Об опыте внедрения системы электронного документооборота (на примере ОАО «Усинскгеонефть»)

Аннотация: Развитие современных информационных технологий позволяет проводить реинжиниринг бизнес-процессов на предприятии с целью повышения эффективности документооборота. Существовавшая до внедрения, система документооборота на предприятии ОАО «Усинскгеонефть», характеризовалась отсутствием единой платформы, и состояла из различного аппаратного и программного обеспечения. В результате был выбран программный продукт от фирмы 1С, который позволил вывести систему документооборота предприятия на качественно более высокий уровень.

Ключевые слова: система электронного документооборота, автоматизация, бизнес-процессы, делопроизводство Система электронного документооборота — это автоматизированная многопользовательская система (компьютерная программа, комплекс программ и т. п.), включающая в себя все этапы работы с документами на протяжении всего жизненного цикла. Кроме того СЭД предназначается для автоматизации и учета бизнес-процессов взаимодействия между работниками организации (ознакомление, поручение, согласование, утверждение и т. п.). Так же СЭД позволяют реализовать электронный документооборот между организациями, в том числе наладить обмен информацией с контролирующими органами.

Основные функции СЭД:

• 1. Обеспечение безопасности. Должна быть реализована надлежащая защита всей информации, содержащейся в базах СЭД, а так же реализован многоуровневый безопасный доступ к этой информации. (электронная подпись);
• 2. Версионность. Любой из документов в информационной базе может находиться в большом количестве версий, причем разного формата;
• 3. Автоматизация поиска. В СЭД должен быть реализован многокритериальный поиск по всей информации, хранящейся в информационных базах;
• 4. Планирование. Для автоматизации внутренней деятельности предприятия, в СЭД реализуются разнообразные механизмы планирования и управления трудовой деятельностью с возможностью предоставления отчетов и уведомлений по текущим бизнес-процессам;
• 5. Интеграция с другими ИТ-средствами производства. Электронная почта, системы ERP, CRM и др.;
• 6. Рациональная организация и хранение содержащейся информации. Возможность создания резервных копий — неотъемлемая часть любой ИТ системы;
• 7. Инструментарий для обеспечения удобной работы с документацией во всех проявлениях;
• 8. Информационная поддержка всех уровней пользователей.

Основные цели и задачи, решаемые путем внедрения СЭД, можно представить следующим образом:

• 1. Создание единой информационной базы для хранения корпоративной информации;
• 2. Создание единого структурированного реестра документации в соответствии с принятой номенклатурой дел в организации;
• 3. Существенно сократить сроки исполнения бизнес-процессов;
• 4. Обеспечить сохранность электронных копий бумажных документов;
• 5. Повысить прозрачность и контролируемость документооборота;
• 6. Повысить уровень дисциплины исполнителей и обеспечить автоматизированный контроль путем реализации специализированной отчетности;
• 7. Автоматизировать ознакомление с документацией путем использования электронных копий;
• 8. Повысить эффективность корпоративного управления с контролем за исполнением;
• 9. Повысить скорость поиска документов;
• 10. Сократить объемы копирования документов и обеспечить контроль их печати;
• 11. Повысить уровень информационной безопасности за счет внедрения механизмов ЭЦП и аудита системных событий;
• 12. Предоставить руководству широкий аналитический инструментарий;
• 13. Увеличить распространение корпоративных стандартов и обеспечить контроль за их исполнением.

Существовавшая до внедрения, система документооборота на предприятии ОАО «Усинскгеонефть», характеризовалась отсутствием единой платформы, и состояла из различного аппаратного и программного обеспечения. Отсутствовала система реализации электронных копий документов, и как следствие, не функционировала система резервного копирования. Все бизнес-процессы были основаны на использовании бумажных оригиналов или копий. Вследствие применения различных инструментов, отсутствовала возможность формирования аналитической отчетности по всему массиву данных. Поиск документации по прошлым периодам занимал достаточно продолжительное время. Отсутствовала автоматизированная система контроля за выполнением поручений сотрудниками. Не в полной мере выполнялись корпоративные стандарты в области работы с документацией. Бизнес-процессы документооборота, проходили с превышением установленных сроков. Возникали инциденты, вследствие утери бумажных документов и превышения сроков исполнения.

