Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы работников могут быть удержаны: суммы, возмещения материального ущерба, причиненного по вине работника организации; суммы за товары, проданные в кредит; удержания в счет погашения полученной работником ссуды. Учитываются такие расчетные операции на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Учет расчетов по предоставленным займам.

Согласно договору займа, одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества (ст. 807 ГК РФ). В том случае, если по договору займа передаются вещи, дата передачи определяется на основании накладной, а при передаче денежных средств — банковской выписки. В подтверждение договора займа и его условий может быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющие передачу ему заимодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей.

Одним из элементов стимулирования кадров в организациях служит выдача работникам беспроцентных займов. Договор займа — довольно распространенная сделка, получившая свое распространение достаточно давно и активно используемая в настоящее время.

Зачастую договор займа называют договором ссуды, что неверно, поскольку термин «ссуда» («ссудодатель», «ссудополучатель») применяется согласно ГК РФ в отношениях, связанных с безвозмездным пользованием вещью (гл. 36 ГК РФ).

Основные отличия данных видов договоров состоят в следующем:

объектом ссуды могут быть только вещи, в то время как объектом займа могут быть деньги и вещи, определенные родовыми признаками;

у объекта не происходит смены собственника при договоре безвозмездного пользования (ссуды), в то время как по договору займа объект передается заемщику в собственность;

заем может предусматривать обязанность заемщика уплатить процент за пользование займом, в то время как договором ссуды не предусмотрена уплата какого-либо вознаграждения ссудодателю.

Если заимодавцем является юридическое лицо, договор должен быть заключен в письменной форме независимо от размеров займа (ст. 808 ГК РФ). Что касается уплаты процентов, то, в случае если стороны пришли к соглашению, что заем предоставляется беспроцентный, это необходимо прямо указывать в договоре, поскольку в соответствии со ст. 809 ГК РФ заимодавец имеет право на получение с заемщика процентов на сумму займа в размерах и в порядке, определенных договором. При отсутствии в договоре условия о размере процентов их размер определяется существующей в месте жительства заимодавца, а если заимодавцем является юридическое лицо — в месте его нахождения ставкой банковского процента (ставкой рефинансирования) на день уплаты заемщиком суммы долга или его соответствующей части.

Зачастую заем выдается работнику для вполне определенных целей, например, для приобретения жилья, на лечение и т. д., что позволяет стимулировать получение работником именно тех социальных благ, которые, по мнению работодателя, являются наиболее важными. Законодательство предоставляет возможность заимодавцу не только предоставлять именно целевой заем, но и контролировать выполнение заемщиком условия о том, что заем предоставляется для вполне определенных целей, для чего предусмотрена обязанность последнего обеспечить возможность такого контроля (ст. 814 ГК РФ). Например, в договоре может быть установлено, что заемщик обязан предоставить заимодавцу договор о приобретении жилья, документ, подтверждающий факт предоставления и оплаты каких-либо услуг, и т. д. При этом в отношении заемщика установлена санкция, в соответствии с которой, если он не выполнит предусмотренные выше условия, заимодавец вправе потребовать от заемщика досрочного возврата суммы займа и уплаты причитающихся процентов, если иное не предусмотрено договором.

Заемщик обязан возвратить сумму займа. В договоре необходимо указать срок и порядок возврата. Если срок возврата договором не установлен или определен моментом востребования, то заимодавец может воспользоваться своим правом и потребовать возврата заемщиком в течение 30 дней со дня предъявления заимодавцем требования об этом.

В соответствии с п. 32 ст.212 НК РФ, в случае, когда сумма процентов за пользование заемными средствами, исчисленная исходя из ѕ ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ на дату получения таких средств, превышает сумму процентов, исчисленную исходя из условий договора, полученная таким образом материальная выгода подлежит обложению НДФЛ. Налоговая ставка на данный вид доходов устанавливается в размере 35% (ст. 224 НК РФ). Сумма налога должна исчисляться налогоплательщиком отдельно от иных доходов налогоплательщика, на которые установлены другие налоговые ставки. Исчисляет, удерживает и перечисляет сумму НДФЛ с суммы материальной выгоды на основании доверенности налогоплательщика предприятие, выдавшее ссуду (признаваемое его уполномоченным представителем в отношениях по уплате налога с суммы материальной выгоды по заемным средствам).

Рассмотрим пример по выданному займу: работнику ОАО «Бакалея» на улучшение жилищных условий выдан заем в размере 180 000 рублей сроком на 3 года (36 месяцев). По условиям договора за пользование заемными средствами уплачиваются проценты — 12% годовых. Погашение суммы займа начинается с марта 2006 г. путем ежемесячного удержания из заработной платы работника суммы в размере 5 000 рублей (180 000 рублей: 36 месяцев). Проценты за пользование заемными средствами уплачиваются ежемесячно.

