Понятие и сущность АИС

Коренным образом видоизменили технологию информационных процессов в управленииопыт создания АИС, внедрение в практику экономической работы оптимизационных методов, формализация ситуаций производственно — хозяйственных процессов, оснащение государственных и коммерческих структур современными вычислительными средствами.

Повсеместно создаются АИС управленческой деятельности. Автоматизированные информационные системы разнообразны и могут быть классифицированы по ряду признаков.

По видам процессов управления АИС подразделяются на: АИС управления технологическими процессами — это человеко-машинные системы, обеспечивающие управление технологическими устройствами, станками, автоматическими линиями; АИС управления организационно-технологическими процессами представляют собой многоуровневые системы, сочетающие АИС управления технологическими процессами и АИС управления предприятиями.

Для АИС организационного управления объектом служат производственно-хозяйственные, социально-экономические функциональные процессы, реализуемые на всех уровнях управления экономикой, в частности: банковские АИС; АИС фондового рынка; финансовые АИС; страховые АИС; налоговые АИС; АИС таможенной службы; статистические АИС; АИС промышленных предприятий и организаций (особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские АИС) и др.

АИС научных исследований обеспечивают высокое качество и эффективность межотраслевых расчетов и научных опытов. Методической базой таких систем служат экономико — математические методы, технической базой — самая разнообразная вычислительная техника и технические средства для проведения экспериментальных работ моделирования. Как организационно — технологические системы, так и системы научных исследований могут включать в свой контур системы автоматизированного проектирования работ (САПР).

Обучающие АИС получают широкое распространение при подготовке специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников разных отраслей.

Отраслевые АИС функционируют в сферах промышленного и агропромышленного комплексов, в строительстве, на транспорте. Эти системы решают задачи информационного обслуживания аппарата управления соответствующих ведомств.

Территориальные АИС предназначены для управления административно-территориальными районами. Деятельность территориальных систем направлена на качественное выполнение управленческих функций в регионе, формирование отчетности, выдачу оперативных сведений местным государственным и хозяйственным органам.

Межотраслевые АИС являются специализированными системами функциональных органов управления национальной экономикой (банковских, финансовых, снабженческих, статистических и др.). Имея в своем составе мощные вычислительные комплексы, межотраслевые многоуровневые АИС обеспечивают разработку экономических и хозяйственных прогнозов, государственного бюджета, осуществляют контроль результатов и регулирование деятельности всех звеньев хозяйства, а также контроль наличия и распределения ресурсов.

Одной из наиболее трудоемких и сложных задач при создании АИС является проектирование банка данных как основы подсистемы представления и обработки информации.

Логическая и физическая структуры банка данных отражают представление разработчиками и пользователями информационной системы той предметной области, сведения о которой предполагается отражать и использовать в АИС.

Проектирование банков данных фактографических информационных систем осуществляется на основе формализации структуры и процессов предметной области АИС, и, в соответствии с уровнями представления информации в АИС, включает концептуальное и схемно-структурноепроектирование.

В организационном плане в группе разработчиков банка данных выделяют специалистов по формализации предметной области, специалистов по программному обеспечению СУБД, а также технических дизайнеров и специалистов по эргономике.

К данной категории специалистов предъявляются наиболее сложные профессиональные требования. С одной стороны, такие работники должны быть специалистами в севере программного обеспечения АИС (операционные системы, СУБД и т. д.), а с другой стороны, они должны хорошо представлять конкретную предметную область АИС, т. е. быть (временно стать) бухгалтерами, экономистами, делопроизводителями и т. п.

Специалисты по программному обеспечению СУБД относятся к категории профессиональных программистов, определяют выбор СУБД и обеспечивают построение ее средствами автоматизированного банка данных по разработанной постановщиком задачи (формализатором) концептуальной схеме.

В процедуре концептуального проектирования можно выделить следующие этапы:

• * обзор и изучение области использования АИС для формирования общего представления о предметной области;
• * формирование и анализ круга функций и задач АИС;
• * определение основных объектов-сущностей предметной области и отношений между ними;
• * формализованное описание предметной области.

Обзор и изучение области использования АИС для формирования общего представления о предметной области осуществляется разработчиком в непосредственном взаимодействии с заказчиком. Разработчиком при этом изучается также и необходимая организационно-распорядительная документация — положения, уставы, инструкции, функциональные обязанности и т. п. На этой основе определяются основные процессы, участники и информационные потоки в предметной области АИС.

Информационные потребности первого фрагмента сводятся к своевременному получению и рассмотрению входящих документов, своевременному получению проектов готовящихся документов для согласования и визирования или принятых внутренних документов для исполнения или использования при организации и проведении различных мероприятий.

Характеристики и процессы по документообороту кратко можно выразить следующим образом. Инициирование, подготовка и реализация большинства управленческих решений на различных уровнях организационной иерархии осуществляются на основе использования (руководства), подготовки, принятия и исполнения организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Входящие документы докладываются на решение руководителям организации, которые через резолюции на документах организуют принятие и исполнение необходимых мероприятий.

Для подготовки, принятия и исполнения организационно-распорядительных документов и при проведении различных мероприятий может потребоваться подготовка необходимых информационно-справочных документов (справок, протоколов, отчетов, писем, запросов и т. п.), стадии которых в общем плане могут исключать некоторые стадии организационно-распорядительных документов.

После формирования общего представления о предметной области производится определение круга функций и задач, решение которых предполагается обеспечивать с помощью АИС. Круг функций и задач АИС определяется на основе декомпозиции основной цели создания АИС так называемого «лозунга») путем формирования последовательно детализируемых способов их решения с учетом существующей технологии накопления и обработки информации и преодоления ее узких мест с помощью АИС. При этом определяется предварительный перечень пользователей системы и уточняются их информационные потребности.

Решение задачи повышения эффективности управленческих процессов в организации может быть достигнуто через повышение эффективности документооборота путем уменьшения сроков подготовки и прохождения документов, улучшение контроля за исполнением документов, создание эффективной информационно-справочной поддержки для подготовки исполнителями проектов служебных документов.

Главным итоговым результатом концептуального проектирования является определение основных объектов-сущностей предметной области и отношений между ними.

Создание автоматизированных информационных систем в Российской Федерации регламентируется «Комплексом стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы» (ГОСТ 34.201−89, ГОСТ 34.602−89, РД 50−682, РД 50−680−88, ГОСТ 34.601−90, ГОСТ 34.401−90, РД 50−34.698−90, ГОСТ 34.003−90, Р 50−34.119−90).

Суть технического задания как основного документа в процессе создания АС заключается в проработке, выборе и утверждении основных технических, организационных, программных, информационно-логических и лингвистических решений, которые устанавливаются в разделе «Требования к системе» .