Совершенствование учета внебюджетных фондов

Ключевыми элементами в текущем учете расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами являются правильный расчет и своевременная уплата сумм налогов. В рамках налогового контроля большое значение придается контролю за правильностью налоговых расчетов, в первую очередь исключению арифметических и счетных ошибок. Ошибки в расчетах, которые со стороны налоговых органов караются финансовыми санкциями, происходят в основном из-за недостаточно грамотной работы специалистов бухгалтерии. Примерно 75% ошибок происходит вследствие низкой организации налогового учета, и только оставшаяся часть — результат несовершенства российского законодательства.

Причинами налоговых ошибок, возникающих в практической деятельности организации являются следующие:

• — отсутствие либо неправильное оформление (с позиций налогообложения) первичных документов;
• — ошибки, обусловленные неверным толкованием действующего налогового законодательства;
• — несвоевременное реагирование на изменения в налогообложении, особенно в местном;
• — неверные арифметические расчеты;
• — несвоевременное представление отчетной налоговой документации;
• — просрочка уплаты налогов.

Основным способом уменьшения риска ошибок может быть использование технологии внутреннего контроля налоговых расчетов.

Всякая технология предусматривает разработку документов и документооборота, технологических схем и карт, а также процедур их реализации. Основополагающими принципами технологии внутреннего контроля являются следующие:

• — решения по налогам принимаются с помощью определенных процедур, что позволяет исключить субъективизм в принятии налогового заключения;
• — все налоговые решения уже зафиксированы на этапе внедрения технологий, и никакой субъект, включая руководителя и главного бухгалтера, не может принять ни одного решения. При изменении ситуации налоговое заключение принимает группа экспертов (комиссия);
• — предприятие должно обозначить круг лиц, имеющих право выполнять определенные действия и процедуры в отношении налогов;
• — любая финансово-хозяйственная операция должна сопровождаться письменным документом определенного образца;
• — все бухгалтерские проводки и налоговые расчеты производятся лишь на основе таблицы типовых хозяйственных ситуаций (операций). В первичных документах и бухгалтерских проводках делается ссылка на номер операции в этой таблице;
• — нетиповая ситуация требует оформления карты налоговых решений, которую заполняет только специальная экспертная комиссия по налогообложению.

Общие требования к реализуемым контрольным процедурам:

• — эффективность контрольных процедур в части обнаружения и исправления допущенных ошибок;
• — своевременность подготовки форм внутренней и внешней налоговой отчетности.

В случае выявления ошибок (искажений, отклонений) исполнителю следует принять меры для установления причин и исправления (устранения) обнаруженных ошибок, а если сделать это невозможно, то сообщить соответствующую информацию руководителю в максимально короткие сроки. Аналогичный порядок должен быть предусмотрен и для случая, когда по каким-либо причинам исполнитель не может реализовать отдельные контрольные процедуры, предусмотренные регламентом. С санкции руководителя исполнитель имеет право не осуществлять контрольные процедуры при подготовке форм налоговой отчетности, однако при этом ответственность за ошибки (искажения, отклонения), которые не были выявлены по причине отказа от осуществления определенной контрольной процедуры и не могли быть выявлены по итогам других контрольных процедур, будет лежать на руководителе.

При наличии разногласий, связанных с различиями в профессиональных суждениях исполнителей, привлеченных к проведению контрольных процедур, которые могут возникнуть между лицами, ответственными за их осуществление, окончательное решение принимает руководитель.

Ошибки и нарушения, выявленные при проверке, доводятся до сведения ответственных за соответствующий участок налогового учета лиц, которыми они должны быть устранены в оперативном порядке. Можно указать два способа исправления ошибок:

• — путем внесения исправлений и корректировок в подготовленную ранее налоговую отчетность (например, на основании полученной информации, когда ошибки незначительны и их исправление лицом, их допустившим, неэффективно с точки зрения рациональности организации процесса подготовки налоговой отчетности); при этом соответствующее лицо должно быть в обязательном порядке уведомлено о найденной по итогам контрольных процедур ошибке и способе ее устранения;
• — путем формирования исправленной налоговой отчетности в тех подразделениях (теми лицами), где были допущены ошибки (искажения, отклонения); соответствующие процедуры должны повторяться необходимое число раз до устранения всех ошибок и нарушений.

