Система управления организацией, ее функции

Функционирование современных организаций сталкивается с множеством проблем, часть из которых типовые и могут быть сравнительно просто решены специалистами с помощью обычных технологий разработки и реализации решений. Для разрешения нетиповых проблем требуются специальные технологии — разработки решений, и, наконец, решение части проблем может быть не по силам, как руководителям, так и специалистам. Набор таких проблем характеризует организацию как один из самых сложных объектов для изучения и познания. Особый интерес представляет система управления организацией. Ее изучение и совершенствование — постоянная задача руководителя.

Система управления — совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации [5, c.143].

Для системы управления организаций необходимо:

• — разработать миссию организаций;
• — распределить функции производства и управления;
• — распределить задания между работниками;
• — установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых ими функций;
• — приобрести или модернизировать технологию производства;
• — наладить систему стимулирования, снабжение и сбыт;
• — организовать производство [12, c.71].

Осуществление перечисленных мероприятий требует создания системы управления, которая должна быть согласована с системой производства организации (рис. 2).

Рис. 2. Система управления организаций [6, c.35]

Система управления состоит из четырех подсистем: методологии, процесса, структуры и техники управления (рис. 3).

Методология управления включает цели и задачи, законы и принципы, функции, средства и методы, школы управления.

Процесс управления — часть управленческой деятельности, включающая формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления.

Структура управления — совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала. Техника и технология управления включают компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.

Методология и процесс управления характеризуют управленческую деятельность как процесс, а структура и техника управления — как явление. Все элементы, входящие в систему управления, также должны быть профессионально организованы для эффективной работы компании в целом.

Основными элементами, составляющими систему управления компанией, являются: цель, процесс управления, метод, коммуникации, задача, закон, принцип, организационные отношения, функция, технология, решение, характеристики информационного обеспечения, система документооборота, организационная структура.

Цель — идеальный образ желаемого, возможного, необходимого и исторически приемлемого для компании.

Процесс управления — последовательность этапов формирования и осуществления воздействия для достижения цели.

Метод — способ воздействия на человека и коллектив. Выбирается исходя из приоритетов потребностей и интересов человека или коллектива.

Коммуникации — процесс взаимодействия или противодействия в системе «человек — человек», «человек — компьютер» посредством передачи информации.

Задача — конкретная проблема, вытекающая из цели, требующая разрешения.

Закон — необходимое и устойчивое отношение между явлениями. Бывают законы природы, общественного развития и общественных институтов (государств). Законы не имеют альтернатив.

Принцип — основное положение какой-либо теории, учения, мировоззрения. Принципы имеют альтернативы.

Организационные отношения — различные виды воздействий на человека, в том числе административные, функциональные, патронажные.

Функция — порученная человеку работа, услуга или обязанность.

Технология — совокупность способов и процессов для выполнения заданных функций.

Решение — результат мыслительной деятельности человека, приводящий к выводу или действиям.

Характеристики информационного обеспечения — параметры объема, ценности, достоверности, насыщенности и открытости информации.

Функциональные структуры — схемы взаимодействия функций, необходимых для успешной деятельности компании.

Система документооборота — принятый в организации порядок передвижения входящих, исходящих и внутренних документов.

Организационная структура — схема взаимодействия должностей, функций и подчиненностей.

Одной из составляющих системы управления являются функции управления.

Классификация функций управления, обусловленная содержанием процесса, позволяет выделить обобщенно следующие функции [7, с. 165]:

• — планирование — управленческая деятельность, нашедшая отражение в текущих и перспективных планах и фиксирующая будущее состояние объекта управления в текущие моменты времени;
• — организация — управленческая деятельность, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования (разрабатывается система мер, регламентирующая деятельность аппарата управления с целью обеспечения достижения поставленных целей функционирования);
• — регулирование (координация) — управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в заданное состояние. Посредством регулирования осуществляется, например, оперативное управление ходом производственного процесса, перераспределяются материально-технические и финансовые ресурсы и т. д.
• — мотивация — это процесс побуждения каждого сотрудника и всех членов коллектива к активной деятельности для удовлетворения своих потребностей и для достижения целей организации.
• — контроль — управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени. Так обеспечивается контроль выполнения производственной программы, контроль расходов материальных и финансовых ресурсов и времени и т. д.
• — учёт — управленческая деятельность по фиксированию состояния объекта управления с заданного (начального) до данного (конкретного) моментов времени. Это учет выполнения производственной программы, наличия материальных и финансовых ресурсов и т. д., а также анализ деятельности организации[11, c.88].