Реквизиты учетных документов, порядок их проверки

Первичный учетный документ — письменное доказательство факта совершения хозяйственной операции, заверенное подписями должностных лиц и исполнителей, которые несут ответственность за достоверность данных, отраженных в документе. Любой документ должен содержать ряд показателей, которые называются реквизитами. Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные.

К ним относятся следующие:

наименование документа (формы) ;

код формы;

дата составления;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (денежные, натуральные, трудовые) ;

• * наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• * личные подписи должностных лиц и исполнителей.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документа. К дополнительным реквизитам относятся следующие:

номер документа;

расчетные счета организации;

основание для совершения хозяйственной операции.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты. Перечень некоторых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.

Проверка первичных документов — контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

• * по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов) ;
• * арифметически (подсчет сумм) ;
• * по содержанию (законность документальных операций) .

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа — оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

• * по причинам возникновения — небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т. п.;
• * по месту возникновения — в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
• * по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах) .

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• * зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• * надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
• * на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

* если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

• * использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
• * отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
• * не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;
• * наличие подчисток и помарок в документах;
• * нарушение правила исправления ошибок в документах;
• * исправления в кассовых документах;
• * записи простым карандашом;
• * отсутствие прочерков в свободных строках;
• * отсутствие штампа или записи «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
• * арифметические ошибки при таксировке документов.