Ведение учетных документов

Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.

Основной «костяк» внутренних учетных документов в государственных и муниципальных архивах и архивах организаций совпадает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.

Назначение названных выше учетных форм практически идентично в разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зависимости от типа и вида архива. Например, в архиве организации имеется книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся документы временного и постоянного хранения, а также документы по личному составу. В государственный или муниципальный архив поступают только документы постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета поступлений.

Попробуем разобраться в этом многообразии учетных документов.

Книга учетов поступления документов предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива, а также установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно отразить динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы, за которые находятся документы на хранении.

Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления. Ежегодно на 1 января в книге учета поступлений документов делается итоговая запись о количестве поступивших за год архивных документов.

Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления. Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название.

Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.

При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот и учетные документы.

В организации, которая является источником комплектования государственного или муниципального архива номер фонду этой организации присваивает при первом поступлении документов тот государственный или муниципальный архив, куда документы передаются на постоянное хранение.

Учет архивных документов периода до 1917 г. ведется раздельно от учета архивных документов периода после 1917 г. с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию.

Номера архивных фондов периода после 1917 г. в архиве должны иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и т. д.).

Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов государственного архива субъекта Российской Федерации, должны иметь индекс «П», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и т. д.).

Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

В специализированном архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя.

В государственном или муниципальном архиве список фондов оформляется как отдельное дело, листы которого обязательно нумеруются, к нему составляется итоговая запись (на 1 января каждого года) о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

К делу «Список фондов» составляется лист-заверитель.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

сведения о переименованиях фондообразователя;

сведения о местонахождении фонда и его номере;

сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов — только количество единиц хранения.

По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

В государственном или муниципальном архиве листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации.

Опись дел, документов является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Лист-заверитель составляется на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по установленной форме, подписывается составителем и помещается в конце дела (в книгах, журналах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточек в картотеке) [6, с. 20, 21].

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается их спецификой (например, личные дела), а также для учета дел, заголовки которых не раскрывают их содержание (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и др.).

Внутренняя опись составляется по определенной форме, подписывается составителем и помещается перед документами дела (если дело уже переплетено или подшито, то внутреннюю опись можно подклеить к внутренней стороне обложки дела).

Изменение состава документов дела (изъятия, замена их копиями и т. д.) отражается в графе «Примечания» по ссылкам на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Все перечисленные учетные документы являются основными. Однако архивы ведут и другие учетные документы: реестр описей, паспорт архивохранилищ и др.

Необходимо представлять себе, в какие учетные документы архива вносятся изменения в случае всех типов движения документов:

поступления документов;

описания документов;

выбытия документов в государственный архив;

уничтожения документов в связи с истечением срока хранения.

Все документы, отражающие изменения в составе и количестве дел фонда, хранятся в деле фонда.

Законченная опись дел документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения, единиц учета.

Государственный или муниципальный архив должен иметь три экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым.

Если опись дел, документов пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве — для учета документов временного хранения (например, до 10 лет включительно).

Сводная номенклатура дел организации составляется в последнем квартале текущего года (октябрь, ноябрь, декабрь) на предстоящий календарный год по определенной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, составленных по такой же форме, согласованных с лицом, ответственным за архив или архивохранилище, и подписанных руководителями этих структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации, визируется лицом, ответственным за архив или архивохранилище, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения (не реже 1 раза в 5 лет, если не было конкретных изменений), после чего утверждается руководителем организации. Филиалы и представительства согласовывают свои номенклатуры дел с ЦЭК (ЭК) головной организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки своих разделов [6, с. 14, 15].

Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю фондообразователя и его архивного фонда [16, с. 36−40].

В дело фонда включают исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом [8, с. 51].

В организации дело фонда хранится постоянно до ее ликвидации. В случае ликвидации организации дело фонда передается в государственный или муниципальный архив.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:

о дате создания учреждения;

подчиненности;

функциях;

реорганизации;

условиях хранения материалов;

видах научно-технической обработки материалов.

Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке возрастания их номеров.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в справочно-поисковых средствах к документам фонда включаются в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.

Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись, а также лист-заверитель.

В государственном или муниципальном архиве дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле другого фонда.

Все перечисленные учетные документы являются основными. Однако государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации РАН ведут и другие учетные документы: реестр описей, инвентарную книгу учета дел с наличием драгоценных металлов и камней, паспорт архивохранилища, лист учета и описания уникального документа, список фондов, содержащих особо ценные документы и др.

