторонний контроль (процесса, результатов, самоконтроль).

Коммуникации, управленческая информация.

Планирование информационных сетей и информационных потоков в организации.

Разработка и внедрение систем электронного документооборота (IT-инжиниринг).

Изучение «техники личной работы» с бумагами, телефоном, корреспонденцией, книгами, компьютером и другой оргтехникой.

Формирование навыков эффективного проведения совещаний, бесед и встреч.