Учет движения материалов

Документальное оформление и учет поступления материалов и расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Материальные ценности поступают на Климовичский хлебозавод от поставщиков по договорам купли-продажи, поставки, иным договорам в соответствии с действующим законодательством; своих подсобных и вспомогательных производств, от списания пришедших в негодность основных средств (металлолом, запасные части, драгметаллы: лом серебра, золото и другое); приобретаются от подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета; путем оприходования излишков, выявленных при инвентаризации.

Для выполнения производственной программы организация определяет потребность в материальных ресурсах и приобретает их. На поставку материалов организация заключает договора с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции. Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально — технического снабжения.

При предварительной оплате за приобретаемые ценности организация-покупатель сначала производит оплату путем перечисления денежных средств платежными поручениями, а затем поставщик отгружает ценности покупателю. Оплата за приобретенные материальные ценности также может производиться путем подачи в финансовый отдел служебной записки (заявки) на оплату отделом материально-технического снабжения.

При централизованной доставке материалов автомобильным транспортом поставщик выписывает товарно-транспортную накладную формы ТТН-1 (приложение Г), которая служит основанием для оприходования материальных ценностей в организации.

Для получения материалов со склада поставщика, уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов (приложение Д). Оформление доверенностей производится в соответствии с законодательством. Доверенность оформляется на компьютере в одном экземпляре. В доверенности указывается полное название организации-покупателя, его адрес и реквизиты, организации (организации-поставщика), его адрес, дата выдачи, фамилия, имя, и отчество агента и его паспортные данные, а также наименование приобретаемых материальных ценностей. Доверенность подписывается лицом ее получившим, главным бухгалтером, ставиться на ней печать и утверждается директором или лицом на то уполномоченным. Разовые доверенности выписываются на срок до 10 дней, а постоянные до 1 года. Доверенности действительны при предъявлении паспорта. Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннулированию. Выдачу доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей.

Принятые материалы доставляются на склад организации и сдаются материально ответственному лицу. Здесь их тщательно проверяют на соответствие количества, ассортимента и качества данным, указанным в сопроводительных документах. При отсутствии расхождений поступившие материальные ценности приходуются на склад в соответствующих единицах измерения путем составления приходного ордера формы М-4.

В случае если количество и качество прибывших материалов не совпадает с данными сопроводительных документов, то они должны приниматься комиссией по Акту о приемке материалов формы № 7. Он также составляется при приемке материалов, поступивших без документов (неотфактурованные поставки). Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации (по согласованию с поставщиком). Он утверждается руководителем организации или лицом, на то уполномоченным. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, а второй — отделу материально-технического снабжения для предъявления претензии поставщику (виновнику). Данный акт о приемке материалов является первичным документом при приходовании ценностей.

На склад поступают также материалы из цехов и подразделений своей организации (отходы, полученные от ликвидации (списания) основных средств и другие). Они приходуются на склад по накладным-требованиям на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Накладные-требования составляются в двух экземплярах материально ответственными лицами цехов (подразделений), которые сдают ценности. Один экземпляр остается у сдатчика цеха (подразделения) и служит основанием для списания ценностей, а второй (по которому они приходуются) — у получателя (склада, цеха).

Подотчетные лица на исследуемом предприятии, приобретают материальные ценности, в организациях торговли, других организациях за наличные деньги. Документами, подтверждающими стоимость приобретенных материалов, являются товарный чек, счет, или составляемый подотчетным лицом акт (справка), в котором излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты покупки, наименования, количества материалов, цены и другие записи. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица. К товарному чеку обязательно прикладывается чек кассового аппарата. На поступившие материалы составляет приходный ордер.

На излишки, выявленные при инвентаризации, оформляется акт проверки наличия товарно-материальных ценностей (приложение Е) на основании инвентаризационной описи (приложение Ж), составленной по результатам инвентаризации. Например, 9 августа 2009 г. на Климовичском хлебозаводе была создана комиссия в составе Стефаненко В. С., Шаповаловой Н. П., Пустошиловой Т. М., Братусевой Г. В для проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей в цеху. В результате инвентаризации был составлен акт проверки наличия товарно-материальных ценностей, в котором комиссия сравнивала фактический вес товарно-материальных ценностей с учетными данными. В результате излишков обнаружено не было. Если же излишки были обнаружены, то их бы передали на склад по накладной на внутреннее перемещение.

