Документное оформление учета рабочего времени работника и расчетов по оплате труда

Рабочее время — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени.

Режим рабочего времени должен предусматривать:

• · продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по Скользящему графику, неполная рабочая неделя);
• · работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
• · продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
• · время начала и окончания работы, время перерывов в работе;
• · число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней.

Ненормированный рабочий день — это особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами, установленной для них продолжительности рабочего времени.

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников.

Режим рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается:

• · для работников в возрасте до шестнадцати лет — не более 24 часов в неделю;
• · для работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет — не более 35 часов в неделю;
• · для работников, являющихся инвалидами I или II группы, — не более 35 часов в неделю;
• · для работников, занятых на работах с вредными и / или опасными условиями труда, — не более 36 часов в неделю в порядке, установленном Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Продолжительность рабочего времени учащихся образовательных учреждений в возрасте до восемнадцати лет, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половины норм, указанных выше для лиц соответствующего возраста.

Сменная работа — это работа в две, три или четыре смены — вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг.

Продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать:

• · для работников в возрасте от пятнадцати до шестнадцати лет — 5 часов, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет — 7 часов;
• · для учащихся общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, совмещающих в течение учебного года учебу с работой, в возрасте от четырнадцати до шестнадцати лет — 2,5 часа, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет — 4 часа;
• · для инвалидов — в соответствии с медицинским заключением.

Для работников, занятых на работах с вредными и / или опасными условиями труда, где установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать:

• · при 36-часовой рабочей неделе — 8 часов;
• · при 30-часовой рабочей неделе и менее — 6 часов.

По соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя.

Работодатель обязан устанавливать неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю по просьбе беременной женщины, одного из родителей (опекуна, попечителя), имеющего ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет), а также лица, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующей нерабочим праздничным дням, уменьшается на один час.

Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени может производиться по инициативе работника (совместительство) и / или по инициативе работодателя.

Сверхурочная работа — это работа, производимая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, случаев неявок с указанием причин опозданий, времени простоя, сверхурочной работы и т. д.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12) применяется для учета времени, фактически отработанного и / или неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме №Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Форма №Т-12 составляется в одном экземпляре уполномоченным на это ответственным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы. Заполненная форма передается в бухгалтерию, которая использует табель в качестве основания для начисления оплаты труда работникам организации.

Табель учета рабочего времени (форма № 9 Т-13) применяется для учета рабочего времени и используется при автоматизированной обработке учетных данных.

Данная форма также составляется в одном экземпляре уполномоченным на это ответственным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы. Заполненная форма передается в бухгалтерию, которая использует табель в качестве основания для начисления оплаты труда работникам организации. Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле (формы №Т-12 и формы №Т-13) отведено две строки: одна строка — для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка — для записи количества часов по ним. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных обязанностей и т. п.).

Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Для расчета и выплаты заработной платы работникам организации применяются расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49), расчетная ведомость (форма №Т-51) и платежная ведомость (форма № 9 Т-53).

Одновременно сведения о начислениях и выплатах заработной платы работникам следует отражать в их лицевых счетах (форма №Т-54 или форма №Т-54а).

При применении расчетно-платежной ведомости по форме №Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 не составляются.

Расчетно-платежная и платежная ведомости являются оправдательными документами, подтверждающими факт выплаты заработной платы работникам организации.

Как отмечалось ранее, выдача наличных денежных средств из кассы организации может производиться по оформленным надлежащим образом платежным и расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого работника.

Ведомости всех трех видов составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы и других видов оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

Для расчета заработной платы и последующей ее выплаты бухгалтерия должна использовать данные из следующих первичных документов:

• · табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12) или табеля учета рабочего времени (форма №Т-13). Использование той или иной формы зависит от того, какая именно форма ведется в организации;
• · личной карточки работника (форма №Т-2);
• · закрытых нарядов на работу, актов приемки работ, сменных рапортов о выработке, листков о простоях, нарядов на сдельную работу и др.

В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы, например стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу.

Одновременно в графах «Удержано и зачтено» производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы (аванса за первую половину месяца, налога на доходы физических лиц, алиментов и т. п.) и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

На основании разницы между начисленными и удержанными суммами в этих формах определяется сумма, подлежащая к выплате каждому работнику, которая отражается в графе «К выплате».

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма №Т-49) и платежной ведомости (форма №Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате.

Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В формах №Т-49 и №Т-51 расписка (подпись) в получении денег должна быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

В расчетно-платежной ведомости (форма №Т-49) и платежной ведомости (форма №Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, в соответствующих графах делается отметка «Депонировано».

В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма №КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации используется журнал регистрации платежных ведомостей (форма №Т-53а), который ведется работником бухгалтерии.

Расчетные ведомости заполняются по данным лицевых счетов работников по форме №Т-54 или №Т-54а.

Лицевой счет формы № 8 Т-54 заполняется работником бухгалтерии и применяется для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику.

Форма №Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Форма №Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники (свт) и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница применяется для печатания кодов видов оплат и удержаний.

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска применяется унифицированная форма № 8 Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчисления среднего заработка. Также указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта) применяется унифицированная форма № 8 Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Форма составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом, а расчет причитающейся заработной платы и других выплат (например, компенсации за неиспользованный отпуск) производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. Также указывается количество (календарных) рабочих дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Для оформления и учета приемки-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы, применяется унифицированная форма № 8 Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Акт о приеме работ подтверждает, что исполнитель выполнил определенное задание, и служит основанием для начисления ему заработной платы.

Данная форма является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Форма составляется работником, ответственным за приемку выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.

По этой форме можно оформлять приемку работ, выполненных по договорам гражданско-правового характера (в том числе по договорам подряда). В акте указывают соответствие объема и качества выполненных работ требованиям, указанным в договоре.

Правильность оформления акта и произведенных расчетов заверяется личной подписью главного (старшего) бухгалтера организации.