Необходимо представлять себе, в какие учетные документы архива вносятся изменения в случае всех типов движения документов:

поступления документов;

описания документов;

выбытия документов в государственный архив;

уничтожения документов в связи с истечением срока хранения.

Все документы, отражающие изменения в составе и количестве дел фонда, хранятся в деле фонда.

Архивы могут также вести и вспомогательные учетные документы, состав и форма которых определяются ими самостоятельно:

карточки и книги движения фондов;

описи дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы;

книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению;

книги повидового учета документов и др.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.

Документы централизованного государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета. В приведенных схемах 5, 6, 7, 8 (приложение 2) показано движение документов централизованного учета.

Основным документом централизованного учета в государственном и муниципальном архиве и архиве организации является паспорт архива организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Еще одним учетным документом является паспорт архивохранилища, который содержит значительно большее число показателей и состоит из разделов, которые отмечают состав и объем документов. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно в произвольной форме каждым архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов. Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся документов.

Учетные документы архива должны размещаться в изолированном помещении или рабочем помещении работника, отвечающего в целом за постановку архивного дела в организации.

В архиве ведутся учетные базы данных, которые обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном архивохранилище; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя. Учетные базы данных архива должны быть совместимы с учетными базами данных архивных органов.

Определенную специфику имеет учет уникальных и особо ценных документов, секретных и рассекреченных архивных документов, копий архивных документов на правах подлинников.

Учет документов по личному составу осуществляется на общих основаниях, за исключением принятых по договору на хранение в архив документов, находящихся в частной собственности; аналогично проводится учет архивных документов личного происхождения.

Учет архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей: в книге учета поступлений документов указывается собственник или владелец документов, и сведения об акте приема-передачи и договоре передачи; а в списке фондов к номеру такого фонда добавляется индекс «Д» («договор»), который сохраняется за ним во всех учетных документах архива. В случае, когда находившийся в частной собственности фонд на законных основаниях переходит в государственную или муниципальную собственность, в учетных документах индекс «Д» зачеркивается.

Учет страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения, а также в кадрах, метрах времени звучания, мегабайтах.

При этом отдельно учитываются страховые копии уникальных и особо ценных документов.

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.

На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов.

Учет особо ценных документов ведется по:

списку фондов, содержащих особо ценные документы;

описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам).

В описях особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения/единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров.

Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения/ единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения/единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения/единицы учета скопированы, дата, должность, подпись» .

Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения/единиц учета проставляются отметки ОЦ.

В других учетных документах отметка ОЦ проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учета.

До 1992 г. велся Центральный фондовый каталог СССР (ЦФК СССР). В начале 1990;х гг. на его основе был создан ЦФК РФ и позднее он был передан как исторический комплекс на хранение в ГА РФ.

В традиционном виде ЦФК не ведется, только в автоматизированном режиме.

В настоящее время в архивах к учетным базам данных предъявляются следующие требования:

учетные базы данных (БД) обеспечивают информационную поддержку учета;

ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме;

оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя или структурного подразделения в организации.

Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива, для государственного или муниципального архива, и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Порядок работы с учетными документами в организации. В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.

Учетные документы архива должны размещаться в изолированном помещении или рабочем помещении работника, отвечающего в целом за постановку архивного дела в организации.

Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

Акт о технических ошибках в учетных документах составляется в случае обнаружения ошибок в заполнении учетных форм, который, так же как и другие акты, должен храниться в составе дела фонда.

В архиве ведутся учетные базы данных, которые обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном архивохранилище; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя. Учетные базы данных архива должны быть совместимы с учетными базами данных архивных органов.

Определенную специфику имеет учет уникальных и особо ценных документов, секретных и рассекреченных архивных документов, копий архивных документов на правах подлинников.

Учет документов по личному составу осуществляется на общих основаниях.

Проверка наличия и состояния документов. В целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, указанному в учетных документах, в архиве или архивохранилище организации периодически проводятся проверки наличия и состояния документов.

Целью проверки является установление физического наличия документов, выявление и устранение недостатков в учете документов; организация розыска отсутствующих документов; выявление и учет документов, требующих реставрации или технической обработки.

Проверку наличия и состояния документов необходимо проводить не реже, чем 1 раз в 5 лет, а также перед передачей документов на постоянное хранение. Кроме этой, проверки наличия и состояния документов должны проводиться в случае перемещения дел в другое помещение; при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив; при реорганизации или ликвидации организации, а также при чрезвычайных происшествиях, когда были перемещение документов или доступ посторонних лиц в хранилище.

Результаты проверки оформляются актом проверки наличия и состояния дел, технология проведения таких проверок достаточно полно отражена в [6].