Для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и других ценностей на Климовичском хлебозаводе предназначен активный синтетический счет 10 «Материалы», который имеет следующие субсчета:

• 10/1 — Тары и тарные материалы;
• 10/2 — Вспомогательные материалы;
• 10/3 — Лотки и контейнера х/б изделий;
• 10/5 — Товары на скл. для фирмен. торговли;
• 10/12 — МБП;
• 10/12−1 — МБП в эксплуатации;
• 10/13 — Износ МБП;
• 10/15 — Запасные части;
• 10/16 — ГСМ.

По дебету этих счетов отражаются остатки ценностей на начало и конец отчетного периода и их поступление, а по кредиту — расход (выбытие).

Как уже известно, материальные ценности в основном поступают от поставщиков. Для системного отражения операций приобретения материалов, расчетов за произведенные подрядчиками работы и оказанные услуги и расчетов с поставщиками и подрядчиками предназначен комбинированный журнал-ордер 6 (приложение К). Этот журнал ведется по кредиту пассивного счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с дебетом счетов: 07 «Оборудование к установке», 08 «Капитальные вложения», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы» :

на поступившие от поставщиков запасные части по покупным ценам с учетом НДС и расходов, связанных с доставкой сторонним транспортом:

Дебет 10/15 «Запасные части» .

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 2 769 729 р.

на поступившие от поставщиков ГСМ:

Дебет 10/16 «ГСМ» .

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 10 237 509 р.

Дебет 10 «Материалы» .

Кредит 60 «Расчеты с постащиками и подрядчиками» — 13 007 238 р.

на сумму оказания услуг по исправлению брака:

Дебет 28 «Брак в производстве» .

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 3 530 693 р.

В журнале-ордере 6 одновременно ведется синтетический и аналитический учет.

Для учета движения материалов на складе применяются карточки складского учета (приложение Л). Карточка указанной формы применяется для учета движения материалов по каждому сорту, виду и размеру, номенклатурному номеру. Карточка складского учета заполняется работником склада, являющимся материально ответственным лицом. Например, на Климовичском хлебозаводе кладовщик ведет карточку складского учета по сахару. В марте 2009 г. поступил сахар от поставщика 5000 кг. на сумму 8 815 000 руб., израсходовано сахара на производство хлебобулочных изделий 3683,75 кг. на сумму 6 409 725 руб. В бухгалтерском учете делаются записи:

Дебет счета 10 «Материалы» .

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму 8 815 000 руб.

Дебет счета 20 «Основное производство» .

Кредит счета 10 «Материалы» — на сумму 6 409 725 руб.

Карточки складского учета открываются на календарный год. Открытие карточек производится не на головном предприятии РУПП «Могилевхлебпром», а на филиале Климовичский хлебзавод, осуществляющее снабженческо-сбытовые функции.

Записи в карточку складского учета производятся на основании первичных приходных и расходных документов в день совершения операции.

После полного заполнения карточки складского учета для последующих записей движения материалов открывается второй лист и последующие листы той же карточки, которые нумеруются и брошюруются (скрепляются).

В карточках складского учета каждая операция, отраженная в первичном учетном документе, записывается отдельно. Если в один день совершается несколько однородных операций (например, отпуск материала осуществлялся три раза в день по различным документам), то на расход материала можно сделать одну запись с отражением общего количества отпущенного по этим документам материала. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех документов или составляется их реестр.

В конце месяца в карточках складского учета выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

По окончании месяца материально ответственным лицом подразделения составляется материальный отчет по форме М-19п. При большой номенклатуре материалов и (или) больших оборотах при необходимости используются вкладные листы к форме М-19п. Вкладные листы представляют собой раздел «Информация о движении» (графы 1−21) материального отчета.

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц (в т. ч. по объектам) и остаток материалов на конец месяца. Таким образом, в месячных материальных отчетах отражается информация о движении материалов (приходе или расходе) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В месячных материальных отчетах указывается также стоимость (по приходу, расходу и остаткам) материалов. Стоимость материалов заполняется бухгалтерской службой организации или заведующим складом (кладовщиком).

В установленные в организации сроки месячные материальные отчеты с приложением всех первичных учетных документов представляются в бухгалтерскую службу (под роспись). Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

Таким образом, поступившие производственные запасы на Климовичский хлебозавод приходуются на основании соответствующих первичных документов. Для учета поступления материалов используется активный счет 10 «Материалы», на котором поступление материальных ценностей отражается по фактической стоимости.