Оформление трудовой книжки при поступлении на работу

Итак, как я уже ранее упоминала, основными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок ведения трудовых книжек, являются Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ), Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция), утвержденная Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ, предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательным, за исключением тех случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем, который обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Исключение из этого правила сделано только для работодателей — физических лиц, которые не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 309 ТК РФ). Документом, подтверждающим время работы у работодателяфизического лица, является письменный трудовой договор, оформленный в двух экземплярах и зарегистрированный в органе местного самоуправления (ст. 303 ТК РФ).

Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу предусмотрены две различные ситуации:

у работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы;

у работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо оформить.

Следует отметить, что на практике нередко встречается и другая ситуация, не предусмотренная ТК РФ, когда поступающий на работу имел трудовую книжку, но не может предъявить ее из-за утраты. Такая книжка подлежит восстановлению посредством оформления ее дубликата, и работодатели должны при этом оказать работнику содействие, особенно в случае ликвидации организации, которая являлась предыдущим местом его работы.

Итак, рассмотрим первую ситуацию, когда работник устраивается на новую работу и, соответственно, у него уже имеется трудовая книжка.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 с 1 января 2004 года были введены в действие новая форма трудовой книжки и форма вкладыша к ней. Новая трудовая книжка серьезных внешних изменений по сравнению со своей предшественницей не претерпела. Герб СССР на обложке заменен на герб РФ, сама обложка теперь не зеленая, а серая, и формат документа уменьшен до размера паспорта. Взамен прежних 40 страниц в новой трудовой книжке 44 страницы. Однако при разработке новых бланков серьезное внимание было уделено скрытым средствам защиты от подделок. В их числе — светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка» и специальный шов, которым скреплены листы бланков, исключающий возможность замены листов. Кроме того, для трудовых книжек создана специальная бумага с водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». Марина Иванова. Все, что Вы хотели знать о трудовых книжках //Кадровое дело. 2006. № 4.

Что же касается трудовых книжек ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовых книжек колхозников, то они остаются действительны и обмену на новые не подлежат. Они продолжают заполняться, но уже в соответствии с новыми правилами.

Принимая у работника трудовую книжку, следует проверить, является ли ее бланк настоящим. Дело в том, что в начале 90-х годов, когда стало открываться большое количество предприятий, возник дефицит таких бланков, и, как следствие, появилось много поддельных трудовых книжек. Наиболее часто встречающимися признаками, говорящими о подделке трудовой книжки, являются: отсутствие необходимых надписей и изображений на титульном листе (герба, серии, номера книжки), бумага без водяных знаков, шрифт отличный от шрифта Госзнака СССР и иные признаки. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=204.

Тем не менее, отказать в приеме на работу гражданину, имеющему поддельный бланк трудовой книжки, если в нее занесены действительные данные о его трудовой деятельности, нельзя. Но и дальше заполнять такую книжку не стоит. В этом случае пострадает и сотрудник организации, который обязан вести трудовые книжки только установленного образца, и работник, у которого впоследствии могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии.

Работнику, у которого обнаружен поддельный бланк трудовой книжки, следует посоветовать собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании в соответствии с пп. 31−33 Правил, а также пунктом 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек может быть выписан дубликат. Если работник не согласен на оформление дубликата, у работодателя есть полное право завести на него новую трудовую книжку как на впервые поступившего на работу.

Кроме того, при проверке предъявленной трудовой книжки могут быть выявлены такие типичные ошибки, как: неверно указанные в титульном листе анкетные данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения), отсутствие на титульном листе оттиска печати, зачеркивания и исправления в сведениях о работе и иные.

Необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке подобных ошибок, поскольку они могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа. Особого внимания требует титульный лист: для исправления допущенных здесь ошибок работнику, как правило, приходится обращаться в ту организацию, где была сделана ошибочная запись, а при ее ликвидации и отсутствии документов в архиве вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу нередко может быть решен только в судебном порядке.

Исправления, подчистки, зачеркивания в содержательной части трудовой книжки являются непредусмотренными способами исправления допущенных при заполнении книжки ошибок и требуют документального подтверждения в виде копий приказов по личному составу или архивных справок со ссылками на эти приказы.

И, вторая ситуация — когда работник устраивается на работу впервые.

