Документация и документооборот в банке

Основные группы документов, ведущихся в банке, порядок их проверки, подписания, формирования, хранения.

Все операции банков (расчетные, кассовые, ссудные и другие) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Денежно-расчетные документы поступают в банк от предприятий, учреждений, других банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию. При организации бухгалтерского учета и формирования отчетности банк использует первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, книги (книгу) регистрации открытых и закрытых лицевых счетов, формы отчетности, составленные на бумажном носителе информации или в электронном виде.

Первичные учетные документы, утвержденные Национальным банком, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учета, подразделяются на:

расчетные документы;

кассовые документы;

мемориальные ордера;

внебалансовые ордера.

Расчетными документами производится оформление безналичных операций банка и его клиентов в соответствии с нормативными правовыми актами Национального банка.

Кассовые документы используются при оформлении безналичных операций, предусмотренных нормативными правовыми актами Национального банка по кассовой работе. Они делятся на приходные и расходные. К приходным относятся объявления клиентов на взнос денег в кассу банка, приходные кассовые ордера, квитанции о приеме денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходные кассовые ордера.

Мемориальные ордера применяются для совершения и отражения в бухгалтерском учете внутрибанковских операций и операций банка и клиентов по безналичному перечислению средств. В их состав входят расчетные документы, представляемые банку клиентами (платежные требования, поручения, расчетные чеки).

Однотипные внутрибанковские операции (т.е. операции одинаковые по своей сущности) могут оформляться мемориальными ордерами по однотипным внутрибанковским операциям.

Внебалансовыми ордерами (приходными или расходными) оформляются операции по внебалансовым счетам. При этом могут использоваться внебалансовые ордера по однотипным внутрибанковским операциям.

Операции, связанные с перечислением средств в иногородние банки (межфилиальные обороты — МФО), оформляются специальными документами — авизо по МФО. Бланки авизо по МФО являются бланками строгого учета.

Формирование и подшивка первичных учетных документов осуществляются в соответствии с Положением о порядке формирования и подшивки первичных учетных документов в Банке.

Первичные учетные документы за каждый рабочий день должны быть сверены с данными ежедневного баланса. В случае выявления расхождений осуществляется сверка документов и оборотов по каждому балансовому и внебалансовому счету. Сформированные, сброшюрованные и сверенные с ежедневным балансом первичные учетные документы хранятся в текущем архиве банка. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Документы, затрагивающие по дебету (кредиту) более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам. В отдельные папки помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, ссудам индивидуальным заемщикам, операциям с драгметаллами, инвалютой и хозяйственным операциям банка, поскольку они имеют разный срок хранения.

При формировании первичных учетных документов Банк выделяет в зависимости от сроков хранения первичных документов отдельные папки и папки длительных сроков хранения. При формировании документов с длительными сроками хранения, документов отдельного хранения в папку должны помещаться прокладки за каждый день с указанием сумм документов по дебету и кредиту каждого счета, сверенных с данными бухгалтерского учета за день.

Хранение электронных мемориальных документов осуществляется за каждый банковский день в отдельных файлах при выполнении требований законодательства Республики Беларусь в сфере обращения электронных документов.

Структура и содержание файлов должны соответствовать требованиям по формированию мемориальных документов в бумажном виде.

В общие папки мемориальных и кассовых документов вместо документов за эти дни помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным бухгалтером (лицом, им уполномоченным), о суммах, хранящихся в отдельных папках документов по дебету балансовых счетов, приходу и расходу каждого внебалансового счета.

Документы за истекший день должны быть оформлены в установленном порядке не позднее чем на следующий рабочий день. До утра следующего рабочего дня несброшюрованные документы должны обязательно храниться в несгораемом сейфе (шкафу).

Суммы сброшюрованных в папки мемориальных документов за день должны подсчитываться и сверяться с итогом оборотов по ежедневному балансу (исключая обороты по кассе). Суммы сброшюрованных в папки кассовых документов за день подсчитываются и сверяются с оборотом кассы по ежедневному балансу.

Все документы бухгалтерского учета до их сдачи в архив банка хранятся в текущем архиве бухгалтерии, который находится в ведении специально выделенного работника.

Документооборот по кассовым и безналичным операциям.

Каждое учреждение банка разрабатывает график документооборота, устанавливающий порядок прохождения первичных учетных документов (в том числе и по документам отделений, ЦБУ) по всем стадиям обработки, который подписывается главным бухгалтером учреждения банка и утверждается приказом руководителя учреждения банка.

Система внутреннего контроля в учреждениях банка призвана обеспечить соблюдение всеми работниками законодательства Республики Беларусь.

Ответственность за достоверность указания содержания операции, ее количественно-стоимостной оценки, ссылки на основание совершения операции, законность и правильность ее оформления несут участники банковской операции, непосредственно совершающие эту операцию, визирующие и подписавшие первичный учетный документ для ее отражения в учете.

Ответственность за соответствие указанного в первичном учетном документе содержания операции бухгалтерским проводкам несут ответственные исполнители, непосредственно отразившие эту операцию по балансу учреждения банка и подписавшие документ единоличной и, в необходимых случаях, контрольной подписью. Полноту и своевременность расчетов по банковским операциям, в том числе связанным с уплатой и взысканием комиссионных, процентных и прочих расходов и доходов, обязаны контролировать работники соответствующих структурных подразделений при осуществлении данных операций, ответственность за обеспечение контроля возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

Ответственность за полноту и своевременность поступления комиссионных, процентных и прочих доходов несут службы, инициирующие данные операции.