Очевидно, что назрела необходимость в решении указанных проблем. Перед предприятием ОАО «Усинскгеонефть» встал вопрос о выборе системы СЭД и варианта внедрения СЭД.

В качестве программной реализации СЭД, были рассмотрены следующие программные продукты: Босс-Референт на платформе Lotus Domino, DocsVision, Directum, 1C: Документооборот КОРП, Е1 Евфрат. Все вышеперечисленные программные продукты используют СУБД MS SQL Server за исключением Босс-Референт, реализованного на своей собственной СУБД. Был выбран программный продукт от фирмы 1С по следующим соображениям:

• 1. Наличие подготовленного персонала на предприятии. Поддержка продукта возможна силами отдела ИТ без необходимости дополнительного обучения;
• 2. Распространенность платформы. На рынке труда существует достаточное количество квалифицированных специалистов;
• 3. Снижение затрат. При примерно равной средней цене на вышеперечисленные программные продукты, предприятие уже использовало лицензированное программное обеспечение фирмы 1С, что позволяло произвести закупку ПО с определенной экономией;
• 4. Совместимость. Так как предприятие уже использует программные продукты фирмы 1С, снимается ряд вопросов по интеграции СЭД в систему управления предприятием.

Различают два типа внедрения СЭД: внедрение собственными силами и привлечение специалистов по внедрению со стороны.

Выбор внедрения силами сторонних специалистов характеризуется прежде всего высокими затратами, как прямыми — приобретение полного пакета необходимого ПО и возможное переоснащение аппаратной части, стоимость проведения анализа всех уровней хозяйственной деятельности на предприятии, стоимость работы специалистов, непосредственно занятых в программе внедрения, обучение сотрудников предприятия работе с новым ПО. Так и косвенных — временные затраты на переход всех подразделений на новые способы ведения делопроизводства и документооборота на предприятии. Достаточно большие затраты на этот вариант внедрения компенсируются полностью работоспособной системой, комплекс функций которой зачастую больше, чем функционал, обеспечиваемый внедрением собственными силами. Руководство организации, рассматривая варианты, утвердило внедрение собственными силами, как менее затратное в финансовом плане. А так же принимался во внимание тот факт, что подобный путь позволит более досконально адаптировать СЭД к нуждам предприятия путем постепенного интегрирования функционала программного комплекса в организацию документооборота на предприятии. Что в свою очередь должно было положительно сказаться на адаптации сотрудников организации к новым для них регламентам и стандартам электронного документооборота.

Перед началом внедрения были проведены следующие подготовительные работы:

• 1. Персонал отдела ИТ, непосредственно задействованный в процессе внедрения был ознакомлен с основными особенностями и функционалом нового программного продукта;
• 2. Были выделены ресурсы ЛВС — сформирован виртуальный сервер в соответствии с рекомендациями по характеристикам аппаратной части от поставщиков программного продукта;
• 3. Было проведено развертывание информационной базы с нагрузочным тестированием;
• 4. Были разработаны необходимые инструкции для персонала отдела делопроизводства и сотрудников, участвующих в определенных бизнес-процессах;
• 5. Были написаны сценарии резервного копирования новой информационной базы, и добавлены в регламент резервного копирования критичной информации, принятый в организации.

После переработки утвержденного Положения об организации документооборота в соответствии с новыми возможностями, предоставляемыми программным комплексом, а так же всех необходимых технических мероприятий по обеспечению развертывания клиент-серверной архитектуры нового программного продукта, специалисты приступили к поэтапному внедрению СЭД.

Первый этап характеризуется реорганизацией процедур обработки документов. Основные каналы поступления документации: электронная почта, факсимильная связь, физическая доставка. И если в случае с электронными копиями документов, поступающих по каналам сети «Интернет» проблем практически не возникло, то обработка и занесение в информационную базу всей поступающей документации на физических носителях вызвало определенные трудности, связанные с большим объемом входящей корреспонденции, которые решились техническим переоснащением рабочих мест делопроизводителей.

В течение второго этапа внедрения были реализованы простые бизнес-процессы. Доступ к информационной базе СЭД получил более широкий круг пользователей. Были настроены простые отчеты. В это же время было проведено обучение на местах, позволившее выявить узкие места в инструкциях пользователей, что в свою очередь позволило подготовить новые релизы сопроводительной документации.