Согласно п. 8 Правил, оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке (п. 42 Правил).

До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (далее — Порядок), встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить. Необходимо подчеркнуть, что в названном документе говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а не физических лиц (граждан). Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ. Из этого следует, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником утвержденным Порядком не предусмотрено и является прямым его нарушением. Поэтому совершенно очевидно, что работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами незаконным путем. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=204.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение. Плата за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них не взимается в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, в случае их порчи не по вине работника, а также при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций: экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств (п. 47 Правил).

Возникает вопрос: Можно ли оформлять работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания платы? Несмотря на то, что такой порядок работы с трудовыми книжками не предусмотрен в постановлении Правительства РФ, его вполне можно практиковать, включив в коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о персонале и другие локальные нормативные акты организации. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=203.

Как я уже упоминала, с 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу в соответствии с заключенным трудовым договором, оформляются трудовые книжки нового образца.

Тем не менее, всего лишь за два года своего существования новые трудовые книжки вызвали немало проблем. Дело в том, что образцы новых бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку были утверждены приказом Минфина России № 117н только 22 декабря 2003 г., после чего началось их изготовление Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (ГОЗНАК). В связи с этим многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них и продолжали в начале 2004 г. оформлять документы старого образца. Конечно, не по вине работников кадровых служб многие организации оказались в начале 2004 года без новых бланков трудовых книжек, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 1 января 2004 г., уже нельзя.

Как показывает практика, некоторые работники, поступившие на работу впервые в начале 2004 г., «успели» уволиться с первого в своей жизни места работы, получив заполненную трудовую книжку старого образца. Для выхода из этой ситуации можно посоветовать таким работникам запастись копиями приказов о приеме на работу и увольнении с работы для внесения (в виде исключения) информации об их стаже по первому месту работы в трудовую книжку нового образца, оформленную на новом месте работы. Либо при возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудовой книжки можно обратиться в организацию, выдавшую такую книжку, за справкой об отсутствии бланков нового образца в соответствующий период. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=204.

В настоящем разделе я бы хотела поразмышлять над еще одним проблемным вопросом — моментом начала ведения трудовой книжки после принятия сотрудника на работу.

Часть 3 ст. 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней (т.е. «продержавшегося» на работе 6 дней), если работа в этой организации является для работника основной. Осмысление данной нормы ТК РФ позволяет провозгласить её усложняющей жизнь как работнику, так и работодателю.

Сразу возникает несколько вопросов: почему трудовую книжку нужно оформлять не с первого дня приступления работника к работе, когда оформляется множество других документов? и почему именно с шестого дня, а не, допустим, с десятого? какие обязанности в свете требований указанной нормы возникают у работодателя и работника при прекращении трудовых отношений ранее шестого дня? наконец, какой цели хотел достичь законодатель введением в ТК РФ данной нормы и какие функции предназначены ей в системе трудового права?

Указанный в ч. 3 ст. 66 ТК РФ 5-дневный срок был механически перенесен туда законодателем из ранее действовавшей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях 1974 года. Она утратила силу в связи с принятием новой Инструкции о порядке ведения трудовых книжек 2003 года, которая также предусматривает этот 5-дневный срок.

Тем не менее правила о 5 днях, предусмотренные ТК, практически не применяются, поскольку перекрестно им действует целый ряд требований иных норм законодательства.

В частности, согласно указаниям действующих нормативных актов по делопроизводству, госстатистике, бухгалтерскому учету работодатель обязан уже со дня допуска работника к работе оформить множество различных документов: внести в книгу движения трудовых книжек запись о приеме трудовой книжки работника, внести самого работника в журналы учета табельных номеров и списочного состава, заполнить формы статистического учета, открыть лицевой счет и оформить наряд на работу (индивидуальный или бригадный), необходимый для бухгалтерского контроля и учета движения материальных ценностей, а также оформить другие документы, связанные с условиями и охраной труда, выдачей инструмента и т. п. В такой ситуации гораздо логичнее оформить все документы сразу, чем откладывать оформление на 5 дней и постараться не забыть сделать это после указанного срока. Владимир Архипов. Черные дыры в трудовой книжке //Домашний адвокат. 2002. № 13.

