Первичный и сводный учет расчетов с поставщиками и подрядчиками на фгуп «нпо» марс

Первичные документы по поступлению материальных ценностей, выполненным работам, оказанным услугам являются основой организации расчетных отношений с поставщиками и подрядчиками. Непосредственно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль расчетов, кредиторской задолженности, а также за движением и сохранностью материальных ценностей и выполнения работ, услуг.

На поставку материалов, сырья, товаров, оказание различного вида услуг, выполнение строительных и ремонтных работ «Марс» в качестве покупателя или заказчика заключает договора соответственно либо с поставщиками, либо с подрядчиками и исполнителями. В каждом конкретном договоре указывается предмет договора, права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции, работ, услуг. Также в договоре сторонами могут быть предусмотрены различные условия оплаты, например, с отсрочкой платежа, или в счет оплаты товара производится выплата займа.

Основанием для поставки сырья, а также материальных ценностей является заключение договора поставки.

В каждом конкретном договоре указывается предмет договора, права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции, работ, услуг. Также в договоре сторонами определяются условия оплаты продукции и могут быть предусмотрены различные условия оплаты, например, с отсрочкой платежа, или в счет оплаты товара производится выплата займа.

В соответствии с Гражданским Кодексом РФ договор поставки содержит обязательные реквизиты: предмет договора, цена реализации; сроки и виды платежей; сроки исполнения обязательств; порядок возмещения убытков; гарантии исполнения договора; порядок разрешения споров и юридические адреса сторон.

Договора сторонами заключаются в двух экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу.

Все заключенные предприятием договора с чужими организациями регистрируются в журнале регистрации договоров, который ведется в течение календарного года. В данном журнале фиксируется наименование организации, с которой заключен договор, дата и номер заключенного договора. Кроме того, здесь оговаривается предмет договора.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает сопроводительные документы — счета-фактуры и товарные накладные (приложение E). Эти документы поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению для проверки соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества поступивших материальных ценностей договорным условиям. После этого данные заносятся в журнал учета поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке. В примечаниях делают отметку об оплате счета.

Счет-фактура (приложение К) содержит все необходимые данные о видах поступающих материальных ценностей, их количестве, цене, суммах и общей стоимости. При этом обязательно выделяются суммы НДС в соответствии с требованиями Порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (ред.15.03.2001) для целей правильного исчисления и зачета НДС.

Счет-фактура является основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками и подрядчиками. Этот документ выписывает поставщик или подрядчик. Счета-фактуры служат основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов на погашение задолженности: платежных поручений, платежных требований, чеков. В счете-фактуре заполняются следующие реквизиты: продавец (поставщик или подрядчик) и его адрес, идентификационный номер продавца (ИНН); грузополучатель и грузоотправитель; покупатель, его адрес и идентификационный номер. В нем указываются сведения о поставленных товарах или описание выполненных работ, оказанных услуг по их видам, единицу измерения, количество (объем), цену; стоимость за все количество товаров (выполненных работ или оказанных услуг) без налога на добавленную стоимость.

В документе обязательно указывают налоговые ставки и суммы налога на добавленную стоимость, делают ссылки на платежно-расчетные документы, указывают сведения о стране происхождения товаров и номерах грузовых таможенных деклараций. При отсутствии соответствующих реквизитов организация не может произвести последующий зачет по расчетам с бюджетом по налогу на добавленную стоимость за проданную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги.

Все поступившие от поставщиков и подрядчиков счета-фактуры регистрируются на предприятии в журнале учета полученных счетов-фактур, а также в книге покупок.

В книге покупок регистрируются счета-фактуры, представляемые поставщиками. Цель ведения книги покупок заключается в определении суммы НДС, подлежащего зачёту (возмещению) в соответствии с законом об НДС.

Сумма НДС по приобретённым (оприходованным) и оплаченным товарам, работам и услугам принимаются к зачёту (возмещению) у покупателя только при наличии счёта-фактуры, подтверждающего стоимость приобретённых товаров и запись об этом в книге покупок. Счета-фактуры в книге покупок регистрируются в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретаемых товаров, работ и услуг.

Книга покупок прошнуровывается, страницы пронумеровываются и скрепляются печатью. Контроль над ведением книги покупок на предприятии осуществляет руководитель или главный бухгалтер.

Книга покупок включает все реквизиты поступающих счетов-фактур поставщиков, причём суммы НДС фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения налогом в 18 и 10%, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действующему положению НДС.

За каждый отчётный период в книге покупок выводятся итоги, которые используются для составления расчёта (декларации) по платежам НДС для налоговой службы.

Кроме документов о передаче сырья, продукции, материалов, поставщик предоставляет другие документы, имеющие к ним отношение, такие как: паспорта качества, сертификаты соответствия и прочие документы.

