Во время работы с документом или электронной таблицей обычно полностью свободны в определении содержимого документа или каждой ячейки таблицы. В текстовом редакторе такая гибкость необходима для того, чтобы поместить ту или иную информацию в нужное место на странице, а в электронной таблице должны иметь возможность хранить исходные данные, производить необходимые вычисления и представлять результаты в нужном виде. Эта гибкость обеспечивает успешное решение относительно небольших, хорошо сформулированных задач. Если разрабатывается документ или электронная таблица, которые предназначены для других пользователей, то становится трудно проконтролировать ввод новых и использование уже имеющимися данными. Кроме того, если понадобится работать не только с цифровой или текстовой информацией, можно обнаружить, что электронная таблица не может работать с информацией, представленной в виде рисунка или звука. 7, 24 c.].
СУБД позволяет задать типы данных и способы их хранения. Можно задать критерии, которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных. В самом простом случае условие на значение должно гарантировать, что не введется случайно в числовое поле буквенный символ. Другие условия могут определять область или диапазоны допустимых значений данных. В наиболее совершенных системах можно задать отношения между совокупностями данных (обычно называемыми таблицами или файлами) и возложить на СУБД обеспечение совместимости или целостности данных.
Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, дата, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы), форматов хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и предоставления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе данных хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности. 4, 121 c.].
В Access можно при помощи макросов или Access Basic осуществить динамический обмен данными с другими приложениями. OLE является более изощренным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access.
Microsoft Access может работать с большим числом самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Можно осуществить импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов или электронных таблиц. 7, 45 c.].
