Инвентаризация основных средств

Проведение инвентаризации основных средств осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые должны применяться с учетом постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Инвентаризация основных средств осуществляется комиссией при обязательном участии материально ответственных лиц. Инвентаризация основных средств заключается в проверке их фактического наличия в натуре по местам нахождения или эксплуатации.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

• — наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• — наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
• — наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природопользования, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения по этим объектам.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции или переоборудованию и вследствие этого изменилось прямое его назначение то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению [36, с.243].

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря и инструменты одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые в типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (находящиеся в дальних рейсах автомашины, морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Для отражения фактического наличия основных средств в местах нахождения и на всех этапах их движения в организации применяется «Инвентаризационная опись основным средств» по форме № ИНВ-1 (Приложение 6).

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственного лица или лиц.

До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы. Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения).

На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.

Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными.

Сличительные ведомости составляются при выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей и актов. Для отражения результатов инвентаризации основных средств, по которым выявлены отклонения от учетных данных, применяются сличительные ведомости формы № ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов» (Приложение 7).

На основные средства, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении и т. д.) составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу. Результаты инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств отражаются в акте инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств по форме №ИНВ-10.

В данной форме объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств применяется при инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств. Акт составляется в двух экземплярах на основании проверки состояния ремонтных работ в натуре. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — материально ответственному лицу.

Акты и инвентаризационные описи подписываются членами комиссии и материально ответственными лицами. Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации (проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) — в годовом бухгалтерском отчете.

При выявлении излишков или недостач объектов основных средств материально ответственные лица должны дать им соответствующие объяснения.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия объектов основных средств с данными бухгалтерского учета регулируются и отражаются на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете». В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» выявленные излишки основных средств должны приниматься к бухгалтерскому учету по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и зачисляться на финансовые результаты организации (счет 91 «Прочие доходы и расходы»).

Принятие к бухгалтерскому учету излишков основных средств предварительно отражается (как и любое поступление основных средств) по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы». Операции по отражению в бухгалтерском учете неучтенного объекта основных средств выявленного при инвентаризации, оформляются проводками, представленными в таблице 2.3.1 [36, с.245]:

В соответствии с законом недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на счета учета затрат на производство и/или на расходы на продажу, сверх норм — на счет виновных лиц.

Таблица 2.3.1.

Операции по отражению в бухгалтерском учете неучтенного объекта основных средств выявленного при инвентаризации.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты коммерческой организации.

Указанные выше нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач и при наличии утвержденных норм естественной убыли.

Так как по объектам основных средств утвержденных норм естественной убыли не существует, то все их недостачи должны рассматриваться как сверхнормативные и относиться на виновных лиц.

Если виновные лица отсутствуют, то данное обстоятельство должно подтверждаться соответствующими документами. В документах, представляемых для оформления списания недостач, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. Такие решения могут быть получены как до, так и после или во время инвентаризации.

После выяснения всех обстоятельств возникновения недостач основных средств руководитель организации принимает решение о порядке их списания. Для списания недостач основных средств используется субсчет 01−2 «Выбытие основных средств». В дебет этого субсчета переносится стоимость недостающего основного средства, а в кредит — сумма накопленной амортизации.

Остаточная стоимость основных средств, выявленная на субсчете 01−2 «Выбытие основных средств», списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В последующем выявленная недостача взыскивается с виновного лица.

Взыскание отражается по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба») при наличии виновных лиц. При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей положительная разница между их стоимостью, зачисленной на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и их стоимостью, отраженной на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов» (субсчет 98−4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью по недостачам ценностей»).

По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 «Доходы будущих периодов» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 91−1 «Прочие доходы»). Внесение денежных средств виновным лицом в погашение задолженности по возмещению ущерба отражается по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73−2) в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса».

Пример. Допустим, что организацией выявлена недостача объекта основных средств при наличии виновного лица. Виновное лицо добровольно возмещает ущерб от недостачи объекта, исходя из рыночных цен в сумме, превышающей остаточную стоимость объекта [36, с.246].

При отсутствии конкретных виновников, а также при наличии недостач основных средств, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков, списание недостач и потерь от порчи основных средств производится на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Таблица 2.3.2.

Операции по отражению в бухгалтерском учете недостачи объекта основных средств при наличии виновного лица.

Пример. Допустим, что организацией выявлена недостача объекта основных средств при отсутствии виновного лица. При этом отсутствие виновного лица подтверждается только решением следственных органов или виновное лицо имеется, но суд отказал во взыскании убытков с него вследствие необоснованности исков. В этих случаях организация хотя и списывает убытки на финансовые результаты, но не имеет права уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, так как такое право дается лишь тогда, когда суд состоялся, но вынес обвиняемому (виновному лицу) оправдательный приговор.

В данном случае отнесенная на финансовые результаты сумма убытка в бухгалтерском учете отражается, но не учитывается в составе убытков организации для целей налогообложения прибыли [36, с.247].

Пример. Допустим, что организацией выявлена недостача объекта при наличии виновного лица, но в условиях, когда суд состоялся и вынес виновному лицу оправдательный приговор.

В случаях, когда имеются такие решения судебных органов, организация имеет право убытки от недостач, потерь и хищений имущества отнести на финансовые результаты организации и уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму понесенных убытков [36, с.247].

Таблица 2.3.3.

Операции по отражению в бухгалтерском учете недостачи объекта основных средств при наличии виновного лица в условиях, когда суд состоялся и вынес виновному лицу оправдательный приговор

Недостачи ценностей, выявленные в отчетном году, но относящиеся к прошлым отчетным периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения суда о взыскании с виновных лиц. отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов»,.

Одновременно на эти суммы дебетуется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба») и кредитуется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По мере погашения задолженности кредитуется счет 91 «Прочие доходы и расходы» и дебетуется счет 98 «Доходы будущих периодов».

Таким образом, инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет.

До начала инвентаризации основных средств целесообразно проверить: наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета; наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение (при отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление). При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.