Документация и документооборот

Порядок оформления и подписания расчетно-кассовых документов.

Расчетные, кассовые, кредитные и другие операции, совершаемые в «Приорбанк» ОАО отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-кассовых документов, оформляемых в установленном порядке.

Расчетно-кассовые документы, поступающие в банк от клиентов, от других банков, а также составляемые в Банке, должны содержать необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществлять банковский контроль.

Все расчетно-кассовые документы по характеру отражаемых операций подразделяются на:

Кассовые Мемориальные Внебалансовые.

Кассовыми документами оформляются операции по приему и выдаче наличных денег. Мемориальными документами производится оформление безналичных операций Банка и его клиентов. К ним относятся: платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, заявления на аккредитив, реестры чеков, мемориальные ордера.

Безналичные операции Банка, совершаемые без поручений клиентов и не связанные с перечислением денежных средств в адрес других лиц, оформляются мемориальными ордерами. Мемориальными ордерами так же оформляются: частичная оплата расчетных документов, исправления ошибочных записей, межфилиальные перечисления, при которых дебетуются и кредитуются счета филиала либо Центрального офиса и другие операции Банка в случаях, предусмотренных отдельными нормативными документами Национального банка РБ.

Расчетно-кассовые документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны иметь:

Контировку, т. е. обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть произведена эта запись;

Дату проводки;

Подпись работника, оформившего документ и совершившего операцию, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю — подпись контролирующего работника.

Электронные мемориальные документы удостоверяются электронной цифровой подписью соответствующих работников.

Внебалансовыми документами оформляются все операции по внебалансовым счетам. К ним относятся приходные и расходные внебалансовые ордера.

Право подписания расчетно-кассовых документов, предоставляемое работникам банка, оформляется приказом руководителя банка (руководителя филиала) с указанием: фамилии, имени, отчества должностного лица; наименования должности; характера предоставленного права подписи.

На основании вышеуказанного приказа оформляются образцы подписей. Образцы подписей заверяются подписями руководителя банка, главного бухгалтера банка или уполномоченными должностными лицами и печатью банка.

Главный бухгалтер осуществляет контроль за своевременным внесением изменений в образцы подписей работников банка, например, в связи с перемещением, увольнением работника или же принятием на работу нового. Один комплект образцов подписей должностных лиц банка обязательно находится у главного бухгалтера или уполномоченного лица для учета лиц, которым предоставлено право той либо иной подписи на расчетно-кассовых документах.

Право единоличной подписи на расчетно-кассовых документах имеют все бухгалтерские и другие работники Банка согласно приказа о предоставлении права подписи на расчетно-кассовых документах, на которых возложено оформление операций в структурных подразделениях согласно их должностным обязанностям. По операциям, подлежащим дополнительному контролю, право контрольной подписи на расчетно-кассовых документах согласно приказа о предоставлении права подписи имеют руководители, их заместители, главные бухгалтера (заместители), начальники структурных подразделений, главные специалисты, осуществляющие банковские операции.

Предоставление контрольной подписи тому или иному должностному лицу не исключает возможности выполнения этим лицом (кроме главного бухгалтера) функций ответственного исполнителя по определенному кругу операций. В таком случае им контролируются документы по операциям, выполняемым другими работниками банка.

Образцами подписей работников банка с указанием характера подписи (единоличная, контрольная) снабжаются все кассовые работники, имеющие право контрольной подписи, работники, проверяющие документы. Использование в работе ксерокопий с образцами подписей сотрудников не допускается.

Ответственность за соответствие характера заявленной подписи в образцах подписей и учиненной на расчетно-кассовых документах несет лицо, на которое возложены контрольные функции.

Лица, осуществляющие контроль, должны пользоваться только своими образцами подписей работников банка, а так же образцами подписей и оттисков печатей, предоставляемых клиентами.

Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по этому документу бухгалтерской операции в Банке.

Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-кассовый документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.

Подписями работников Банка оформляются экземпляры документов, которые предназначены для хранения в Банке в качестве оправдательных по совершенным операциям, а также экземпляры, подлежащие приложению к выпискам по счетам клиентов и оправдательные по межбанковским расчетам в другие учреждения банков.