Ответственность за своевременность и правильность отражения в бухгалтерском учете данных операций несут ответственные исполнители, осуществляющие аналитический учет по счетам 8_го класса.

При оформлении расчетно-кассовых документов должны соблюдаться следующие требования: при составлении расчетно-кассовых документов используются формы документов, изготовленные типографским способом либо составленные с использованием технических средств; расчетные документы (бумажные или электронные) должны оформляться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Национального банка по осуществлению безналичных расчетов; документы по кассовым операциям должны соответствовать требованиям нормативных правовых актов Национального банка по ведению кассовых операций в банках; для осуществления валютных операций предоставляются документы, предусмотренные соответствующими нормативными правовыми актами Национального банка; денежные чеки и первые экземпляры расчетных документов, предоставляемые в банк клиентами, должны иметь подписи уполномоченных лиц и оттиск печати, соответствующие карточке с образцами подписей и оттиска печати; исправления в расчетно-кассовых документах не допускаются; расчетно-кассовые документы составляются в количестве экземпляров, достаточном для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.

Расчетно-кассовые документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны иметь: контировку, то есть обозначение номеров счетов по дебиту и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись; подпись ответственного исполнителя, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, — подпись контролера, электронные мемориальные документы удостоверяются электронной цифровой подписью соответствующих работников.

Банк отказывает клиенту в приеме расчетно-кассовых документов если данные документы, оформленные с нарушением требований законодательства РБ либо удостоверение прав распоряжения счетом, вызывает у банка сомнение.

Порядок осуществления предварительного, текущего и последующего внутрибанковского контроля.

При организации работы в течение операционного дня банк осуществляет внутренний (текущий и последующий) контроль, предусмотренный локальными нормативными правовыми актами, разработанными в соответствии с требованиями законодательства.

Внутренний контроль осуществляется при приеме первичных учетных документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.

Внутренний контроль должен быть направлен на:

• — обеспечение сохранности денежных средств и ценностей;
• — соблюдение клиентами требований по оформлению первичных учетных документов;
• — своевременное исполнение платежных инструкций клиентов на перечисление денежных средств;
• — перечисление и зачисление денежных средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в платежных инструкциях, принимаемых к исполнению.

Текущий контроль обеспечивается ответственными исполнителями и контролирующими работниками при проверке документов до их оплаты. По операциям банка, требующим дополнительного контроля, не допускается единоличное совершение одним ответственным исполнителем. Дополнительному контролю подвергаются документы по следующим операциям, выполняемым в белорусских рублях и иностранной валюте (в том числе кассовые):

• — по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными) и другими счетами физических лиц, а также при осуществлении операций без открытия счета;
• — по операциям взноса денежных средств на текущие (расчетные), вкладные (депозитные) и другие счета физических лиц на суммы более 400 базовых величин;
• — по расходным кассовым операциям с текущих (расчетных), вкладных (депозитных) и других счетов физических лиц;
• — по безналичным перечислениям денежных средств с текущих (расчетных), вкладных (депозитных) и других счетов физических лиц на суммы более 400 базовых величин;
• — по осуществлению банковских переводов денежных средств за границу (кроме частных переводов);
• — при выплате денежных средств, поступивших в адрес физических лиц из-за границы в виде банковских переводов или переводов через частные платежные системы на суммы более 400 базовых величин;
• — по операциям с основными средствами, нематериальными активами, товарно-материальными ценностями;
• — по операциям финансовой аренды (лизинга), факторинга, гарантиям (поручительствам);
• — по суммам до выяснения (сч.6301, 6302);
• — по операциям с бланками строгой отчетности;
• — по выдаче расчетных чеков из чековых книжек;
• — по расчетам с эмитентами и банками по операциям с дорожными чеками;
• — по расходам, в том числе будущих периодов (за исключением расходов за счет округления);
• — по операциям с дебиторами банка;
• — исправления ошибочных записей в бухучете по счетам расходов банка (по счетам 9 класса).

Результат произведенной проверки удостоверяется контрольной подписью уполномоченного лица, в том числе по документам, помещенным в архив документов в электронном виде.

В случаях, когда операции осуществляются в операционном дне банка программным путем, контрольная подпись на документах не ставится. В данном случае контроль осуществляется на стадии разработки, тестирования и внедрения программного обеспечения.

Должны иметь контрольную подпись главного бухгалтера (лица, им уполномоченного) первичные документы по операциям, выполняемым в белорусских рублях и иностранной валюте:

• — с фондами банка;
• — по использованию прибыли;
• — списания долгов в убыток.

Исправление ошибочных записей в бухгалтерском учете согласовывается с руководителем структурного подразделения и главным бухгалтером (лицом им уполномоченным) посредством внутренней электронной почты.

Последующий контроль осуществляется после составления баланса. Его целью является систематическая проверка постановки учета и документооборота, выполнение ответственными исполнителями возложенных на них обязанностей, законности, правильности и своевременности выполнения ими операций, недопущения фактов превышения ответственными исполнителями своих полномочий, соблюдения в работе действующих нормативных правовых актов.

Структурные подразделения, осуществляющие бухгалтерский учет составляют ежеквартальные планы последующих проверок правильности учета и оформления совершенных операций, а также достоверности представленной банком отчетности, которые согласовывают с главным бухгалтером.

Результаты последующих проверок оформляются краткими справками и предоставляются на рассмотрение Председателю Правления банка или уполномоченным лицам, курирующим структурные подразделения банка, руководителям ЦБУ с целью принятия необходимых мер для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки.