Сущность, значение и виды контроля

Значение функции контроля в системе управления

Процесс управления предприятием был впервые разделен на этапы Анри Файолем и в настоящее время включает следующие основные стадии: планирование, организацию, руководство и контроль.

Планирование на предприятии необходимо для того, чтобы сформировать основные цели и определить пути их достижения. Чтобы организация могла оптимально распределить работу среди подчинённых, руководство должно создать условия и желания у людей для совместной работы по достижению целей компании, а контроль обязан оценить реальность поставленных целей и выяснить, каких результатов предприятие смогло достичь.

Рис. 1. Процесс управления предприятием

Менеджеры с помощью контроля постоянно проверяют, насколько то, что происходит в действительности, соответствует тому, что должно быть.

Определение контроля следующее: это процесс установления отклонений от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности.

Контроль называют также обратной связью (рис. 2).

Воздействуя на объект управления, менеджеры получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимаются новые решения и осуществляют новые воздействия.

Рис. 2. Обратная связь

Эффективная система контроля стоит на «трёх китах», которыми являются:

• 1. Система организации контрольной деятельности, адекватная действующей системе управления (кто контролирует?).
• 2. Целостная внутренняя нормативная база, регламентирующая контрольную и управленческую деятельность (как контролирует?)
• 3. Эффективная система принятия мер по результатам контрольной деятельности (что по результатам контроля?).

Необходимость системы контроля, адекватной действующей системе управления, вытекает из анализа управленческого процесса. Контроль является одной из функций процесса управления: управленческий цикл начинается с постановки проблемы путем сравнения фактического и желаемого состояний объекта контроля (что и составляет суть самой контрольной деятельности) и завершается собственно контрольными процедурами, определяющими успех реализации принятого управленческого решения. Исходя из этого, каждый уровень управления и точка принятия управленческих решений должны иметь свою систему и механизм контроля. Отсутствие системы и механизмов контроля приводит к ситуации «управлять буду, но контролировать не буду».

Основные управленческие и контрольные роли по уровням управления приведены на рисунке 3.

Рассматриваем три уровня управления: низший, средний и высший, который, в свою очередь, подразделяется на высший внешний (Общее собрание, Совет директоров) и высший внутренний (Правление и единоличный исполнительный орган — генеральный директор).

Термин «высшее внешнее управление» обусловлен тем, что в органы данного уровня кроме акционеров и представителей трудового коллектива могут войти также представители органов власти (местного самоуправления), деловых партнёров (поставщики и покупатели), общественных организаций,.

Рис. 3. Структура системы управления и контроля

Основные управленческие и контрольные функции независимые директоры, основная профессиональная деятельность которых проходит, как правило, за пределами данной организации. Они свои функции управления реализуют, время от времени участвуя в общих собраниях и в заседаниях Совета директоров.

Средний уровень управления представлен функциональными подразделениями, которые, как правило, объединены в блоки управления под руководством заместителей генерального директора или директоров по направлениям работ. Таков блок экономики и финансов, возглавляемый заместителем генерального директора; директор по правовым вопросам, директор по внутреннему аудиту.

В корпорациях холдингового типа заместителям генерального директора — руководителям блоков управления могут быть подчинены функционально ещё и организации — самостоятельные юридические лица. Например, в блоке исполнительного директора: заместителю генерального директора по производству, руководящему блоком, функционально подчиняются организации, обеспечивающие производство — транспортные, ремонтные и некоторые другие.

С помощью контроля руководство определяет, правильны ли его решения, не нуждаются ли они в корректировке; контроль обнаруживает ошибки в деятельности, следовательно, создает возможность их устранить, исправить, чтобы выполнить типовые задания и достичь поставленных целей; он используется для стимулирования успешной деятельности. Таким образом, контроль можно определить и так: это процесс обеспечения организацией своих целей.

Функцию контроля выполняет каждый руководитель, это неотъемлемая часть его должностных обязанностей. Объектом контроля выступает организация. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы. Скажем, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: например, нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Субъектами контроля выступают как менеджеры фирмы, так и государственные органы.

Контроль — одна из основных функций менеджмента. Непрерывность хозяйственной деятельности фирмы требует, чтобы контроль, как и планирование, был не единичным актом, а непрерывным процессом.

Цикличность производства предполагает и цикличность контроля, при этом циклы последнего подразделяются на три основных этапа:

• — установление стандартов деятельности фирмы, подлежащих впоследствии контролю;
• — измерение и анализ результатов деятельности, достигнутых к определенному сроку, информация о которых получена на основе контроля;
• — корректировка хозяйственных, технологических и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.

Без надежной системы контроля не может нормально функционировать ни одна фирма. Потребность в нем обусловлена следующим основными причинами.

Во-первых, неопределенностью внешней и внутренней ситуации, внезапным появлением различного рода препятствий, мешающих нормальной работе. Тщательный контроль позволяет заранее обнаружить их признаки и должным образом подготовиться к тому, чтобы отреагировать своевременно на опасность.

