Учет кассовых операций

— Кассовые операции: кто подписывает документы Кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции. Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

— Прием наличных Прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом; соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью; наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО. 13].

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира. Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность. При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т. д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должен в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). [14].

— Выдача наличных При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет: наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии — подписи руководителя) и ее соответствие образцу;

соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранится в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации. [16].

— Выдача наличных для выплаты зарплаты Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке. Работник обязательно должен расписаться в ведомости. Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати или делает запись «депонировано». Затем кассир: подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию; записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости; сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости; проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии — руководителю).

— Выдача наличных подотчетнику В этом случае РКО оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме. Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату. Если у подотчетника есть задолженность по ранее полученным под отчет суммам, то новые суммы наличности ему выдавать нельзя до тех пор, пока он не погасит старый долг.

— Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче — расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно.

— Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности. В этом случае кассир должен проверить: соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности; соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости. Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО. [17].

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате — оригинал.

— Книга учета принятых и выданных наличных денег Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

— Кассовая книга Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации. Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов, могут кассовую книгу не заполнять.

— Кассовая книга обособленного подразделения Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными деньгами, то такое подразделение должно вести кассовую книгу. Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

— Способ оформления кассовых документов и книг Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде:

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться. Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено. [18].

Например: (Таблица 2) из расходного кассового ордера № 2283 от 15.11.2016 видно, что выдана Моржовой Л. В. сумма 67,50 руб. под отчет. Номер корреспондирующего счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», при этом сделана проводка Д71 К50 на 67,50 р.

Пример приходного кассового ордера: принято 15.11.2016 от «Живой мир» 8632 руб. с корреспондирующим счетом 902 .

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Кассир обязан подписать расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью: приходные — «Получено», расходные — «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Также приходные и расходные ордеры за день отражаются кассиром в отчете кассира с операциями по регистрирующимся документам. Подводится итог за день, высчитывается остаток на конец дня. Ниже следуют подписи кассира и бухгалтера, удостоверяющие правильность документа.

Итог за день составил 249 747,80 по приходу и расходу соответственно. Проводки составил бухгалтер Кононова Н. Н., операции производились кассиром Назаренко Е.С.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. По данным журнала регистрации контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам. В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в сроки, установленные руководителем субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал, производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. [19].

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценных бумаг в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы, фактическое наличие бланков ценных бумаг и других бланков строгой отчетности проверяется по их видам с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. 20].

В кассе может храниться не только отечественная валюта, но и валюта других стран (т.е. иностранная валюта).

Когда в разрешенных законодательством случаях предприятие производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты.

Книга пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется оттиском каучуковой печати расчётно-кассового центра. Надпись о количестве листов в книге заверяется подписями лиц, ответственных за сохранность ценностей.

Выдача и приём печатей, пломбиров, клише, штампов и ключей производится под расписку в книге.