Типичные ошибки, выявляемые в ходе аудита расчетов с покупателями и заказчиками

Ниже приведены основные виды нарушений, которые могут быть выявлены в результате проверки проведения расчетов с покупателями и заказчиками.

1. Отсутствие договоров на поставку продукции (выполнение работ, оказание услуг), первичных документов, подтверждающих возникновение дебиторской задолженности или неполное их оформление Нарушение в оформлении первичных документов.

В акте выполненных работ № … от 1 апреля 2006 год выставленного исполнителем — ОАО «ХХХ», отсутствуют реквизиты характеризующие суть хозяйственно операции: № договора на основании которого, были произведены услуги, подробное наименование оказанных услуг, период за который предоставлены услуги, расшифровки подписей исполнителя и заказчика.

В соответствии с пунктом 2 ст. 346.16 НК РФ который требует, чтобы затраты удовлетворяли критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, одним из которых является их документальное подтверждение. Требование о том, что документы должны быть оформлены согласно действующему законодательству, приводит к Федеральному закону о бухгалтерском учете (п. 2 ст.9). Налоговые инспекции при проверках документального подтверждения расходов особое внимание уделяют оформлению документов (в первую очередь оправдательных), их реквизитам, потому что, обнаружив недочеты в оформлении, можно сказать, что оправдательный документ не может подтверждать расходы и соответственно, они учтены неправомерно.

При оформлении оправдательных документов нужно быть предельно внимательным, чтобы отразить все необходимые реквизиты. При описании хозяйственных операций следует использовать такие формулировки, которые точно отражают сущность совершенных действий и не позволяют трактовать их двояко и разрешают учесть расходы в соответствии с формулировками законодательства о налогах и сборах. Кроме этого, содержание операции излагается подробно, чтобы не возникало сомнений в ее назначении.

Наиболее тщательной проверке подвергается реквизит «Содержание хозяйственной операции». Он говорит о связи расходов с предпринимательской деятельностью, а также рациональности понесенных расходов. Поэтому важно указать в нем всю необходимую информацию, чтобы у проверяющих не было сомнений в сущности расходов. Так как, НК РФ не указан перечень документов, которые подтверждают несение расходов для целей налогового учета, недостаток информации можно компенсировать данными других документов.

Нарушение в допущении временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

Согласно договору на размещение рекламы № от 10 февраля 2005 г. Общество получает право от ОАО «ХХХ» — (далее исполнитель) на размещение рекламной продукции. В соответствии с договором стоимость данной услуги в месяц составляет 3000 руб. с учетом НДС. Исполнитель объединил оказанную услугу за февраль, март, апрель 2005 года в Акте выполненных работ № 908 от 18 апреля 2005 г.

В соответствии с п. 5 Закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 6 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» — «факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами (допущение временной определенности факторов хозяйственной деятельности)» .

В соответствии с п. 29 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации — «Организация должна составлять бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал и год нарастающим итогом с начала отчетного года, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. При этом месячная и квартальная бухгалтерская отчетность является промежуточной» .

Рекомендуется оформить акты выполненных работ в соответствии с договором и отражать в бухгалтерском учете ежемесячно.

Отсутствие счетов-фактур при получении авансов от покупателей и заказчиков В ходе аудита установлено, что предприятие не составляет и не регистрирует в книге продаж и книге покупок счета-фактуры при получении авансов от покупателей и заказчиков, а также при отгрузке продукции под ранее полученные авансы.

Сумма НДС, начисленного за 2008 год с полученных авансов, составила 26 925 тыс. руб. Сумма НДС, принятая к вычету из бюджетов авансов, зачтенных при отгрузке продукции, составила 26 718 тыс. руб.

Аудитор отмечает, что согласно п. 1 ст.169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету из бюджета.

В соответствии с п. 18 Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» при получении денежных средств в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) продавцом составляется счет-фактура, который регистрируется в книге продаж.

Согласно п. 13 вышеуказанного постановления счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные продавцами в книге продаж при получении авансов или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), регистрируются ими в книге покупок при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет полученных авансов или иных платежей с указанием соответствующей суммы налога на добавленную стоимость. Предприятие имеет право принять НДС к вычету из бюджета только при наличии счетов-фактур. Нарушение порядка учета расчетов с бюджетом создает риск возникновения споров с налоговыми органами по вопросу принятия налогового вычета по НДС в 2008 году в сумме 26 718 тыс. руб.

Рекомендуется восстановить счета-фактуры на суммы полученных авансов и зарегистрировать их в книге продаж и книге покупок в соответствии с требованиями нормативных актов, изложенными выше.

Нарушение порядка составления бухгалтерской отчетности в части формирования показателей о размере дебиторской задолженности, нарушения в части составления первичных документов, подтверждающих формирование показателей о дебиторской задолженности.