При приемке материальных ценностей экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия, где после приемки грузов кладовщиком оформляются приходные ордера (приложение Л) в одном экземпляре на фактически принятое количество ценностей. Кладовщик составляет ордер в день поступления товарно-материальных ценностей.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными оприходование товара осуществляется без выписки приходного ордера, а на документе поставщика проставляют штамп о приемке и оприходовании груза. Под оттиском штампа необходимы подписи лица, сдавшего ценности (экспедитора), и лица, принявшего их (кладовщика, с которым заключен договор о полной материальной ответственности).

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материальных ценностей не соответствует данным по документам поставщика, приемку производит комиссия и оформляет акт о приемке товарно-материальных ценностей, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Акт может также составляться при приемке продукции без документов поставщика (неотфактурованные поставки). Данный документ оформляется в двух экземплярах: один для учета остается в бухгалтерии, другой — направляется с претензионным письмом поставщику. При наличии акта о приемке материалов приходный ордер также не оформляется.

При перевозке продукции, сырья, товаров автотранспортом в качестве первичного документа для оприходования ценностей применяется товарная накладная, которую составляет грузоотправитель в трех экземплярах: первый из них служит основанием для отгрузки у грузоотправителя, второй для оприходования груза получателем, третий — является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарная накладная используется в качестве приходного документа в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной.

Зачастую ФГУП «НПО «Марс» поручает получение сырья, материальных ценностей, отпускаемых со склада поставщиков (по наряду, счету, договору, заказу, соглашению) экспедитору, как доверенному лицу организации. В этом случае ему выдают доверенность (формы №М-2 и №М-2а), в которой указывается перечень и количество получаемых товарно-материальных ценностей. Доверенность оформляется в одном экземпляре, регистрируется в журнале учета выданных доверенностей и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенности, как правило, 15 дней. Запрещается выдавать доверенности без указания срока их действия. Доверенность (приложение М) действительна при наличии печати и двух подписей — руководителя предприятия и главного бухгалтера. При получении товарно-материальных ценностей доверенность остается у поставщика вместе с экземпляром накладной по отгрузке материальных ценностей.

Все первичные документы по поступившим материальным ценностям со складов и подразделений поступают в бухгалтерию, где после соответствующего контроля передаются для последующей обработки. Именно на этой стадии работники бухгалтерии осуществляют действенный контроль над законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления.

По поставленным и полученным товарно-материальным ценностям, работам, услугам на основании рассмотренных ранее первичных отгрузочных документов поставщиков и подрядчиков, а также счетов, выданных для предварительной оплаты, «Марс» производит расчеты с поставщиками и подрядчиками в безналичном и наличном порядке.

При безналичных расчетах за материальные ценности, работы, услуги для авансовых, частичных и окончательных платежей используется платежное поручение, которое составляется в трех экземплярах и представляется в обслуживающий банк. Первый экземпляр за подписью руководителя и главного бухгалтера скрепляется печатью и остается в документах банка, второй экземпляр пересылается в банк поставщика — получателя денежных средств, третий экземпляр прилагается к выписке с расчетного счета ФГУП «НПО» Марс".

Фактом оплаты при зачете взаимных требований и по договорам уступки прав требования долга является заключенный всеми сторонами, участвующими в расчетах, акт зачета взаимных требований. Уступка прав требования долга оформляется соглашением, по условиям которого одна сторона — первоначальный кредитор — передает другой стороне — новому кредитору — принадлежащее на основании дебиторской задолженности третьего лица право требования.

Если оплата поставщику производится через подотчетное лицо, то свидетельством этого является корешок (приложение Н) приходного кассового ордера от поставщика, который прикрепляется как оправдательный документ к авансовому отчету подотчетного лица.

В качестве сводного документа, который группирует все документы по поступившим товарно-материальным ценностям, выступает реестр документов. В нем отражаются все первичные документы, на основании которых осуществлялось оприходование товарно-материальных ценностей, их номер. Также здесь в разрезе каждого отдельного поставщика отражаются суммы сделок.

Таким образом, организация первичного учета на предприятии находится на удовлетворительном уровне. Принятая форма учета позволяет избежать дополнительного отражения данных в каких-либо накопительных, группировочных ведомостях, что позволяет ускорить обработку первичной информации. При этом ввод данных в ЭВМ обеспечивает сохранность первоначальной записи, позволяет систематически осуществлять контроль над правильностью переноса данных из первичных документов на машинные носители информации, контролировать достоверность информации за любой отрезок времени.

Все первичные документы в бухгалтерии подвергаются проверке по форме (полноте и правильности оформления, заполнению реквизитов) и содержанию (законности операций, логической увязке отдельных показателей). На основании прошедших проверку первичных документов с помощью соответствующих обработок формируются учетные регистры по расчетам с поставщиками и подрядчиками, которые используются для последующего формирования баланса.