Третий этап позволил реализовать сложные варианты бизнес-процессов. Так же были внедрены комплексные процессы. Технический персонал, занимавшийся внедрением, получил ценный опыт по конструированию сводных отчетов. Были успешно протестированы и задействованы механизмы интеграции с другими информационными базами предприятия.

На четвертом этапе были автоматизированы все запланированные бизнес-процессы. Было реализовано хранилище договорной документации с необходимым функционалом, разграничением уровней доступа и специфическим инструментарием, реализованным по запросу юридической службы предприятия.

Выбранный сценарий внедрения, по временным затратам уступает варианту от сторонних организаций. Но это компенсируется снижением прямых расходов. Так же основным плюсом можно назвать большую адаптацию программного продукта к текущей ситуации на предприятии, а так же то, что штатные сотрудники получили необходимый опыт по работе с новым для них инструментом.

электронный документооборот автоматизация.

• 1. Putkina L.V. The concept of process approach to management//В мире научных открытий. 2014. № 9.1 (57). С. 469−476.
• 2. Аванесов Г. М., Путькина Л. В. Информационные технологии в допечатной подготовке. Учебное пособие. СПб, 2015
• 3. Аванесов Г. М., Путькина Л. В. Управление жизненным циклом информационных систем. Учебное пособие. СПб, 2014
• 4. Горбунов А. А., Путькина Л. В. Виртуальная предпринимательская структура. Новый подход в системе управления//Мир экономики и права. — № 5. — 2011. — С.13−18
• 5. Механизмы управления организациями социально-культурной сферы в трансформируемой экономике России/М. С. Мотышина [и др.]; под ред. М. С. Мотышиной. -СПб: СПбГУП, 2010. -224 с. -(Новое в гуманитарных науках; Вып. 48).
• 6. Путькина Л. В. Динамика концепции развития предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. № 2−3 (33). С.79−80.
• 7. Путькина Л. В. Особенности инновационных предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. № 2−3 (33). С.80−82.
• 8. Путькина Л. В. Проектирование интеллектуальных систем в экономике. Статья в открытом архиве № 321 400 431 30.07.2014
• 9. Путькина Л. В. Эволюция концепций применения ИТ в управлении бизнес-процессами//Международный научно-исследовательский журнал. 2014. № 12−2 (31). С.31−32.
• 10. Путькина Л. В. Эффективность реинжиниринга бизнес-процессов на предприятиях СКС//Современные аспекты экономики. 2009. № 4. С.32−34
• 11. Путькина Л. В. Методика управления бизнес-процессами на предприятиях социально-культурной сферы//Сборник научных трудов Sworld. -2012. -Т. 32. -№ 4. -С. 3−7.
• 12. Путькина Л. В. Реинжиниринг бизнес-процессов в сфере услуг на примере компании Xerox.//Материалы Международной научно-практической конференции «Современные тенденции в образовании и науке» 31 октября 2013 г. Часть 21: М-во обр. и науки РФ. Тамбов. Изд-во ТРОО «Бизнес-Наука-Общество». -2013. -С.91−92.
• 13. Путькина Л. В. Формирование бизнес-процессов на виртуальном рынке//Материалы Международной научно-практической конференции «Инновационное развитие современной науки». -Уфа. -31 января 2014 г.
• 14. Путькина Л. В. Разработка инновационной стратегии деятельности коммерческого предприятия на виртуальном рынке. Современные проблемы науки и образования. — 2013. — № 2;С. 365, URL: http://www.science-education.ru/108−8876 (дата обращения: 16.04.2013)
• 15. Путькина Л. В., Деревинский Д. О. Системы дистанционного обучения на платформе Microsoft office sharepoint server 2007//Дистанционное обучение в высшем профессиональном образовании: опыт, проблемы и перспективы развития: тезисы докл. 2 Межвуз. науч.-практ. конф. (Санкт-Петербург, 10 июня 2009 г.). Санкт-Петербург, 2009. С. 94−97.
• 16. Путькина Л. В., Пискунова Т. Г. Интеллектуальные информационные системы. СПб: СПбГУП, 2008.