Введение. 
Анализ обеспечения сохранности документов

В своей теме я хочу рассказать об обеспечении сохранности документов. Я считаю, что архивы недостаточно собрать — не менее важно обеспечить их сохранность. О создании автоматизированной базы данных «Государственный реестр особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации» .

ВНИИ документоведения и архивного дела.

К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо и о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920;х годов: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и сегодня.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов.

В связи с принятием Государственной программы по созданию Государственного реестра культурного наследия — Государственной информационной системы обеспечения сохранности культурного наследия народов России, разрабатываемой в соответствии с Указом Президента РФ от 24.05.94 N 1016, в отраслевой план НИР на 1998;1999 гг. была включена тема по разработке организационного и программного обеспечения формирования и ведения Государственного реестра уникальных документов АФ РФ (1.3.18).

Особую актуальность эта проблема приобретает в рамках выполнения решения Правительства РФ от 25 ноября 1999 года № 46 «О мерах по сохранению Архивного фонда Российской Федерации и улучшению использования архивных документов», а также резолюции Всероссийской научно-практической конференции «Безопасность архивов и архивных фондов». Работа по созданию Государственного реестра предусмотрена «Планом мероприятий архивных учреждений по реализации Программы мер по обеспечению сохранности, усилению борьбы с хищениями и незаконным оборотом предметов культурно-исторического наследия народов России на 1999;2001 гг.» .

Создание Государственного реестра предполагает включение в него уникальных архивных документов, имеющих общекультурную ценность, представляющих достаточно устойчивый интерес для общества в целом и хранящихся в составе государственной и негосударственной частей АФ РФ.

Подтверждением правильности идеи организации специального государственного учета наиболее ценных документальных реликвий, имеющих национальное и мировое значение, является решение аналогичных задач в отношении других памятников истории и культуры. Так, Минкультуры России ведет разработку Положения о книжных памятниках Российской Федерации.

Основное назначение Государственного реестра — составление свода российских культурных документальных ценностей, информирование о них российской и мировой общественности, обеспечение гарантированной физической сохранности, их юридическая защита.

Государственный реестр должен стать составной частью системы централизованного государственного учета документов АФ РФ.

На первом этапе ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были подготовлены Методические указания по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, одобренные комиссией по НИР Росархива. Следует отметить, что методические указания рассылались на рецензирование в архивные учреждения республик Башкирия, Калмыкия, Татарстан, Удмуртия, Приморского и Хабаровского краев, Амурской, Архангельской, Астраханской, Волгоградской, Вологодской, Курской Магаданской, Орловской, Пензенской, Самарской, Саратовской, Смоленской, Тюменской, Тверской, Ульяновской и Ярославской областей, ГАРФ, РГИА, РГВИА, РГАДА, РГАКФД, РГАЛИ, и получили положительную оценку таких организаций, как органы управления архивным делом Республики Удмуртия, Хабаровского края, Волгоградской, Орловской областей, РГВИА.

В 1998 году Рос архивом совместно с ВНИИДАД был разработан Проект Регламента Государственного реестра, в состав которого входят Методические указания по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ, Правила описания уникальных документов, форма Листа уникального документа.

Комплект перечисленных выше документов разослан Росархивом в государственные архивы на апробацию в октябре 1998 года, в ходе которой необходимо было провести описание документов (дел) в соответствии с реквизитами проекта Листа уникального документа.

Всего приняло участие в апробации 6 федеральных государственных архивов и 34 государственных архивов и центров хранения документации субъектов РФ. Заполненные формы листов вместе с предложениями и замечаниями по составу и содержанию всего пакета организационно-методических документов по Государственному реестру поступили для дальнейшего анализа в Рос архив.

Анализ полученных материалов показал большую заинтересованность и творческое отношение государственных архивов в проведении этой работы. Особенно хорошие материалы представлены РГВИА, РГАДА, РГАКФД, государственными архивами Республик Татарстан и Удмуртии, гос-архивами Орловской, Тверской, Тюменской и других областей.

В целом результаты работы по подготовке Регламента Государственного реестра оценены положительно. Более того, отдельные субъекты Российской Федерации уже приступили к работе по созданию региональных реестров. Так, в Нижегородской области подготовлено Положение об уникальных документах Архивного фонда Нижегородской области. Предложения о необходимости создания региональных реестров содержатся в материалах, представленных Астраханской, Орловской и Саратовской областями. Следует отметить, что и состав выявленных уникальных документов более соответствует статусу региональных реестров.

Апробация выявила ряд вопросов правового характера, связанных с правомочностью отнесения к составу уникальных документов АФ РФ документов ограниченного пользования, в том числе личного происхождения, не адресованных в свое время в Россию, трофейных документов, а также копий документов уникального характера как по содержанию, так и по внешним характеристикам. Подняты вопросы о конфиденциальном характере сведений, страховой оценке уникальных документов.

Вместе с тем, обнаружена потребность в трудоемкой и требующей высокой квалификации работе по уточнению заголовков уникальных документов, а иногда по их составлению и особенно по составлению аннотаций, а также по определению и правильной фиксации физического состояния конкретного уникального документа и потребности в реставрации.