Системы управления электронным документооборотом

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

• — интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;
• — повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;
• — уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
• — уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;
• — интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;
• — создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно — организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

• — процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно — распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);
• — процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);
• — управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов — подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации являются процессы:

• — создание документов;
• — подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно — распорядительных, отчетно — статистических, учетных, плановых, информационно — справочных и других управленческих документов;
• — работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т. п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т. п.).

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие).

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

• — оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR — распознавания (преобразование их в текстовые документы);
• — оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;
• — передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
• — реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
• — хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);
• — адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
• — поиска и извлечения документов из электронного архива;
• — вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
• — связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

• — проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;
• — потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR) — стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

• — создание электронных документов средствами подсистемы;
• — ведение версий (редакций) документов и их авторства;
• — защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
• — электронное визирование документов (электронная подпись);
• — связывание документов в логические группы;
• — организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;
• — допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;
• — протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;
• — управление маршрутами движения документов;
• — контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;
• — передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

• — средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;
• — средства для создания электронных документов;
• — средства для организации и работы с электронным архивом;
• — технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;
• — технологические средства, ориентированные на управление документами;
• — инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.

Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду управления документами и документооборотом.

Рассмотрим организационно — функциональные особенности основных подсистем, ориентируясь на решения и предложения фирмы «Интеллектуальные технологии» (Cognitive Technologies) — одного из лидеров на российском рынке по технологиям создания СУЭД и распознавания образов.