Учет расчетов с покупателями и поставщиками

Особенностью деятельности ООО «Здравница» является огромное число покупателей — как физических, так и юридических лиц. Для оптимизации учета и формирования таких документов, как квитанции, ведомости по сбору денежных средств, маршрутные листы, расчеты для группы и так далее, ООО «Здравница» разработало небухгалтерскую программу Waterboss, в которой отражаются все операции, связанные с расчетами с покупателями: поступление денежных средств (как наличным, так и безналичным путем), реализация, возможно формирование актов сверок и печать товарных накладных и счетов-фактур.

Для каждого покупателя создается отдельная карточка, клиенту присваивается ПИН-код, который указывается на всех документах, включая товарные накладные, счета, счета-фактуры, акты сверок и так далее. ПИН-коды необходимы для идентификации покупателей в базе. В карточке клиента создается график доставки на основании договора, в котором указывается, в какие дни, каким маршрутом (вечерним или утренним) и какое количество емкостей доставляется клиенту. [24,с.137].

По окончании месяца программа подсчитывает количество доставленной продукции и формирует товарные накладные и счета-фактуры для юридических лиц — за месяц, с учетом всех доставок. Благодаря функции Импорт счетов-фактур информация о реализации попадает в программу ООО «Здравница».

Договор с покупателями предусматривает оплату залоговой тары — емкости 11 или 19 литров — в сумме 250 рублей.

Для учета залоговой тары к счету 41 «Товары открыты субсчета»: 41.3 «Тара, отгруженная покупателям» и 41.9 «Тара на складе».

Основные бухгалтерские проводки по учету залоговой тары представлены в таблице 6:

Таблица 6 — Бухгалтерские записи по учету залоговой тары.

При этом поставщик на сумму НДС должен выписать покупателю счет-фактуру.

Для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками используется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На этом счете отражается дебиторская задолженность покупателей и заказчиков за отгруженные им, но еще не оплаченные товары, работы, услуги. Рабочим планом счетов ООО «Здравница» предусмотрены следующие субсчета к счету 62:

• 62.1 — расчеты с покупателями за питьевую воду (емкости 11 и 19 литров);
• 62.2 — расчеты с покупателями за воду в мелкой таре (5 литров);
• 62.3 — расчеты с покупателями за помпы, диспенсеры;
• 62.4 — расчеты с заказчиками по дополнительным услугам (ремонт, дезинфекция диспенсеров).

Они необходимы для учета расчетов с отдельным клиентом открываются субсчета второго порядка, например, 62.1/28 — субсчет учета расчетов с ООО «Азимут» за озонированную воду. Эти субсчета формируются при заведении карточки нового клиента в ООО «Здравница».

Дебиторская задолженность образуется в результате несовпадения момента отгрузки и оплаты продукции (оказании услуги, выполнения работы). В ООО «Здравница», как правило, выставляются счета на предоплату 10 числа каждого месяца и передаются покупателям с доставкой воды, по факсу или электронной почте. В некоторых случаях, однако, возможна пост-оплата на основании выставленных счетов-фактур. Выручка за отгруженные товары, продукцию (работы, услуги) отражается в учете по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции со счетом 90 «Продажи». Погашение дебиторской задолженности покупателей и заказчиков отражается в учете по кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Пример 1: ОАО «НК «Роснефть» в соответствии с договором и графиком доставки приобретает у ООО «Здравница» 115 емкостей 19-литровых ежемесячно на условиях пост оплаты. Стоимость 1 емкости 19-литровой составляет 130 рублей (в т. ч. НДС 19,83 руб.). В марте 2014 года подписано дополнительное соглашение к договору, предусматривающее увеличение количества товара до 120 штук в месяц и, соответственно, приобретение 5 залоговых емкостей.

Основные бухгалтерские записи представлены в таблице 7.

Таблица 7 — Бухгалтерские записи по учету расчетов с покупателями.

В учете ООО «Здравница» расчеты с ОАО «НК «Роснефть» в марте 2014 года отражены следующими проводкам (таблица 8).

Таблица 8 — Бухгалтерские записи по учету расчетов c ОАО «НК «Роснефть» в марте 2014.

Для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На этом счете ведется, как правило, учет расчетов по уже принятым к учету материальным ценностям, выполненным работам, оказанным услугам. Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени их оплаты. Форма расчетов за поставленные материалы, продукцию, работы, услуги закрепляется в договорах, заключаемых с поставщиками и подрядчиками. ООО «Здравница» производит оплату счетов поставщиков и подрядчиков платежными поручениями.

Первичными документами, подтверждающими произведенные расчеты с поставщиками и подрядчиками, являются счета, счета-фактуры, накладные, акты приемки работ (услуг), платежные поручения и др. Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость принимаемых к учету материальных ценностей (работ, услуг) в корреспонденции со счетами учета этих ценностей или счетов учета соответствующих затрат. Независимо от оценки материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика.

При принятии материальных ценностей (работ, услуг) к учету сумма НДС, указанная в расчетных документах поставщика, не включается в стоимость их приобретения и отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Пример 2: ООО «Здравница» приобретает мебель у ООО «Капитал-ДВ». В соответствии с договором, ООО «Здравница» вносит предоплату в размере 70% от цены товара согласно выставленных счетов, а оставшиеся 30% оплачивает в течение 5 дней после подписания товарной накладной. Сумма договора № 145/04 от 12.04.2014 — 21 240 руб. (в т. ч. НДС 3240). ООО «Капитал-ДВ» выставило счет № 478 от 14.04.2011. Мебель доставлена в офис ООО «Здравница» 25.04.2014. В учете ООО «Здравница» расчеты с ООО «Капитал-ДВ» отражены следующими проводками (см. таблицу 9).

Таблица 9 — Бухгалтерские записи по учету расчетов с ООО «Капитал ДВ».