Предварительному дополнительному контролю подвергаются все совершаемые операции от имени Банка.

Операции по корреспондентским счетам Банка, по депозитным счетам, по отчислениям в обязательные резервы, операциям с фондами Банка, по списанию долгов в убыток, по прочим счетам до востребования Банка в других банках, по счетам долгосрочных финансовых вложений, по хозяйственным операциям банка, по ценным бумагам, уплате процентов, по выдаче кредитов, по конверсионным сделкам, по покупке-продаже валюты проводятся в бухучете платежными поручениями и мемориальными ордерами (с обязательным приложением к ним договора, распоряжения, приказа и т. д., подписанных руководителем или уполномоченным лицом, работающим по доверенности) и главным бухгалтером (его замом или уполномоченным должностным лицом, либо на основании решения Финансового комитета, либо решения Технического комитета).

Первые экземпляры платежных поручений, требований, инкассовых распоряжений, составляемые от имени Банка, заверяются оттиском печати, первой и второй подписями должностных лиц, имеющих на это право. Кроме того, на поручении должна быть проставлена подпись ответственного исполнителя, совершившего операцию и подпись контролирующего лица.

Операции, оформляемые посредством составления мемориальных ордеров, должны содержать подпись работника банка, совершающего операцию и контрольную подпись начальника структурного подразделения, в котором совершалась проводка.

По операциям, требующим дополнительного контроля, бухгалтерские записи совершаются на основании расчетно-кассовых документов, имеющих подпись контролирующего работника. Оформление расчетно-кассового документа и его проверка удостоверяются подписью бухгалтерского работника и контролера, а в необходимых случаях — подписями других должностных лиц.

Дополнительному контролю со стороны главного бухгалтера или лица им уполномоченного, должны подвергаться расчетно-кассовые документы по операциям: с фондами банка, с инвалютой, с драгоценными металлами, с использованием прибыли, по списанию долгов в убыток, по закрытию счетов, по исправлению допущенных ошибок в бухучете, по счетам невыясненных сумм, по хозяйственным операциям, по операциям с денежными средствами в пути, по подкреплению операционной кассы, по вывозу излишков операционной кассы, по взысканию с клиентов штрафов за нарушение правил совершения расчетных операций, по операциям с основными средствами, МБП и нематериальными активами.

Расходные кассовые ордера (Приложение 5), составленные от имени Банка подписываются единоличной, контрольной, второй контрольной подписями. В тех случаях, когда на прилагаемых к кассовым ордерам документах имеется разрешительная подпись руководителя Банка или уполномоченного должностного лица, подпись на кассовых документах этих лиц не обязательна. Приходные кассовые операции, совершаемые по счетам «Приорбанк» ОАО должны содержать единоличную, контрольную и дополнительную контрольную подпись главного бухгалтера или уполномоченного лица. (Приложение 6).

Расчетно-кассовые документов по клиентским платежам должны содержать подпись ответственного исполнителя, совершившего операцию по счету согласно его должностным обязанностям. При этом подвергаются дополнительному контролю денежно-расчетные документы по следующим операциям:

по выдаче чековых книжек и акцепте платежных поручений. В подтверждение произведенной проверки подписываются заявления или поручения клиентов по этим операциям, а также надписи на выдаваемых чековых книжках и акцептованных поручениях по операциям, производимым без поручений клиентов, в частности, ордера по списанию суммы пени, не взысканной одновременно с основным платежом, ордера по перечислению средств с субсчетов.

Кассовые документы по операциям, совершаемым по счетам и по поручению клиента должны содержать подписи кассира и контролера. В случае возложения на кассира одновременно обязанностей операционного работника на кассовых документах учиняется одна подпись. В данном случае контрольные функции выполняет бухгалтер, производящий операцию по балансу и наделенный соответствующими полномочиями.

При оформлении банковских операций необходимо строго руководствоваться Постановлением НБ РБ от 15.03.2000 г. № 9.2 «О перечне документов, используемых при оформлении банковских операций в РБ».