Ставка рефинансирования, установленная ЦБ РФ на 12 февраля, составляет 25% годовых.

В апреле у сотрудника из его заработной платы за март было удержано:

• 1. 5 000 рублей в счет погашения займа;
• 2. 2840,54 рублей (180 000 руб. x 12%: 365 дней x 48 дней) — удерживаются % за пользование займом в период с 12 февраля по 31 марта (48 календарных дней);
• 3. Рассчитывается сумма материальной выгоды от пользования заемными средствами: 180 000 руб. x ((25% x ѕ) — 12%): 365 дней x 48 дней = 1597,81 руб.
• 4. 559 рублей (1597,8 руб. x 35%) — сумма НДФЛ с суммы материальной выгоды, подлежащая удержанию.

В мае у сотрудника из его заработной платы за апрель было удержано:

• 1. 5 000 рублей в счет погашения займа;
• 2. 1726,03 руб. (175 000×12%: 365 дней x 30 дней) — удерживаются % за пользование займом в период с 1 по 30 апреля (30 календарных дней) исходя из того, что остаток невозвращенных средств на 1 апреля составлял 175 000 рублей (180 000 — 5 000);
• 3. Рассчитывается сумма материальной выгоды от пользования заемными средствами: 175 000 x ((25% x ѕ) — 12%): 365 дней x 30 дней = 970,89 руб.
• 4. 340 рублей (970,89 руб. x 35%) — сумма НДФЛ с суммы материальной выгоды, подлежащая удержанию

В бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки:

Д-т 73−1 К-т 50 — 180 000 рублей — выдан заем работнику из кассы;

Д-т 73−1 К-т 68 — 559 руб. — начислен НДФЛ с суммы материальной выгоды (март);

Д-т 73−1 К-т 91 — 2840,54 руб. — начислены проценты за пользование займом (март);

Д-т 70 К-т 73−1 — 8 399,54 рублей (5 000 + 2840,54 + 559) — удержаны из з/п сумма в счет погашения займа, проценты и сумма исчисленного с суммы материальной выгоды НДФЛ (март);

Д-т 73−1 К-т 68 — 340 руб. — начислен НДФЛ с суммы материальной выгоды (апрель);

Д-т 73−1 К-т 91 — 1726,03 руб. — начислены проценты за пользование займом (апрель);

Д-т 70 К-т 73−1 — 7066,03 руб. (5 000 + 1726,03 + 340) — удержаны из з/п сумма в счет погашения займа, проценты и сумма исчисленного с суммы материальной выгоды НДФЛ (апрель).

Учет расчетов по возмещению материального ущерба.

Другой наиболее распространенный вид удержания — это удержания за причиненный материальный ущерб. Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный организации, предусматривается ТК РФ, а именно главой 39 «Материальная ответственность работника».

Администрация организации вправе требовать от работников возмещения причиненного ущерба при совершении ими противоправных действий, результатом которых и явился причиненный ущерб. Противоправным признается такое действие работника, которое связано с нарушением норм, содержащихся в законодательстве, инструкциях, правилах внутреннего распорядка и т. п., а также невыполнение распоряжений администрации организации. За случайный ущерб не по его вине работник ответственности не несет. В зависимости от формы вины в большинстве случаев определяется вид материальной ответственности.

Различают полную и ограниченную материальную ответственность за причиненный материальный ущерб. Полная материальная ответственность заключается в обязанности работника, по вине которого причинен ущерб, возместить его полностью независимо от размера. При ограниченной материальной ответственности работник возмещает причиненный материальный ущерб в заранее установленном пределе — в размере действительных потерь, но не выше установленных законом.

Полная материальная ответственность возлагается на работников, с которыми заключен письменный договор о принятии работником на себя полной материальной ответственности, если на работника в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами возложена полная материальная ответственность за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей, а также ущерб причинен в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения. Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с руководителем организации, главным бухгалтером или другим, уполномоченным лицом.

Работник несет ограниченную материальную ответственность за порчу или уничтожение по небрежности материалов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также за порчу или уничтожение по небрежности инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выдаваемых предприятием работнику в пользование.

Материальный ущерб, причиненный по вине коллектива, распределяется между его членами пропорционально должностным окладам и фактически проработанному времени за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба. Члены коллектива могут быть освобождены от возмещения ущерба, если установлено, что ущерб причинен не по их вине, или найдены конкретные виновные лица.