Кроме того, для устранения системных ошибок в налоговом учете была разработана должностная инструкция специалиста по налоговому планированию Теперь обратимся конкретно к улучшению практики ведения расчётов с внебюджетными фондами. В крупных компаниях накоплены огромные объемы данных о заказчиках, рынках сбыта, финансах, конкурентах. Если раньше эти сведения хранились на бумаге, то теперь они хранятся в электронной форме — в виде баз данных. Но ценностью любой информации определяется не только ее количеством, но и возможностью ее правильного представления. Ведение бухгалтерского учета в таких компаниях осуществляет большое количество работников, часто выполняющих лишние операции, которые может выполнять компьютер, где штат работников небольшой, на бухгалтерию ложатся задачи как бухгалтерского учета, так и финансового анализа. Все это приводит к широкому распространению компьютерных технологий в области бухгалтерского учета.

Разумеется, для раскрытия всех дополнительных возможностей, которые несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств, максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность предприятий в компьютерных программах,? поддерживающих работу управленческого звена компании,? а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о учетных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации —? распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами.

Основные учетные документы в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера невозможно.

Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля.

Отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной:

• 1) единообразное выполнение операций.?Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета,? что практически исключает появление случайных ошибок,? обыкновенно присущих ручной обработке;
• 2)?разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Компьютерные системы позволяют ввести дополнительные меры для поддержания контроля за использованием конфиденциальной информации на необходимом уровне. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия,? не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме;? потенциальные возможности уменьшения появления ошибок и неточностей в бухгалтерских документах;
• 3) возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и обеспечивают, таким образом, снижение риска его неэффективности;
• 4)?инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически,? причем их санкционирование не обязательно документируется,? как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета,? поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

На мой взгляд, использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского и налогового учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Безусловно,? компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности.

Анализируя результаты расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам, наличие задолженности, нарушение сроков их представления, уменьшение платежей при постоянном количестве работающих застрахованных лиц, наличие сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, резкое изменение численности работающих в организации людей в течение расчетного периода отсутствует. Работает система контрольных соотношений в расчетах.

Соблюдение организацией законодательства РФ об обязательном социальном страховании в части правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, уплачиваемых в Пенсионный фонд, и страховых взносов на обязательное медицинское страхование, уплачиваемых в фонды обязательного медицинского страхования.

При проверке расчетов по страховым взносам были выявлены недостатки организации учета расчетов с внебюджетными фондами. Ниже представлены рекомендации по совершенствованию учета в данной области.

1) Предложение по проведению сверок взаиморасчетов с внебюджетными фондами.

Проверка расчетов по страховым взносам и анализ данных счета 69 «Расчеты по социальному страхованию» за период 2009;2011 гг. не выявила расхождения данных бухгалтерского учета и данных Расчета по форме 4 ФСС-РФ, Расчета по форме РСВ-1 ПФР.

Рекомендации:

Сверку взаиморасчетов с Пенсионным фондом целесообразно проводить ежегодно, в лучшем случае ежеквартально.

Целями сверки служит:

• — уточнение расчетов с фондом;
• — установление факта подачи отчетности;
• — возврат переплаты;
• — урегулирование вопросов попадания платежей на невыясненные;
• — урегулирование вопроса неуплаты платежей.

Часто встречается ситуация, при которой бухгалтер может обнаружить переплату, проведя проверку данных бухгалтерского учета. Она отражается в виде конечного сальдо по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» по соответствующему субсчету.

