Общие правила составления основных бухгалтерских документов

Организация делопроизводства в бухгалтерии. Формы организации делопроизводства

Бухгалтерский труд предполагает использование первичных бухгалтерских документов, ведь основой для ведения бухгалтерского и налогового учета является документальное подтверждение доходов и расходов фирм. В соответствии с требованиями ст. 4 Федерального закона от 21.11.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) все российские организации обязаны вести бухгалтерский учет. Единственным случаем, когда организация вправе отказаться от ведения такового в полном объеме, является применение ею упрощенной системы налогообложения, правила которой установлены нормами гл. 26.2 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ). Вместе с тем надо отметить, что сегодня этим правом пользуется небольшое количество организаций, которые по вполне объективным причинам не могут отказаться от ведения бухгалтерского учета. Иначе говоря, такое право для указанной категории хозяйствующих субъектов фактически является лишь формальным.

Ответственным за организацию бухгалтерского учета в любой компании является ее руководитель. Он же принимает решение о том, каким образом организация будет выполнять требование основного бухгалтерского Закона. Следует заметить, что качественное ведение бухгалтерского учета, а также своевременное отражение результатов деятельности компании в бухгалтерской и налоговой отчетности оказывают значительное влияние не только на эффективную деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.

Неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета, как уже было отмечено, является документооборот, правила организации которого и технология обработки всей учетной информации утверждаются руководителем при утверждении учетной политики компании.

Необходимо напомнить, что в общепринятом значении под документооборотом понимается прохождение каждым бухгалтерским документом всех этапов движения от момента его создания до передачи в архив. Однако движение бухгалтерских документов требует определенной системы управления, которая достигается путем делопроизводства в бухгалтерской службе. Под движением бухгалтерских документов понимается не что иное, как документирование фактов хозяйственной деятельности и организация всей дальнейшей работы с бухгалтерскими документами.

Нужно сказать, что существуют три формы организации делопроизводства — централизованная, децентрализованная и смешанная, выбор которой зависит от масштабов самой организации, ее структурного состава, отраслевой направленности и интенсивности хозяйственной деятельности.

Централизованная форма делопроизводства, применяемая в организации, означает, что все операции по обработке документов производятся централизованно в одном месте — в службе делопроизводства, канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма означает обработку документов, которая распределена между структурными подразделениями компании, причем каждое из подразделений выполняет однотипный набор операций, в том числе и бухгалтерская служба.

Смешанная форма объединяет первые две, т. е. одна часть работы с документами производится централизованно (прием, регистрация, размножение и контроль), а другая часть функций передается в структурные подразделения (обслуживание, формирование дел, хранение).

Обычно организация делопроизводства в бухгалтерии осуществляется по аналогии с организацией делопроизводства самой фирмы. Однако если в отношении последней эти функции берет на себя служба документационного обеспечения управления, канцелярия либо общий отдел, то в бухгалтерии вопросами делопроизводства занимается обычно группа бухгалтерского делопроизводства, численный состав которой зависит от объема работ по документационному обеспечению деятельности бухгалтерии, а также квалификации персонала. В этом случае разрабатывается положение о группе делопроизводства, в котором определяются все организационные вопросы такой структурной единицы, существующей в составе бухгалтерии, ее цели, задачи, участки работы, функции, а также вопросы ответственности и порядок взаимодействия делопроизводителей с исполнителями — сотрудниками самой бухгалтерии.

Так как делопроизводство представляет собой полный цикл работы с документами, начиная от момента их создания или получения до завершения исполнения, то, конечно же, управление бухгалтерской документацией, как и любой другой, следует рассматривать в разрезе следующих составляющих:

• · движение бухгалтерских документов организации в соответствии с графиком документооборота;
• · контроль за их исполнением;
• · оперативное хранение в течение текущего года и подготовка к передаче в архив;
• · хранение в архиве.

График документооборота — это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.