Совершенствование организации учетной системы хозяйствующих субъектов

Совершенствование организации учетной системы хозяйствующих субъектов

Основной функцией бухгалтерского учета в организации является информационное обеспечение руководства необходимое для принятия управленческих решений практически любого характера. Именно бухгалтерский учет призван обеспечить создание, постоянное регистрирование, оперативное обновление, функционирование и контроль информационной базы, включающей в себя как детальные, так и обобщенные данные обо всех секторах финансово-хозяйственной деятельности организации. Определяющую роль в способности бухгалтерского учета конкретной организации выполнять вышеуказанные функции играет правильно поставленная учетная система предприятия, обеспечивающая всестороннее, качественное взаимодействие всех структурных подразделений и служб хозяйствующего субъекта. На основании поступающей информации, базой для которой служат данные бухгалтерского учета и отчетности, руководство предприятия способно принимать правильные, экономически обоснованные решения управленческого характера.

Примерно до середины 90-х годов в построении учетной системы превалирующим был ручной способ сбора и обработки информации. Вследствие этого ведение бухгалтерского учета являлось довольно трудоемким и требовало значительного количества кадровых ресурсов. Активно развивающаяся, нашедшая свое признание, прежде всего, в организации среднего и крупного бизнеса, автоматизированная форма учета значительно сократила ряд существующих проблем. Препятствием же глобального укоренения автоматизации являются многочисленные проблемы, связанные с нестабильностью законодательной нормативной базы по бухгалтерскому учету, становление и развитие практически удвоившего объем учетной работы налогового учета, экономическая нестабильность в стране и т. д. Все это требует постоянного обновления и совершенствования алгоритма расчетов и учета бухгалтерских программ. В связи с этим бурное развитие получила деятельность, связанная с разработкой, внедрением и обслуживанием программных продуктов бухгалтерского учета. Необходимость постоянного совершенствования и обновления используемых предприятием бухгалтерских программ является существенным препятствием на пути внедрения автоматизации в малых организациях и предприятиях с бюджетным финансированием. Применение ЭВМ не внесло существенных различий в технику ведения учета: остались неизменными система взаимосвязи между регистрами и принципы их контроля. Письмом Минфина РФ от 24 июля 1992 г. № 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях» предусмотрено изготовление 16 журналов-ордеров и большого количества различных ведомостей. Безусловно, изучить и запомнить такое количество регистров вряд ли возможно.

Разработчики программных средств в пакетах прикладных программ по бухгалтерскому учету в виде выходных форм предусмотрели журналы-ордера. Однако в последних версиях известных пакетов прикладных программ («1С:Бухгалтерия» и др.) журналы-ордера представлены в виде регистров, не имеющих ничего общего с регистрами журнально-ордерной формы учета.

Главными признаками, определяющими автоматизированную форму учета, являются:

• — использование персональных компьютеров и других технических средств для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета;
• — применение системы классификаторов;
• — использование универсальной документации и машиночитаемых носителей информации;
• — сохранение принципа двойной записи;
• — автоматизация логических операций по ведению учета;
• — применение системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи и хранения информации, а также возможность использования запросного режима;
• — хранение первичной информации и регистров.

В свою очередь, технологический и информационный аспекты приводят к созданию автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров.

Современная вычислительная техника обеспечивает автоматизацию полного комплекса учетных задач. В этих условиях появляется возможность автоматизации процессов сбора, регистрации первичной информации и передачи ее по каналам связи (или другими способами) в ПК. Подлежат полной автоматизации такие операции, как вычислительная обработка, сортировка информации, печать регистров. Вычислительная техника позволяет не только выполнять работы, ранее производимые вручную, но сокращает (благодаря хранению нормативно-справочной информации в памяти ПК) трудоемкость заполнения первичной документации и снижает затраты на подготовку бумажных носителей информации.

Следовательно, при автоматизированной форме учета обработку данных выполняют ПК, т. е. создается комплексная взаимосвязанная система обработки информации. При использовании ПК возрастает значение периферийной техники и выводных терминальных устройств, значительно повышаются требования к проектированию процессов сбора исходной информации и технологии ее обработки, к математическому и программному обеспечению.

Для автоматизации сбора и регистрации информации целесообразно использовать сканеры и другие устройства, установленные в пунктах оформления первичных документов, если сбор и регистрация информации производятся непосредственно в цехах, на складах, в отделах организации. В результате повышается загрузка этих средств, унифицируются процессы сбора и передачи информации для обработки на ПК бухгалтерии.