Во-вторых, наличием разнонаправленных и достаточно четко выраженных тенденций в развитии фирмы, которые необходимо постоянно «отслеживать», выявлять и учитывать в процессе планирования, выработки политики, правильной линии поведения.

В-третьих, ошибками, изъянами, промахами, неизбежными в любой деятельности по исполнению самых совершенных планов.

В-четвертых, задачей оценки работы фирмы за определенный период, ее эффективности, надежности системы управления.

В-пятых, необходимостью оценки персонала фирмы, позволяющей своевременно и справедливо поощрять людей за успехи.

В-шестых, потребностями формирования надежной обратной связи между руководством фирмы и рядовыми исполнителями.

Формы контроля очень разнообразны. Например, на производстве контроль может осуществляться в виде наблюдения с использованием различных контрольно-измерительных приборов. Для контроля за денежными средствами применяют финансовые и бухгалтерские документы. Между контролем, бухгалтерским учетом и анализом хозяйственной деятельности существует тесное взаимодействие. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ — методом его проведения. Своих подчиненных менеджер может контролировать в форме письменных отчетов о работе или проводить регулярные совещания и обсуждения проблем, возникающих в фирме или у отдельных работников.

Фирмы используют две формы контроля — финансовый и административный, хотя практически они тесно переплетены между собой. Контроль осуществляется по стандартным формам, принятым во многих компаниях. Сроки контроля регламентированы, анализ показателей контроля осуществляется на всех уровнях компании. В настоящее время в системах управления финансами широко используются компьютерная техника и стандартные программы, позволяющие оценивать финансовое состояние фирмы в целом и отдельных её подразделений.

Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности фирмы и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения, такие, как планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделениях, которые собирают и обрабатывают результаты деятельности за истекший период, отклонения от плановых показателен, в особенности по прибыли и затратам.

Функция контроля значительно усилилась в связи с использованием компьютерной техники, которая позволяет существенно ускорить процесс сбора информации, необходимой для реализации данной функции. Применение компьютерной техники позволяет сформировать также и систему централизованного контроля, обеспечивающую своевременный контроль результатов финансовой деятельности фирмы.

Административный контроль ведется на всех уровнях управления фирмой и призван оценивать деятельность сотрудников фирмы (контроль исполнения).

Административный контроль осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях фирмы.

Контролю подвергаются качество и сроки выполнения операций, качество работы оборудования в процессе производства, а также сроки и объем выпуска продукции. Сроки выполнения операций и выпуска продукции определяются на основе принятой системы оперативно-календарного планирования на производстве. Качество выпускаемой продукции определяется сравнением ее с принятым стандартом. Качество выполнения операций проверяется путем исследования затрат рабочего времени на отдельные операции. Для этого используются: метод наблюдений; метод использования нормативов; метод микроэлементного анализа.

Контроль результатов производственной деятельности (продукта) осуществляется с помощью стандартов, определяющих параметры изделия и выбранных масштабов допустимых отклонений.

Функция контроля тесно связана с функцией регулирования, т. е. с принятием решений по ликвидации отклонений, выявленных на стадии контроля.

Регулирование, как и контроль, охватывает все сферы деятельности фирмы.

Назначение контроля и регулирования можно сформулировать следующим образом:

• — фиксирование результата управленческой деятельности и ее оценка;
• — фиксирование результатов деятельности конкретных исполнителей и ее оценка;
• — фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятий;
• — разработка рекомендаций или мероприятий в целях ликвидации отклонений для повышения эффективности деятельности подразделений и исполнителей.

Уточнение назначения контроля позволяет оценить весь комплекс факторов (человеческих, технологических, управленческих, экономических), способствующих получению эффективных результатов. Фирма должна своевременно на стадии контроля оценивать ситуацию и на стадии регулирования вносить необходимые коррективы. Функции контроля и регулирования реализуются постоянно, а временные характеристики их определяются выбранной системой контроля.

Контроль и регулирование осуществляются на всех уровнях управления фирмой: на уровне фирмы в целом, на уровне отдельных подразделений, на уровне группы или отдельного работника.

На стадии контроля выявляются полученные результаты (хорошие или плохие). Их своевременная оценка и разработка мероприятий в целях эффективного управления — дело чести каждого руководителя.

Для мотивации эффективной контрольной деятельности необходимо создание системы принятия мер по отклонениям, адекватной последствиям выявленных отклонений (что случилось, к чему привело, кто виноват и как наказать) и причинам возникновения отклонений (почему это стало возможным и что делать, чтобы впредь не повторялось). Критерием адекватности является исключение подобных отклонений в будущем.

Непринятие адекватных мер по выявленным отклонениям:

• — расслабляет персонал, осуществляющий контрольную деятельность;
• — создает в подразделениях мнение о контроле как о ненужных процедурах, отвлекающих ресурсы, и соответствующее отношение к проверкам;
• — приводит к неэффективному использованию ресурсов в организации.

