Теоретические основы функции контроля в организации

Сущность контроля

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Сущностью контроля является выработка и осуществление эффективного и своевременного управляющего воздействия для обеспечения заданной эффективности достижения цели деятельности.

Конечным результатом, целью контроля является выработка и осуществление эффективного управляющего воздействия, которое должно свести к нулю, исключить отклонение от плана.

Общее содержание (задачи) контроля:

проверка значений контролируемых параметров в определенных точках контроля;

выработка управляющего воздействия в случае несоответствия параметров запланированным значениям;

утверждение выработанного управляющего воздействия;

осуществление управляющего воздействия.

Задачи контроля в организации:

изучает положение дел в организации;

отслеживает тенденции ее развития;

выявляет нарушения и ошибки;

является основой вознаграждения;

ориентирует, на что нужно обращать внимание.

Требования к организации контроля:

привлечение компетентных лиц;

направленность на предотвращение ошибок;

гибкость;

своевременность;

экономичность;

индивидуализированность;

ориентированность на человека.

Особенности процесса контроля:

система контроля и целевая группа контроля создаются заблаговременно при выработке решения планирования и организации;

в процессе контроля входит и непосредственное воздействие с целью обеспечения эффективной деятельности.

Руководство организации, разрабатывая эффективную систему внутреннего контроля, учитывает самые различные обстоятельства, в том числе те обстоятельства, которые входят в задачу аудитора по оценке системы внутреннего контроля организации. Управленческий учет требует различной информации о всех сторонах планирования. Бухгалтерский учет, о котором аудитор представляет заключение руководству организации, ограничен правовыми рамками законов и положений, содержащих требования о целях, системе, методах, сроках и формах бухгалтерской отчетности организации. При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство организации, как правило, преследует следующие цели:

• 1. обеспечение надежной информацией для успешного руководства организацией и принятием эффективных управленческих решений;
• 2. обеспечение сохранности активов, документов и регистров организации. Материальные активы организации должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьезной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях;
• 3. обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов;
• 4. обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники организации следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами организации;
• 5. обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.

Контроль — одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции. Управление — сознательное целенаправленное воздействие со стороны государства, экономических субъектов, на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты.

Необходимо рассмотреть взаимосвязь контроля с другими управленческими функциями.

Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в формулировании целей и контрольных показателей, которые фиксируются в соответствующих планах, а также в том, что временные периоды осуществления обеих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.

Связь контроля с функцией организации прослеживается в решении проблемы централизации — децентрализации и установлении субъекта и объекта контроля. Чем выше нестабильность среды, тем актуальнее применение децентрализации по разным уровням иерархии. Субъекты и объекты контроля (подразделения, персонал) должны быть четко указаны в положениях о подразделениях и должностных инструкциях.

Результаты контроля, в соответствии с теорией Портера — Лоулера, являются необходимым условием для мотивации персонала, т.к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.

Таким образом, контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.

Контроль как функция управления, позволяет оценить и исправить результаты работы организации, найти эффективные способы функционирования.