Для качественного функционирования автоматизированной формы учета большое значение имеет разработка системы классификаторов экономической информации. К ним относятся классификаторы цехов и отделов предприятия, клиентов, поставщиков, покупателей, бухгалтерских записей (корреспонденции счетов), бухгалтерских счетов и др. Использование классификаторов позволяет расширить содержание отчетных регистров. Большое значение имеет классификатор корреспонденции счетов, необходимый для проверки корректности (правильности) записей. Он представляет собой справочник, в котором по каждому синтетическому счету указаны корреспондирующие счета. Справочник используется для логического контроля корреспонденции синтетических счетов по каждой хозяйственной операции.

Основное внимание должно быть уделено классификатору счетов бухгалтерского учета, который используется для группировки, отражения и текущего контроля однородных операций по движению хозяйственных средств и их источников. На счетах формируются экономические показатели разной степени обобщения. Совокупность бухгалтерских счетов представляет общий классификатор, который включает счета разного порядка: синтетические, субсчета и аналитические. Синтетические счета соответствуют номерам единого типового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации. План счетов обеспечивает единую экономическую характеристику счетов и единство методологии учета хозяйственных средств и операций.

При автоматизированной форме учета широко применяются универсальные первичные документы, в которых совмещаются оперативные и бухгалтерские данные, и машиночитаемые носители информации, позволяющие с наименьшими затратами труда разрабатывать на ПК необходимую отчетную документацию в виде регистров, а также заполнять формы отчетности.

В то же время двойная запись хозяйственных операций на счетах имеет большое значение для контроля, поскольку каждая операция в равной сумме отражается по дебету одного и кредиту другого бухгалтерского счета. Следовательно, это должно обеспечить равенство итогов записей по дебету и кредиту счетов. Нарушение этого равенства показывает наличие ошибок в записях, которые должны быть найдены и исправлены. Значение двойной записи определяется не только получением арифметического равенства, но и тем, что она позволяет контролировать хозяйственные операции по существу, показывая взаимосвязь между счетами, и дает возможность организовать контроль деятельности лиц и организаций, сдающих и принимающих ценности или работу.

К числу логических операций по ведению учета можно отнести также автоматическое формирование корреспонденции счетов, контроль правильности корреспонденции счетов, контроль соответствия отдельных реквизитов и др. Основной из операций является, конечно, автоматическое формирование корреспонденции счетов (автоматизация котировки), определение некорректных записей.

Для автоматизированной формы учета большое значение приобретают принципы построения учетных регистров, которые являются носителями разнообразной сводной информации. Регистры разрабатываются на основании данных, содержащихся в первичных документах, и различных промежуточных сведений, хранящихся в памяти ПК.

В условиях автоматизированной формы учета преимущественно используются регистры, изготавливаемые с помощью печатающих устройств ПК. При создании регистров сводная информация может быть сохранена в ПК, что позволяет при необходимости повторить печать, а также накопить данные для разработки сводных регистров и отчетности.

Регистры подразделяются на аналитические и синтетические и отличаются степенью детализации содержащихся в них сведений и группировкой показателей. Формы регистров изменяются исходя из эксплуатационных возможностей печатающих устройств ПК. Например, в регистрах накопительно-группировочного характера реквизиты по корреспондирующим счетам целесообразно располагать не по горизонтали, как это делается при ручном способе, а по вертикали.

Регистры можно разделить на две группы: аналитические по различным участкам учета и регистры сводного учета, заменяющие журналы-ордера, ведомости аналитического учета и др.

Вторая группа представляет собой регистры сводного аналитического и синтетического учета. Они характеризуются небольшим количеством форм, строятся по дебетовому и кредитовому признакам, разрабатываются на основании массивов сальдо, оборотов и некоторых видов постоянной информации. Эти регистры подразделяются на аналитические (2-го порядка) и синтетические (1-го порядка).

В настоящее время на рынке программных средств по бухгалтерскому учету имеется достаточно большое количество пакетов прикладных программ («1С:Бухгалтерия», «Инфо-бухгалтер», «Турбо-бухгалтер», «БЭСТ», «Галактика», «Парус» и др.). Однако принципы взаимосвязи регистров во всех пакетах практически не описаны, состав и деление их на синтетические и аналитические не приведены. Все это не ориентирует пользователя на законченную компьютерную технологию ведения учета.

По нашему мнению, Минфину России и институту профессиональных бухгалтеров (ИПБ) России целесообразно разработать общие требования по регламентации формы учета (технологии ведения учета) для бухгалтеров и разработчиков программных средств. Это окажет неоценимую помощь в организации автоматизированного учета и позволит иметь необходимую и достаточную информацию в виде системы регистров. Представляется возможным создание единой автоматизированной системы (формы) бухгалтерского учета, включающей в себя строго определенный унифицированный перечень первичных бухгалтерских документов и регистров учета, а также формы отчетности.

Возникающую необходимость в создании и использовании отдельными предприятиями уникальных документов представляется возможным решить с помощью опять же строго упорядоченной, подробной классификации хозяйственных операций и корреспонденций счетов. Всего учесть невозможно, но направление к унификации учета должно стать определяющим, а конкретные особенности финансово-хозяйственной деятельности будут включены в те же банальные статьи под названием «прочие…» с указанием характера и способа учета.

