Ввод хозяйственных операций

Данные о хозяйственных операциях предприятия в системе 1С: Предприятие хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию.

Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот.

Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом, — это содержание операции, ее общая сумма, дата, номер, а также другие реквизиты, определяемые конфигурацией.

Операции могут автоматически формироваться документами, или вводиться вручную. Операции, введенные вручную, фактически являются документом специального вида «Операция».

Набор всех проводок составляет базу данных бухгалтерского учета.

Проводки могут быть простыми и сложными. Простая проводка состоит из одной корреспонденции счетов, сложная проводка — из нескольких.

Ввод проводок может осуществляться вручную, в режиме документов или с помощью типовых операций.

В общем случае, для ввода новой проводки вручную нажмите кнопку Новая на панели инструментов окна формы диалога, или нажмите клавишу Ins, или в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункты «Новая проводка» или «Новая корреспонденция».

Программа определяет по контексту, что в данный момент следует вводить; проводку или корреспонденцию. Если один из счетов введенной строки не заполнен, то предполагается, что это корреспонденция, т. е. часть сложной проводки. Программа ожидает ввода продолжения проводки, т. е. следующей строки. При этом строка будет иметь двойной номер, разделенный знаком «/», например — 3/1. Первая часть номера — номер проводки, вторая часть — номер корреспонденции.

Ввод сложной проводки считается завершенным, когда сумма главной корреспонденции равна сложенным вместе суммам подчиненных корреспонденции.

Ввод сложной проводки можно прервать, если в меню «Действия» выбрать пункт «Новая проводка». При этом сложная проводка окажется незавершенной, о чем будет сигнализировать пиктограмма, стоящая слепа от номера проводки.

По данной пиктограмме легко определить статус корреспонденции — является ли она проводкой или лишь частью ее. Ниже приводятся пиктограммы, обозначающие состояние корреспонденции.

В системе 1С: Предприятие в операцию может быть введено до 99 999 проводок, в каждой из которых может быть до 99 999 корреспонденции. На практике, разумеется, операции, как правило, содержат значительно меньшее количество проводок.

При вводе проводок осуществляется последовательный ввод реквизитов проводки, счетов, субконто, сумм и т. д.

Перемещение к следующему реквизиту обычно осуществляется клавишей Enter.

При вводе проводок вручную необходимо руководствоваться следующим:

Ввод счетов дебета и кредита проводки может выполняться как непосредственным вводом кода счета, так и выбором из плана счетов. При этом в проводке может быть введен или выбран только счет, не являющийся группой.

Значения субконто дебета и кредита будут запрашиваться, если у выбранных счетов (соответственно в дебете и кредите проводки) определено ведение аналитического учета.

Если по одному из выбранных счетов определено ведение валютного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться валюта и сумма в валюте. Валюта вводится выбором из справочника валют. При этом обычно в строке проводки выводится курс валюты на дату операции.

Если по одному из выбранных счетов определено ведение количественного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться количество.

Для некоторых значений проводки допускается ввод пустых значений. Например, ввод пустых значений может быть разрешен в конфигурации для некоторых видов субконто. Для ввода пустого значения, если оно выбирается из списка (например, субконто «Организации» или валюта проводки) следует нажать клавишу Esc в момент выбора из списка. Если значение уже выбрано, то его можно стереть, выбрав пункт «Значение — Очистить значение» меню «Действия». Данный пункт меню следует выбирать в момент редактирования данного значения в форме операции.

При отображении субконто в проводках специальной строкой «» отображаются пустые (не выбранные) значения субконто.

Завершение ввода проводки или корреспонденции происходит после ввода последнего реквизита в строке.

Если при вводе предполагается, что одной операции будет соответствовать одна проводка то по завершении ввода нужно нажать клавишу «ОК», и компьютер выйдет из режима ввода проводки и сформирует операцию.

Если же предполагается, что в одну операцию будет занесено несколько проводок, то следует щелкнуть мышью по кнопке «Записать», в этом случае операция не будет завершена.

Для отказа от ввода новой проводки нажмите клавишу Esc.

Если ведется список корректных проводок, то существует возможность выбора корреспондирующего счета из списка тех счетов, которые могут использоваться в корреспонденции с уже введенным счетом проводки. Для включения и выключения такого режима в списке счетов, открытом для выбора корреспондирующего счета, используется пункт меню «Корректные корреспонденции» или кнопка панели инструментов. Если режим включен, то в список счетов, предлагаемых для выбора, включаются только счета, отобранные из корректных проводок для уже введенного в проводке счета соответственно по дебету или кредиту (в зависимости от того, выбирается кредитовый или дебетовый счет).

В зависимости от свойств вводимых счетов будут запрашиваться те или иные значения реквизитов проводки: значения субконто, валюта, сумма в валюте, количество.

При вводе однотипных проводок (корреспонденции) операции может быть использован режим копирования.

Для вызова режима копирования нажмите клавишу F9, или выберите пункт «Копировать строку» меню «Действия», или кнопку панели инструментов. Предварительно курсор устанавливается на строку — образец.

Режим копирования аналогичен вводу новой проводки (корреспонденции) с той лишь разницей, что данные проводки заполняются автоматически данными проводки (корреспонденции) — образца.

Далее следует «пройти» по реквизитам вводимой проводки, изменяя те значения, которые у вводимой проводки должны отличаться и подтверждая нажатием клавиши Enter подходящие значения реквизитов.

Набор реквизитов, которые необходимо копировать определяется в меню Сервис, Параметры, Операция.

Настройка других параметров операции также осуществляется в меню «Сервис — Параметры — Операция». Здесь может быть установлен параметр «Автоматический ввод новой проводки» или «Автоматический ввод новой проводки с копированием». Если один из этих параметров установлен, то после завершения ввода новой проводки операции будет автоматически вызван ввод следующей проводки.

Если установлен параметр «Автоматический ввод новой проводки с копированием», то при автоматическом вводе следующей проводки данные будут скопированы из последней введенной проводки аналогично режиму копирования.

Если ввод новой проводки не требуется, можно нажать клавишу Esc.

Этот режим удобно использовать при вводе операций с большим количеством проводок.

Установление параметра «Рассчитать сумму проводки по цене» предполагает автоматический расчет суммы проводки на основании введенного количества и цены из справочника субконто.

Параметр «Рассчитать сумму проводки по курсу» предполагает автоматический расчет суммы операции на основании суммы в валюте и курса вылюты, установленного в справочнике валют на ближайшую дату.

Здесь же определяется способ расчета суммы операции:

стандартный (определенный в качестве основного в конфигурации);

не рассчитывать (автоматически сумма рассчитываться не будет);

по всем проводкам (сумма будет равна сумме сумм всех проводок операции);

по первой проводке (из первой проводки);

валютная сумма (доступна при использовании вариантов «По всем проводкам» или «По первой проводке» и заполняется из валютных сумм проводок).