Системный контроль, осуществляемый в постоянном режиме, приводит персонал организации к пониманию неотвратимости оценки отклонений в их деятельности. Это позволяет сместить акценты в контрольной деятельности с работы по устранению отклонений к деятельности по устранению причин возникновения отклонений. Если причины возникновения отклонений не будут устранены, они будут выявляться системой контроля вновь и вновь в последующие периоды. Это может привести к применению серьёзных воздействий на персонал.

Подразумевается, что отклонения должны быть устранены в ходе самой проверки, а в последующем должна вестись работа по выявлению последствий и причин возникновения отклонений и по их устранению. Данное предложение основано на том, что не менее 75% выявленных отклонений возникают в результате неправильных действий исполнителей и для устранения не требуют дополнительных ресурсов. До 25% отклонений обусловлены или имеющимися ресурсными ограничениями при принятии управленческих решений, или низкой квалификацией управленческого персонала.

Процессы и объекты контролируются как на соответствие принятой в организации политике, так и по их результатам (сколь достигнуты цели, поставленные системой управления, в результате реализации принятых управленческих решений). Определяющим критерием при этом является уровень достижения целей управленческой системы.

Такой подход позволяет постоянно совершенствовать внутреннюю нормативную базу организации: отрицательные результаты (недостижение целей, поставленных управленческой системой), полученные при соблюдении принятой политики, заставляют пересмотреть внутренние нормативные документы, определяющие политику.

Переход к работе с причинами возникновения отклонений является необходимым условием ухода от «реактивной формы управления». При реактивной форме управления управленческие решения принимаются как ответ на возникшие значительные отклонения. Система мониторинга основных процессов, механизмы прогноза возможных неблагоприятных ситуаций отсутствуют. Количество отклонений постоянно растёт и наступает момент, когда не менеджмент управляет ситуацией, а ситуация управляет менеджментом.

Целенаправленная работа по выявлению и устранению причин возникновения отклонений позволяет избежать таких ситуаций; позволяет в планировании деятельности менеджмента ударение перенести с оперативных вопросов на тактические и стратегические. Это, в свою очередь, даёт возможность создать структуру по уровням управления и закрепить за ними основные управленческие и контрольные функции.

Перенос тяжести на работу по устранению причин возникновения отклонений соответствует требованиям риск-менеджмента и требованиям международного института внутренних аудиторов к организации внутреннего аудита.

Уровень контрольной деятельности в организации определяется контрольной средой — контроль существует в той мере, в которой он востребован системой управления и лично первым руководителем. С другой стороны, система управления будет потреблять только ту продукцию контрольной деятельности, которая действительно востребована в процессе управления. Таким образом, созданная системой управления система контроля должна постоянно выявлять потребности процесса управления и стремиться их удовлетворять. Это позволяет системе контроля постоянно развиваться в соответствии с изменениями внутренней и внешней среды.

Люди являются неотъемлемым элементом контроля. Следовательно, при разработке контроля менеджер должен учитывать поведение людей.

Правильно организовать контроль очень важно и во многом зависит от искусства менеджера. Он должен быть достаточно требователен, чтобы подчиненные всегда чувствовали ответственность за свои действия и решения. И в то же время по-настоящему умелый менеджер знает, что непрерывно контролировать своих подчиненных вредно: они теряют самостоятельность, инициативность и начинают верить, что без менеджера не смогут сделать ни шагу.

Есть сферы деятельности, где контроль намеренно делают видимым. Например, бухгалтер знает о том, что его работа будет проверяться ревизором, рабочие на производственной линии знают, что изготовленные детали пройдут проверку в отделе технического контроля, перепроверяется работа банковских служащих и др. Наглядность контроля имеет цель оказать воздействие на поведение сотрудников, сконцентрировать их усилия, чтобы предотвратить ошибки в работе и направить на достижение целей организации.

Менеджеру следует учитывать побочные эффекты контроля. Один такой эффект — срыв в поведении людей. Это бывает в случае слишком частого проведения контроля.

Другой эффект можно назвать «поведением, ориентированным на контроль». Люди понимают, что их достижения и ошибки в областях, где руководство установило стандарты и осуществляет контроль, служат основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому подчиненные обычно хотят «хорошо выглядеть» при проверке. Исследованиями выявлена тенденция сотрудников всячески поддерживать работу в тех областях, где проводятся измерения, и снижать усилия там, где измерения не проводят.

Таким образом, контроль очень важен для успешного функционирования организации. Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше чем они станут слишком серьезными.

Контроль используется для стимулирования успешной деятельности. Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность — это изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Основными целями контроля являются: сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала организации; своевременная адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде; обеспечение эффективного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.

Результативность контроля характеризует экономия потерь, т. е. ущерба, обусловленная функционированием системы (иными словами: разница между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсутствия контроля и при его наличии).