Основные принципы организации сохранности документов в архивах

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения), средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов, а также меры по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и т. д.).

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

• — строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;
• — оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;
• — применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;
• — применением специальных средств хранения и перемещения документов.

Существуют определенные требования к зданиям и помещениям архива, соблюдение которых способствует сохранности документов. Среди них:

• — архив должен располагаться в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания;
• — не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;
• — архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей;
• — он должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в государственных архивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений;
• — хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах;
• — в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;
• — отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, хранилища должны быть хорошо проветриваемыми;
• — в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;
• — хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;
• — в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
• — в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты, посторонние лица в архивохранилища не допускаются.

Режим хранения документов предполагает соблюдение светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов.

Световой режим предполагает следование ряду обязательных требований, которые также создают дополнительные условия для более долгого хранения документов:

• — постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;
• — освещение хранилищ может быть естественным или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным;
• — при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;
• — уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20−50 лк, на рабочем столе — 100 лк.

Температурно-влажностный режим, соблюдаемый в архивах, выглядит следующим образом:

• — документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17−19° С и влажности воздуха 50−58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14−20° С и влажности воздуха 45−60%;
• — резкие колебания температуры и влажности воздуха не допускаются;
• — для поддержания температурно-влажностного режима в помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;
• — архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию температурно-влажностного режима;
• — температурно-влажностный режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режима — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.

Еще один обязательный уровень режима, который должен соблюдаться в архивах, это санитарно-гигиенический режим, который включает ряд условий:

• — архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли;
• — обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков;
• — в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;
• — в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;
• — запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;
• — окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;
• — ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насекомых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфекции и дезинсекции.

Охранный режим обеспечивается посредством технической оснащенности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранилища, опечатывания или опломбирования помещений. Выносить документы из архива можно только по пропускам в установленном порядке.