Далее. В соответствии с ч. 4 ст. 71 ТК РФ работник, принятый на работу с испытательным сроком, имеет право за 3 дня предупредить работодателя о том, что работа ему не подходит. Если он подаст заявление в первый или второй день работы, то уже на четвертый или пятый день соответственно работник вправе расторгнуть трудовой договор в одностороннем порядке. Возможна и такая ситуация, когда работник, принятый без испытательного срока, на второй же день решит с работодателем вопрос о прекращении трудовых отношений по соглашению сторон. Наконец, работник может просто «бросить» работу до истечения 5 дней без уважительных причин и потом, при появлении на работе, будет уволен как нарушитель с последнего рабочего дня.

Осмысление необходимости присутствия в ТК РФ нормы «торможения», предписывающей начинать ведение трудовой книжки после 5 дней работы работника, позволяет провозгласить эту норму не только декларативной, но и усложняющей жизнь как работодателю, так и работнику.

Положение декларативной ей уготовано законодателем из-за отсутствия практического смысла в соблюдении всех разновременных сроков оформления документов, связанных с приемом на работу (1 день на заключение договора, 3 дня на издание приказа, 5 дней на оформление трудовой книжки). Что касается второго негативного момента, то он также очевиден.

Хотя, исходя из буквального уяснения требований ч. 3 ст. 66 ТК РФ, работодателю и не запрещено производить оформление трудовой книжки с первого дня допуска работника к работе, юридическая обязанность вести ее возложена на работодателя только с шестого дня, причем в отношении всех работников без исключения.

Таким образом, под действие этой нормы попадают и впервые приступившие к работе (ч. 4 ст. 65 ТК РФ), и работники, принятые в порядке перевода от другого работодателя, по срочному договору и т. п., проработавшие менее 6 дней. Соответственно, и требования ч.ч. 4 и 6 ст. 66 ТК РФ о внесении установленных трудовым законодательством записей в трудовую книжку вплоть до причин увольнения не распространяются в этот период на любых вновь принятых работников.

Возникает вопрос: какие же обязанности остаются у работодателя по отношению к работникам, которые будут увольняться в течение 5 дней после переступания к работе, если трудовые книжки на них еще не были оформлены?

Во-первых, на работодателя возлагается обязанность выдать работнику, уже имеющему хоть какой-то трудовой стаж, то есть не впервые поступившему на работу, неоформленную трудовую книжку в день увольнения. Во-вторых, выдать по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой, то есть приказов о приеме на работу и увольнении, а также справок о заработной плате и периоде работы у данного работодателя. И, в-третьих, выплатить сумму заработка, не оспариваемую работодателем.

Какой был смысл заменять подтверждение стажа работы работника в конкретной организации с помощью оформленной трудовой книжки на его подтверждение с помощью справки с места работы? Если законодатель пытался таким образом сберечь время работодателя, затрачиваемое на ведение трудовой книжки, то зачем обязал его выдавать вместо нее несколько других документов? Ведь в итоге-то вместо заполненной трудовой книжки, характеризующей работника (допустим, при наличии в ней статьи об увольнении его как нарушителя трудовой дисциплины в этот 5-дневный период), работодателю все равно придется оформлять аналогичные по содержанию справки, причем эти справки, в отличие от трудовой книжки, работник вовсе не обязан предъявлять при приеме на новую работу.

Не учел законодатель и еще один важный момент. На основании Инструкции лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), а также граждане, у которых трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность, обращаются к работодателю по последнему месту работы, который обязан выдать им дубликат этих документов, т. е. оформить новую трудовую книжку (вкладыш к ней). Исключений для лиц, проработавших менее 6 дней, в Инструкции нет, следовательно, возможность ее заполнения работодателем для лиц, уволившихся от него же со справкой, весьма велика.

Так что на практике ч. 3 ст. 66 ТК РФ не облегчает, а усложняет жизнь работодателю. Мало того, она носит дискриминационный характер по отношению к работникам, так как избирательно гарантирует ведение трудовой книжки только тем из них, кто проработал у данного работодателя свыше 5 дней.

Причем дискриминация эта относится не только к безответственным гражданам. Предоставляя сторонам право досрочно прекращать договорные обязательства, Кодекс не учитывает возможность возникновения у работника уважительной причины для увольнения в 5-дневный срок, ставя, таким образом, и добросовестного человека в неблагоприятные условия по сбору и хранению массы справок.