Удержание средств, ранее выданных в подотчет

Подотчетные лица — работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Списокподотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Как правило, подподотчетными средствамипонимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели — приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.

Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.

Предусмотрены следующие основныеправила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

• — выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
• — подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания указанного срока;
• -выдача денежных средствпод отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам;
• — передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.

Выдача подотчетных суммоформляется организационно распорядительным документом, утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны: перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет; срок, на который выдаются подотчетные суммы; предельный размер подотчетных сумм; срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств.

Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня. Выдача подотчетных средств оформляетсярасходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующиедокументы: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку; командировочное удостоверение; служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Срок командировкиопределяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Днем выездав командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднеепоследующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т. п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Остаток неиспользованного авансасдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимое количество бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверные документы, то нередко налоговые органы начисляют «зарплатные» налоги. Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:

• — решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;
• — размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;
• — необходимо получить письменное согласие работника. Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку по дебету счета 71:

Дт71 Кт 50 — выдана работнику из кассы подотчетная сумма. Работнику ООО «СОТА» выдано под отчет 1 500 р. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 р. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:

Дт 71 Кт 50 — 1 500 р. — выданы денежные средства под отчет;

Дт 10 Кт 71 — 1 350 р. — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;

Дт 50 Кт 71 — 150 р. — сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:

Дт 94 Кт 71 — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Данную сумму можно удержать из заработной платы.

Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6 000 р., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 р. В связи с этим руководитель ООО «СОТА» издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 р.

Дт 71 Кт 50 — 21 000 р. — выдано под отчет работнику на командировочные расходы;

Дт 26 Кт 71 — 15 000 р. — сдан авансовый отчет;

Дт 94 Кт 71 — 6 000 р. — отражена сумма не возвращенного в срок аванса;

Дт 73 Кт 94 — 6 000 р. — сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо;

Дт 70 Кт 73 — 6 000 р. — не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.