Делопроизводство аптечной организации на примере розничной сети Иркутской области ООО «Фармэконом»

Основные правила организации документооборота ООО «Фармэконом»

«Фармэконом» — это одна из крупнейших розничных фармацевтических компаний Иркутской области. Компания соединяет в себе прочные традиции, мощный экономический потенциал, активную динамику и высокий профессионализм персонала.

Основными факторами, помогающими компании выдерживать конкуренцию на современном фармацевтическом рынке, являются:

• 1. Ценовая политика. ООО «Фармэконом» как одна из крупнейших аптечных сетей в России, производящая большие объёмы закупок, имеет выгодные условия и закупочные цены от всех поставщиков. Это позволяет компании удерживать достаточно низкие цены во всей аптечной сети.
• 2. Стопроцентная гарантия качества. Компания работает только с самыми крупными и проверенными временем поставщиками в России, все лекарства покупаются у официальных дистрибьюторов. С рядом отечественных и иностранных производителей лекарств ООО «Фармэконом» работает по прямым контрактам, а это не только выгодная цена для потребителя, но и самый короткий путь от производителя к потребителю.
• 3. Широкий ассортимент лекарств и товаров сопутствующей группы — одно из основных конкурентных преимуществ аптечной сети ООО «Фармэконом» и важнейший показатель работы фармацевтической компании.

Общий ассортимент аптечной сети ООО «Фармэконом» превышает 16 000 наименований товаров. Ассортимент одной аптеки ООО «Фармэконом» зависит от формата работы конкретной розничной точки. Большинство аптек компании работают в традиционном формате закрытой выкладки товаров. При такой форме торговли ассортимент одной аптеки, как правило, составляет 6 — 7 тысяч наименований позиций. В аптечной сети ООО «Фармэконом» представлены также и аптеки открытого доступа товаров — фарммаркеты. Открытая форма торговли позволяет иметь более 12 000 наименований лекарственных средств и разнообразной сопутствующей продукции. Компания ООО «Фармэконом» постоянно расширяет ассортимент своих аптек. Компания вводит в ассортимент линейки товаров private label.

• 4. Дополнительные сервисы для покупателей. У покупателей есть возможность заказа в аптеке ООО «Фармэконом» редких препаратов, которых нет в постоянном ассортименте. Медикаменты доставляются в кратчайшие сроки. Главное условие — это наличие регистрации данного препарата на территории России. Также в аптеке можно забронировать необходимое лекарство по телефону.
• 5. Высокий профессионализм сотрудников. В аптечной сети ООО «Фармэконом» внедрены единые корпоративные стандарты для сотрудников, которые обеспечивают высокое качество обслуживания клиентов. Сейчас в аптечной сети ООО «Фармэконом» работает более 2300 высококвалифицированных специалистов. Сеть динамично развивается и число сотрудников постоянно растет.

В компании разработана специальная программа адаптации и обучения новых сотрудников, действует система наставничества: опытный сотрудник помогает молодому специалисту ориентироваться в ассортименте аптеки, работать с покупателями, выстраивать отношения с коллегами.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Фармэконом» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота на ООО «Фармэконом» являются:

• — оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• — максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• — порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на комбинате ООО «Фармэконом» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО «Фармэконом», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В ООО «Фармэконом» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ООО «Фармэконом», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т. д.