Предприятие на 30.06.07 г. в Форме № 1 «Бухгалтерский баланс» в строках 240 «Дебиторская задолженность» и 620 «Кредиторская задолженность» отражает свернутое сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .

Таким образом, занижает валюту баланса в Форме № 1 «Бухгалтерский баланс» :

• — по строке 240 на сумму 8000 рублей,
• — по строке 620 на сумму 8000 рублей.

Согласно Приказу Минфина РФ от 22.07.2003 г. 67н «О формах бухгалтерской отчетности организации» в бухгалтерскую отчетность должны включаться показатели, необходимые для формирования достоверного и полного представления о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении.

В соответствии с п. 34 Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), в бухгалтерской отчетности не допускается зачет между статьями активов и пассивов, статьями прибылей и убытков, кроме случаев, когда такой зачет предусмотрен соответствующими положениями по бухгалтерскому учету.

Не допускается представление информации по счетам расчетов в «свернутом» виде. Данные по этим счетам в балансе приводятся развернуто по счетам аналитического учета: по которым имеется дебетовое сальдо — в активе, а по которым имеется кредитовое сальдо — в пассиве.

Рекомендуется отражать дебетовое и кредитовое сальдо по всем счетам бухгалтерского учета, не допускать зачета между статьями активов и пассивов.

Несвоевременное списание задолженности с истекшим сроком исковой давности.

В ходе аудита установлено, что по состоянию на 31.12.08 в бухгалтерском учете предприятия числится дебиторская задолженность со сроком погашения до 01.01.2004 года. Акты сверок с дебиторами, подписанные сторонами отсутствуют. Сумма дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности составляет 431 тыс. руб.

На момент проведения аудита исследуемая задолженность по данным бухгалтерского учета не списана.

Бухгалтерский учет.

В соответствии с п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н, суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты.

Согласно п. 12 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.99 № 33н, внереализационными расходами являются суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания.

В соответствии со ст. 196 ГК РФ в исследуемом случае применяется общий срок исковой давности равный трем годам. Согласно ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново, время, истекшее для перерыва, не засчитывается в новый срок.

НДС.

Согласно п. 1 ст. 167 НК РФ моментом определения налоговой базы по НДС для налогоплательщиков, утвердивших в учетной политике для целей налогообложения момент определения налоговой базы по мере поступления денежных средств, является день оплаты отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).

В соответствии с п. 5 ст.167 НК РФ в случае неисполнения покупателем до истечения срока исковой давности по праву требования исполнения встречного обязательства, связанного с поставкой товара (выполнением работ, оказанием услуг) признается:

• — день истечения указанного срока исковой давности;
• — день списания дебиторской задолженности.

Налог на прибыль.

Согласно ст. ст. 265, 266 НК РФ в состав внереализационных расходов включаются суммы безнадежных долгов.

В соответствии с п. 2 ст. 266 НК РФ безнадежными долгами признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности.

Несвоевременное списание дебиторской задолжен…

Потребление энергии для собственных нужд не должно признаваться как реализация и формировать доходные и расходные статьи в бухгалтерской отчетности, так как по своей сути является расходом по внутреннему обороту.

Согласно приказу МФ РФ от 31.10.2000 г. № 94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» счет 90 «Продажи» предназначен для обобщения информации о доходах и расходах организации по обычным видам деятельности. При признании в бухгалтерском учете выручка отражается по кредиту счета 90 «Продажи» и дебету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» .

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками. Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т. п. Счет 20 «Основное производство» предназначен для обобщения информации о затратах производства, продукция (работы, услуги) которого явилась целью создания данной организации. По дебету счета 20 «Основное производство» отражаются прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг, а также расходы вспомогательных производств, косвенные расходы, связанные с управлением и обслуживанием основного производства, и потери от брака. Прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг, списываются на счет 20 «Основное производство» с кредита счетов учета производственных запасов, расчетов с работниками по оплате труда и др. Расходы вспомогательных производств списываются на счет 20 «Основное производство» с кредита счета 23 «Вспомогательные производства». Косвенные расходы, связанные с управлением и обслуживанием производства, списываются на счет 20 «Основное производство» со счетов 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы» .

Рекомендуется внести исправления в бухгалтерский учет и отчетность филиала.

Для улучшения состояния расчетов с покупателями и заказчиками:

• — необходимо следить за соотношениями дебиторской и кредиторской задолженности: значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих) средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;
• — контролировать политику диверсификации в отношении дебиторов, т. е. ориентироваться на увеличение их количества для уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями;
• — постоянно контролировать состояние расчетов по просроченной задолженности;
• — производить классификацию покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты;
• — имея оперативные данные по просроченной задолженности, необходимо начинать претензионную работу, т. е. высылать уведомления — претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;
• — разрабатывать разнообразные модели договоров с гибкими условиями оплаты, в частности предоставления покупателями скидок при досрочной оплате, так как снижение цены приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств.