Основные направления и технологии совершенствования службы документационного управления на ФГУП «Ленинградский северный завод»

Предложения по совершенствованию службы документационного обеспечения управления ФГУП «Ленинградский северный завод»

Управление документацией — это планирование, обеспечение и управление качеством документов. Проведенный анализ выявил небольшой ряд слабых мест в организации документооборота ФГУП «Ленинградский Северный завод» .

Журнальная регистрация — наиболее старая форма регистрации документов. Она, возможно, проще и понятней, но имеет ряд недостатков. Во-первых, в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих, исходящих и распорядительных документов. Во-вторых, журнальная форма регистрации рекомендуется для организаций, в которые поступает небольшое количество документов, либо основной целью регистрации является учет (выдача трудовых книжек, пропусков, документов об образовании). Журнальная регистрация затрудняет контроль за исполнением документов и аналитическую справочную работу с ними.

организационная структура, определяющая прохождение документопотоков не предполагает централизованной регистрации всех документов. Документооборот ведётся децентрализовано, в связи с этим возникает проблема копийности документов, т. к при современной орг. технике в каждом кабинете стоит копировальный аппарат не все копии проходят регистрацию.

не во все структурных подразделениях и отделах ведётся систематизированный автоматизированный документооборот, чаще это разрозненный набор определённых унифицированных форм или шаблонов документов на информационных носителях, исключение составляют бухгалтерия, плановый отдел, отдел кадров где ведётся строгая отчётность по унифицированным формам документов.

при существующем объёме документооборота ощущается недостаток квалифицированного персонала по работе с документами.

По названным причинам необходимо определить общую потребность организации в систематизации информации: установить объем, содержание, виды, периодичность документов; уточнить решения согласно принятой маршрутизации документов или разработать новую; устранить дублирование информации, изучив взаимосвязь аналитических задач, осуществлять более точный контроль за безбумажным обменом документами, имеющими юридическую силу, как внутри организации, так и между организациями-партнерами; осуществлять согласование с людьми, не использующими систему электронного документооборота; сократить затраты на бумагу, расходные материалы и т. п.; сократить трудозатраты сотрудников делопроизводства упростить и ускорить отправку, получение и регистрацию официальных документов; расширить сферу использования уже внедренных систем электронного документооборота.

Следует разработать предложения по изменению стратегии документационного обеспечения предприятия, провести диагностику персонала, анализ управляемости в подразделении, анализ возможностей полной централизованной компьютеризации управления.

Для осуществления эффективного документооборота на предприятии ФГУП «Ленинградский Северный завод» надо сформировать соответствующее структурное подразделение — службу документационного обеспечения — ДОУ (на ФГУП «Ленинградский Северный завод» его функцию выполняет секретариат). Вывести из службы документационного обеспечения в отдельное подразделение отдел кадров и на его основе создать службу управления персоналом. В процессе повседневной деятельности служба ДОУ должна осуществлять ряд функций по обеспечению управления предприятия, в т. ч. организационную, методическую, информационную и контрольную. Реализация перечисленных функций службы ДОУ достигается последовательным решением комплекса задач. Необходимо создать организационную структуру службы ДОУ в которую должны войти Канцелярия, экспедиция, группа регистрации и учёта документов, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях организации, архив, отдел совершенствования делопроизводства.

Основными задачами службы ДОУ должны являться:

осуществление общей организации документационного обеспечения управления на предприятии в целом и в его структурных подразделениях.

организация и регулирование документационных потоков предприятия (входящих, исходящих и внутренних документов).

организация и регулирование документационных связей между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (так называемых внутренних документационных связей.

организация и регулирование документационных связей между предприятием и другими предприятиями осуществление методического обеспечения работы должностных лиц и структурных подразделений предприятия по вопросам документационного обеспечения управления.

осуществление методического руководства подготовкой персонала предприятия по вопросам документационного обеспечения управления.

Общее руководство службой ДОУ должен осуществлять начальник службы, который, подчинен заместителю руководителя предприятия по управлению. В свою очередь, начальнику службы ДОУ подчинен весь персонал службы.

В состав службы ДОУ должны войти:

• — начальники внутренних подразделений;
• — специалисты;
• — технические исполнители.

Должности должны соответствовать квалификационным характеристикам, предъявляемым к различным категориям персонала службы.

Организация службы ДОУ регламентируется:

положением о службе;

инструкцией по документационному обеспечению управления;

инструкциями по отдельным видам деятельности, отнесенным к компетенции службы и ее должностных лиц;

должностными инструкциями персонала службы.