Организация может зачесть переплату либо в счет будущих платежей, либо пустить ее на погашение задолженности по страховым взносам. Чтобы определиться с тем, как лучше поступить, необходимо провести сверку расчетов с отделением ПФР или ФСС РФ (в зависимости от того, по какому виду взносов обнаружена переплата). Такую возможность предоставляет ч. 4 ст. 26 Закона N 212-ФЗ. Сверка даст объективную картину состояния расчетов. К примеру, если сверка покажет, что у организации есть непогашенная сумма пеней, о которой бухгалтер не знал, посредством переплаты можно закрыть имеющуюся задолженность.

Организация может и не предлагать провести сверку, а сразу написать заявление о зачете страховых взносов.

Если организация решила провести сверку в связи с возвратом взносов или для уточнения платежей, то плательщик страховых взносов может обратиться с соответствующим заявлением о проведении сверки взаиморасчетов. Такое же предложение может поступить и от ПФР.

После проведения сверки плательщику выдается акт сверки взаиморасчетов.

Если совместная сверка расчетов производилась по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и обязательное медицинское страхование, то по результатам сверки составляется акт совместной сверки расчетов по страховым взносам, пеням и штрафам, форма которого утверждена Приказом N 979н (форма 21-ПФР).

По результатам совместной сверки расчетов по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством составляется акт совместной сверки расчетов по страховым взносам, пеням и штрафам, форма которого также утверждена Приказом N 979н (форма 21-ФСС РФ).

По каждому своему работнику плательщики страховых взносов обязаны вести учет начисленных выплат, а также исчисленных с них взносов.

Для ведения такого учета ПФР и ФСС РФ рекомендуют использовать форму Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов. Она приведена в совместном Письме ПФР и ФСС РФ от 26.01.2010 N АД-30−24/691, от 14.01.2010 N 02−03−08/08−56П, которое размещено на сайте ФСС РФ в разделе «Предприятиям и организациям». Данная форма не является обязательной к применению, поэтому организация вправе вносить в нее изменения или вести учет по иной форме, разработанной самостоятельно (Письмо Минздравсоцразвития России от 11.02.2010 N 286−19).

В связи с тем, что в организации с задержкой по срокам оформляются карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов необходимо составить и утвердить график документооборота по расчетам с внебюджетными фондами.

2) Предложение о формировании резерва предстоящих расходов на оплату отпусков.

Отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков производятся ежемесячно.

Величина отчислений в резерв определяется исходя из ожидаемых расходов на выплату отпускных с учетом положений разд. III ПБУ 8/2010. Порядок ее расчета можно определить самостоятельно, закрепив его в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Главой 25 НК РФ предусмотрено создание целого ряда резервов. Резервы нужны для более равномерного распределения расходов в течение налогового периода (года).

Порядок учета затрат на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков отражен в ст. 324.1 НК РФ. Налогоплательщик, принявший решение о создании такого резерва, обязан отразить в учетной политике для целей налогообложения:

• — способ резервирования;
• — предельную сумму отчислений в резерв;
• — ежемесячный процент отчислений в резерв.

Для этого налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету) размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (ОТПУСК план), включая сумму страховых взносов (сюда включаются суммы страховых взносов на обязательное страхование: пенсионное, медицинское, социальное на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, социальное от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.) с этих расходов (СВ). При этом процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда (ОТ план).

3) Предложение по внедрению электронной отчетности.

Электронная отчетность и документооборот — единая система для подготовки, проверки, анализа и сдачи отчетности через Интернет во все контролирующие органы. А также защищенного обмена юридически значимыми документами как внутри компании, так и между различными организациями и ведомствами.

Легитимность любого отчета подтверждается подписью. На бумажном документе это собственноручная подпись уполномоченного лица. Если документы передаются в электронном виде — электронная цифровая подпись (ЭЦП), оформленная в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» .

Есть несколько способов представления отчетности в электронном виде с ЭЦП, но наиболее удобный — посредством Интернета.

Внедрение электронного документооборота между страхователями и органами ПФР сокращает трудозатраты, как организаций, так и территориальных органов ПФР при приеме и обработке отчетности, обеспечивает своевременность и оперативность представления отчетности страхователями. Для снижения трудовых и временных затрат работодатели могут использовать специальные программы для формирования электронной отчетности.

В настоящее время электронная отчетность поступает во внебюджетные фонды не напрямую, а через специализированного оператора связи, то есть посредством телекоммуникационных систем.

Услуги операторов включают в себя обеспечение сервиса для защищенного обмена электронными документами и предусматривают техническое обеспечение для передачи соответствующих объемов информации, средства защиты и сохранения.

В процессе электронного документооборота при направлении во внебюджетные фонды требования о представлении документов и представлении истребуемых документов по телекоммуникационным каналам связи участвуют несколько так называемых технологических электронных документов:

• 1) подтверждение даты отправки;
• 2) квитанция о приеме;
• 3) уведомление об отказе в приеме;
• 4) извещение о получении электронного документа. Извещение о получении электронного документа по телекоммуникационным каналам связи формируется на каждое требование о представлении документов, каждый истребуемый документ и технологический электронный документ из перечисленных в предыдущих подпунктах.

Для передачи электронной отчетности необходимо заключить договор со специализированным оператором связи, предоставляющим услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией между внебюджетными фондами и организациями.

Для подключения к системе сдачи электронной отчетности в Пенсионный фонд РФ необходимо:

• — заключить соглашение с Управлением ПФР (в двух экземплярах);
• — заполнить и зарегистрировать в Управлении ПФР Заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР (в трех экземплярах);
• — зарегистрированное в Управлении ПФР Заявление представить специализированному оператору связи.

Для сдачи отчетности в ФСС достаточно приобрести сертификат ЭЦП, удовлетворяющий требованиям ФСС и средство криптографической защиты информации (СКЗИ).

Согласно приказу ФСС от 12 февраля 2010 г. № 19, представление отчетности в ФСС осуществляется без участия специализированных операторов связи, непосредственно через портал ФСС. Однако для удобства страхователей специализированный оператор может выполнить необходимые процедуры подписи и шифрования отчетности и отправить отчетность на приемный шлюз ФСС.

Наличие электронной подписи ускоряет документооборот между хозяйствующими субъектами, что способствует развитию новых отношений и упрощает взаимодействие с представителями государственных структур. Но кроме этих положительных моментов есть требование действующего законодательства по налогам и сборам, а также по страховым взносам, согласно которому организации обязаны сдавать отчетность в электронном виде. А это без наличия электронной подписи невозможно.

Преимущества программного комплекса:

• 1) Наличие многоуровневой проверки: перекрестная проверка внутри-отчетных цифр, межформенная проверка на взаимоувязку показателей, автоматическая или ручная проверка на соответствие электронному формату.
• 2) Архивирование базы отчетов и писем: создание резервной копии базы отчетов и писем всех абонентов на другом локальном диске или сменном носителе, настройка обновления резервной копии с заданной периодичностью.
• 3) Автоматическое обновление форм отчетности через интернет.
• 4) Акты сверки расчетов в органах государственного контроля по налогам, сборам, взносам, получение справки о выполнении обязанностей по уплате налогов.
• 5) Отчетность через Интернет можно сдавать круглосуточно.

Электронный документооборот значительно сокращает время на оформление и передачу отчетов, минимизирует количество посещений государственных контролирующих органов, что позволяет оптимизировать работу бухгалтеров.

Итак, электронный документооборот активно распространяется и постоянно совершенствуется. Чем быстрее организация включится в этот процесс, тем меньше времени потребуется на внедрение системы передачи документов в электронном виде. У бухгалтера предостаточно дел, и чтобы не тратить драгоценное время на составление и представление отчетности в бумажном виде, стоит как первоочередную задачу рассматривать внедрение электронного документооборота и обеспечение сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи согласно всем установленным требованиям законодательства.

Таким образом, расширение деятельности государства привело к созданию значительного количества специальных фондов,? многие из которых сохранили свою самостоятельность даже после создания государственного бюджета,? основанного на объединении различных фондов. То есть, внебюджетные фонды социального назначения представляют собой многофункциональную финансовую систему.