Общие основы дел корреспонденции

Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д. рекомендуется.

Подготовка письма включает следующие стадии:

• -изучение существа вопроса;
• -сбор необходимых сведений, в т. ч. из предыдущей переписки;
• -подготовка проекта письма;
• -согласование проекта (при необходимости);
• -подписание руководителем.

Письмо должно иметь реквизиты:

• -наименование организации и ее справочные данные;
• -дата, регистрационный номер;
• -ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
• -адресат;
• -заголовок к тексту (отвечающий на вопрос «о чем?»);
• -текст;
• -отметка о наличии приложений;
• -подпись;
• -отметка об исполнителе.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор».

Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

• · Просим оказать содействие…
• · Прошу Вас…

Письмо-запрос — представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения:

• · Просим предоставить…
• · Просим отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения:

• · Прошу высказать Ваше мнение о…
• · Прошу Вас дать поручение разработать…

Сопроводительное письмо — сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов:

• · Направляем информацию…
• · Представляем на утверждение…

Гарантийное письмо — составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы:

• · Оплату гарантируем…
• · Качество услуг гарантируем…

Письмо-подтверждение — направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей.

Письмо-извещение — сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов:

• · Сообщаем…
• · Доводим до вашего сведения…

При составлении служебных документов используется деловая речь, которая является разновидностью литературной письменной речи. Деловая речь служит средством для удостоверения прав и полномочий, для закрепления взаимных обязательств и вытекающих из них последствий.

Деловую речь отличают, прежде всего,.

• -ясность,
• -точность,
• -краткость,
• -систематичность.

Ясность — простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргоном.

Точность — приведенные факты отражают действительное положение вещей, а содержание документов точно выражает мысли автора, не вызывая иного толкования отдельных слов и фраз.

Краткость — полнота содержания документа, а также ясность и точность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений.

Систематичность — логическая последовательность изложения документов.

Деловая речь имеет соответствующую терминологию, различную для разных отраслей народного хозяйства, формирующую официально-деловой стиль. В коммерческой практике термином официально-деловой стиль принято называть язык служебных, в первую очередь организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы, акты и др.) Язык коммерческих документов в сравнении с другими имеет резкое сужение диапазона используемых речевых средств: высокую степень повторяемости отдельных языковых форм на определенных участках текстов документа.

Необходимыми качествами делового стиля служебных документов являются полнота и своевременность, лаконизм формулировок, предельно четкое отражение сведений, имеющих правовую силу.

Деловая речь формируется с учетом требований этики делового общения (этикета). Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, он должен быть доброжелательным с убедительным объяснением, с возможным продолжением деловых отношений.

Текст служебных документов должен содержать элементы логики, необходимые для последовательного изложения содержания. В документах различают три логических элемента — заключение, доказательство и введение.

Деловая часть письма, содержащая формулировку его цели, называется заключением. Заключению подчиняются все остальные элементы письма Активное заключение бывает прямым или косвенным. Прямое заключение непосредственно побуждает к определенным действиям. В зависимости от служебных отношений составителя документа и адресата обращение к ним выражается словами: «Прошу», «Приказываю», «Предлагаю», «Объявляю» и т. д.

В косвенном заключении нет непосредственного воздействия и побуждения. В нем только указывается действие, которое ожидается от адресата, например: «Необходимо срочно произвести инвентаризацию склада» .

В служебной переписке лучше пользоваться прямыми активными заключениями, имеющими более определенную форму.

Кроме заключения, деловые письма содержат доказательство. Цель его — доказать адресату целесообразность, необходимость, своевременность требования, содержащегося в заключении, например: «В магазине № 3 обнаружена недостача. Предлагаю произвести документальную ревизию» .

В доказательстве может быть указана цель того действия, которое должен произвести адресат согласно просьбе или приказанию, выраженному в заключении, например: «Необходимо выяснить причины недостачи в магазине № 3. Прошу произвести документальную ревизию» .

Во многих деловых письмах необходимо введение. Введении указываются причины составления документа, иногда краток излагают историю вопроса, если необходимо ссылаются на директивы вышестоящих органов например «Дополнение к приказу директиву фирмы № 200 от 20.03.2017».