Размер причиненного организации ущерба определяется по фактическим потерям, исчисленным исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

Одним из важнейших способов выявления недостач, хищений и иного ущерба является инвентаризация имущества организации. Порядок проведения инвентаризации регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Результаты инвентаризации оформляются первичными учетными документами, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Выявленная при инвентаризации недостача имущества в пределах норм естественной убыли относится согласно пп." б" п. 3 ст.12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» на издержки производства или обращения (расходы), а сверх норм — на счет виновных лиц. Если такие нормы отсутствуют, то убыль рассматривается как недостача сверх норм и полностью относится на виновных лиц.

Днем обнаружения ущерба считается день, когда руководству (администрации) организации стало известно о наличии ущерба, причиненного работником Днем обнаружения ущерба, выявленного при инвентаризации материальных ценностей, ревизии или проверке финансово-хозяйственной деятельности организации, считается день подписания соответствующего акта. Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично. С согласия администрации организации он может передать в счет погашения долга за причиненный ущерб равноценное имущество, внести деньги в кассу, написать заявление об удержании из заработной платы суммы причиненного материального ущерба или исправить поврежденное имущество. Если стоимость внесенного работником имущества превышает размер причиненного ущерба, то разница должна быть ему возвращена.

Если по решению руководителя (согласно приказа, распоряжения) организации выявленная недостача относится на виновных материально-ответственных лиц, то согласно ст. 248 ТК РФ взыскание суммы материального ущерба с виновного работника должно производиться в сумме, не превышающей среднего месячного заработка. Причем распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его среднемесячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке. Суд может с учетом степени вины, конкретных обстоятельств и материального положения работника уменьшить размер ущерба, подлежащего возмещению. Однако снижение размера ущерба, подлежащего возмещению, недопустимо, если ущерб причинен преступлением, совершенным с корыстной целью.

Взыскание в обоих случаях осуществляется путем удержания из заработной платы работника соответствующих сумм. Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие (бездействие), которым причинен ущерб организации.

При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, к которым относятся возмещение ущерба, причиненного разбоем или хищением имущества, — 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику.

Информация о суммах недостач и потерь от порчи и гибели материальных и иных ценностей, в том числе по вине работников организации, обобщается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

По дебету счета 94 с кредита счетов учета материальных ценностей отражаются:

по недостающим или полностью испорченным товарно — материальным ценностям — их фактическая себестоимость;

по недостающим или полностью испорченным основным средствам — их остаточная стоимость (первоначальная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации);

по частично испорченным материальным ценностям — сумма определившихся потерь.

По кредиту счета 94 отражается списание сумм недостач и порчи ценностей в размерах, принятых на учет по дебету указанного счета. Информация по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба отражается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». С этой целью к нему открывается субсчет 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» .

Рассмотрим пример отражения в бухгалтерском учете расчетов с работником по возмещению материального ущерба: на предприятии ОАО «Бакалея» в результате дорожно-транспортного происшествия (по вине водителя) пришел в негодность автомобиль стоимостью 50 000 руб., начисленная амортизация — 38 000 руб. На основании решения суда с водителя предприятия за нанесенный ущерб удержано из заработной платы 8000 руб.

В учете были отражены следующие проводки:

Д-т 01, субсчет «Выбытие основных средств» К-т 01, субсчет «Транспортные средства» — 50 000 руб. — на сумму первоначальной стоимости списываемой автомашины;

Д-т 02 К-т 01, субсчет «Выбытие основных средств» — 38 000 руб. — на сумму начисленной амортизации;

Д-т 94 К-т 01, субсчет «Выбытие основных средств» — - 12 000 руб. — на сумму остаточной стоимости объекта;

Д-т 73−2 К-т счета 94 — 8 000 руб. — на сумму ущерба, взыскиваемого с виновного лица;

Д-т 70 К-т 73−2 — 8000 руб. — на сумму ущерба, удержанную из заработной платы виновного работника;

Д-т 91−2 К-т 94 — 4000 руб. — на сумму ущерба, не компенсируемую работником.

Сумма ущерба, нанесенного в результате дорожно-транспортного происшествия третьему лицу (организации, физическому лицу), учитывается организацией — виновником в составе внереализационных, а взысканная с виновного работника сумма ущерба, оплаченная организацией третьей стороне, включается в состав внереализационных доходов.

Можно сделать вывод, что все операции по отражению возмещения причиненного материального ущерба сотрудниками организации в бухгалтерском учете ОАО «Бакалея» сделаны в соответствии с требованиями действующего правового законодательства. Случаев обращения в суд не было, все спорные вопросы решались внутри организации, что говорит о хороших отношениях между администрацией организации и работниками.