Это же значительно упростит работу контролирующих органов при проведении плановых проверок. В этой связи необходимо уделить внимание вопросам организации учетной системы и профессии бухгалтера в целом. Так, профессиональные ориентиры смещаются несколько в другую сторону. Все большее распространение (не только в сфере крупного бизнеса) получает профессия не просто бухгалтер, а так называемый менеджер-бухгалтер, или финансовый директор. Разница заключается в том, что в обязанности последнего включено лишь принятие того или иного решения по поводу возможности, необходимости и способа учета определенного объекта. Так, сформированная в ПК первичная учетная информация в зависимости от принятого менеджером-бухгалтером решения будет определенным образом обработана, соответствующие суммы разнесены по счетам. Непосредственное занесение первичной информации в ЭВМ по силам работнику с элементарными навыками работы с учетной информацией, главным из которых будет способность определить принадлежность того или иного документа к конкретному участку учета, а при использовании соответствующей кодовой классификации документов и вовсе без такового. Должность такого работника, скорее всего, будет называться не бухгалтер, а оператор ЭВМ. Хотя в дальнейшем занесение первичной информации в машину также подлежит практически полной автоматизации при помощи ранее указанной оргтехники. Все это значительно, если не сказать более, повышает требования к уровню профессиональной подготовки бухгалтеров, так как рабочий день завтрашнего бухгалтера будет в основном и состоять в принятии качественных управленческих решений. А они, в свою очередь, будут зависеть от уровня профессиональной подготовки, грамотности, от наличия практических навыков как в плане бухгалтерского, так и налогового учета, в управлении и ведении финансово-хозяйственной деятельности.

Возникает вопрос, а где взять таких управленцев? Ведь современная система обучения бухгалтерскому учету, к сожалению, не позволяет выпустить работника с уже готовыми навыками и опытом работы, а получение навыка с использованием экрана монитора, как показывает практика, не приносит хороших результатов. Автоматизация потому и привлекательна на сегодняшний день, что упрощает и ускоряет работу, но, не зная, что автоматизируется, получить в этом эффективный опыт крайне сложно. Все это требует перехода на более высокий уровень организации учетной системы в стране. Однако, учитывая экономическую ситуацию в сельскохозяйственных регионах, рассмотренная смена формы учета может затянуться надолго и потребует значительных финансовых и кадровых ресурсов.

При рассмотрении единой формы учета возникает вопрос о возможности ее применения в масштабах страны, в том числе и в финансово-хозяйственных взаимоотношениях хозяйствующих субъектов между собой. Речь идет о переведении указанных взаимоотношений в полностью безналичную, электронную форму. На сегодняшний день создана соответствующая законодательная база о возможности использования документов в электронной форме при установлении, изменении и прекращении различного рода гражданских прав и обязанностей, в том числе и при финансово-хозяйственных взаимоотношениях.

В связи с этим появляется новое понятие «электронный документ»; определение ему дано в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи», в соответствии со ст. 3 которого электронный документ — это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. учет автоматизация электронный Согласно п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса Российской Федерации договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Договор, заключаемый путем обмена документами с помощью электронной связи, должен отвечать требованиям, установленным Федеральным законом от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» и Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» .

Согласно ч. 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации. В соответствии со ст. 9 этого закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

В соответствии с п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

• — сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
• — подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• — электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Действие Федерального закона № 1-ФЗ распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях (ст. 1 Федерального закона № 1-ФЗ).

Учитывая изложенное, использование в первичных учетных документах электронной цифровой подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, допускается при соблюдении условий п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» .

Договор считается заключенным при соблюдении указанных выше требований.

Кроме того, на сегодняшний день создана возможность представления деклараций в электронной форме, так, в соответствии с п. 4 Инструкции о совершении таможенных операций при декларировании товаров в электронной форме, утвержденной Приказом ГТК России от 30.03.2004 № 395 (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2004 № 5767), таможенной декларацией, подаваемой в электронной форме, является электронный документ, представляющий собой совокупность сведений, подлежащих указанию в письменной таможенной декларации на бланках формы ТД1 (ТД2) в соответствии с Инструкцией о порядке заполнения грузовой таможенной декларации, утвержденной Приказом ГТК России от 21.08.2003 № 915 (зарегистрирован Минюстом России 10.09.2003 № 5060), либо в таможенной декларации в виде письменного заявления в случаях, установленных Приказом ГТК России от 03.03.2003 № 203 «О декларировании товаров» (зарегистрирован Минюстом России 31.03.2003, № 4347), поданного в таможенный орган в электронной форме в форматах, определенных ГТК России, и подписанного электронной цифровой подписью.

Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В начале 2002 г. вступили в силу поправки к НК РФ, касающиеся соответствующих форм отчетности в электронной форме. Изменения предусматривают, что налоговая декларация может быть направлена налогоплательщиком в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи. В таком случае налоговый орган обязан передать налогоплательщику квитанцию о приемке в электронном виде. Причем днем представления декларации по телекоммуникационным каналам связи считается день представления отчетности в электронном виде (Федеральный закон от 28.12.2001 № 180-ФЗ «О внесении изменения в статью 80 части первой Налогового кодекса Российской Федерации»). В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 30.06.2003) организация имеет право представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде, но только при соблюдении двух дополнительных условий: при наличии технических возможностей и при согласии пользователей бухгалтерской отчетности.

При определении налоговой базы по прибыли расходы на приобретение комплекта программного обеспечения, комплекта документации, на регистрацию абонента в системе, на настройку программного обеспечения, на подключение к системе, на оплату абонентского обслуживания, на оплату сертификата открытого ключа ЭЦП учитываются в порядке, предусмотренном гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ. При этом расходы, связанные с представлением налогоплательщиком отчетности, предусмотренной законодательством, следует классифицировать как отвечающие требованиям ст. 252 НК РФ. Кроме того, договором банковского счета может быть предусмотрено, что распоряжение денежными средствами, находящимися на счете клиента, осуществляется путем представления расчетных документов в электронной форме, а также с использованием иных видов связи, например, факса. Однако в этом случае представленные документы должны: а) содержать согласованные сторонами признаки, позволяющие достоверно установить, что они исходят от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ); б) быть подписаны уполномоченными лицами (ст. 160 ГК РФ).

В этих целях на практике все более частым становится использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая позволяет установить подлинность, авторство и целостность документа и одновременно является аналогом физической подписи уполномоченного лица. Сходные результаты могут быть достигнуты при использовании персонального идентификационного номера (ПИН) при расчетах с помощью кредитных и дебетовых карточек. Правила использования ЭЦП и иных аналогов собственноручной подписи при расчетах определяются Временным положением ЦБ РФ от 10.02.1998 № 17-П «О порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями». Также пункт 10 Инструкции Банка России № 7 устанавливает порядок извещения юридического лица при зачислении валютной выручки на его транзитный валютный счет, не указывая конкретного способа доставки данной информации клиенту.

Учитывая положения п. 2 ст. 434 и ст. 6 Гражданского кодекса Российской Федерации, извещение уполномоченным банком клиента о поступлении средств на его транзитный валютный счет может быть ему направлено посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Таким образом, руководствуясь положениями Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», уполномоченный банк вправе направлять извещение о зачислении иностранной валюты на транзитный валютный счет юридического лица — резидента в электронной форме.

Некоторое распространение на сегодняшний день получили системы электронных расчетов (СЭР) (их описание размещено на соответствующих сайтах в сети Интернет), состоящие из клиентской (пользовательской) и операторской частей программного обеспечения, позволяющего осуществлять открытие виртуальных счетов, присвоение каждому открытому виртуальному счету уникального номера счета, управление виртуальным счетом путем составления и передачи по сети Интернет документов (клиентских распоряжений), подписываемых электронной цифровой подписью (аналогом собственноручной подписи).

Оператор СЭР — юридическое лицо, не являющееся кредитной организацией и не осуществляющее банковские операции, предоставляющее пользователям возможность использования СЭР.

Виртуальный счет — учетная запись/записи в базе/базах данных СЭР, содержащая сведения о сумме денежных средств организации, находящихся на расчетном счете оператора в банке.

Чтобы стать участником СЭР, достаточно установить на свой компьютер специальную программу. При этом в СЭР автоматически открывается виртуальный счет. Организация перечисляет авансовый платеж на расчетный счет оператора СЭР любым удобным для нее способом, указывая при этом номер своего виртуального счета. После этого электронные деньги зачисляются на виртуальный счет организации, и она может проводить расчеты с другими участниками СЭР в пределах остатка по виртуальному счету. Электронные деньги с виртуального счета можно перевести на счет в банке либо получить наличными в офисе оператора.

Одним из способов пополнения виртуального счета является покупка и активация пластиковых карточек (для системы PayCash это пластиковые карточки «Яндекс.Деньги»).

Вышесказанное свидетельствует о возможности уже сегодня говорить о становлении принципиально новой формы учета, основой которой служит автоматизированная информационная технология. Данная форма, по нашему видению, полностью исключит обращение бумажных денежных средств, поставит технологию взаимоотношений любого рода между контрагентами только через автоматизированные каналы связи глобальной компьютерной сети, будь то Интернет либо иная специализированная сеть. Вероятно, необходимым толчком к такому повороту дел должна стать правильно законодательно оформленная регламентирующая база.