Документационное оформление кассовых операций

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. По законодательству в кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, премий.

Учёт кассовых операций осуществляется на основании типовых форм первичного учёта кассовых операций.

Денежные средства в кассу организации могут поступать:

с расчетного счета организации;

от покупателей и заказчиков;

при возврате неиспользованных сумм подотчетными лицами;

при погашении ссуды, выданной сотрудникам организации;

в виде возмещения причиненного материального ущерба;

при получении займов (кредитов) по договорам с юридическими и физическими лицами.

Кассовые операции самые многочисленные и самые распространенные на предприятии. Их учет сопровождается оформлением документов, главными из которых являются: (Приложение 2).

договор о полной индивидуальной ответственности кассира;

приходный кассовый ордер (форма № КО-1 ;

расходный кассовый ордер (форма № КО-2),;

журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма№ КО-3);

платежная ведомость (форма № Т-53);

авансовый отчет (форма № АО-1).;

объявление на взнос наличными (форма № 402 001);

кассовая книга (форма № КО-4);

книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма№ КО-5);

акт проверки денежных средств кассы (форма № КМ-9);

акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма № ИНВ-15).

Главная особенность ведения и заполнения кассовых документов в том, что помарки в них не допускаются.

Оприходования наличных денег в кассу производится кассиром по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. При этом выдаётся квитанция подписанная главным бухгалтером и кассиром. При составлении приходного кассового ордера должно быть юридическое обоснование для принятия денежных средств в кассу. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера оформляется квитанция к нему, которая выдаётся лицу, сдавшему деньги, только после получения их кассиром.

В приходном кассовом ордере указывают, от кого приняты деньги, за что и сумма, подпись главного бухгалтера и кассира.

Основными направлениями выбытия денежных средств являются:

* сдача остатка денежных средств сверх установленного лимита в банк с зачислением на расчетный счет;

оплата за поступившие материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы;

выдача под отчет на командировочные и хозяйственные расходы;

выплата заработной платы и депонированных сумм;

выплата пособий социального характера;

выплата материального поощрения и материальной помощи;

выдача ссуд и займов.

Выдачу наличных денег кассир оформляет расходным кассовым ордером (форма № КО-3), платёжными ведомостями на выдачу аванса, заработной платы работникам. Расходный кассовый ордер составляется при наличии основания, т. е. указывается, кому выданы деньги и на какие цели. Расходный кассовый ордер заполняется в одном экземпляре. Он состоит из двух составляющих: «распорядительной» и «оправдательной» частей. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть служит распиской в получении денежных средств лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера.

Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером или лицами ими уполномоченными. Подпись руководителя не обязательна, если имеется его разрешающая подпись на прилагаемых к расходным ордерам документах.

Приходный кассовый ордер и квитанция к ним, а также расходный кассовый ордер должны быть заполнены чётко, без исправлений, даже оговоренных.

Выдача приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Приём и выдача денег может осуществляться только в день составления кассовых ордеров.

Приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-5) и каждому документу присваивается порядковый номер. Нумерация выполняется нарастающим итогом с начала до конца года.

Журнал регистрации приходных, а и расходные кассовых ордеров построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Основным документом, в котором отражаются все поступления и выдача наличных денег организации в течение отчетного года, является кассовая книга (форма № КО-4). Правила ведения кассовой книги регламентированы Положением о ведении кассовых операций и должны выполняться кассиром при ее заполнении.

Кассовая книга является регистром аналитического учета. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

Подчистки и недоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Отчёт кассира, в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов, служит основанием для заполнения учётных регистров.